Как научиться грамотно планировать свое время


Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план...» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Как правильно распоряжаться своим временем, чтобы вы могли больше втиснуть в свой день

Время - единственный реальный ресурс, который имеет значение. Однако, как и в случае с большинством вещей, о которых люди должны позаботиться, большинству из нас не хватает времени. Независимо от того, являетесь ли вы занятым предпринимателем, пытающимся организовать свои бизнес-задачи, программистом, который работает с 9 до 5 и пытается максимально использовать время после работы, или даже студентом университета, который стремится использовать свой график.

Нам всем нужно организовать нашу работу, чтобы все делать вовремя.Без планирования мы теряемся, что приводит к дальнейшей панике из-за нашей беспомощности.

Ниже вы узнаете, как правильно управлять своим расписанием, чтобы вы могли больше вписываться в свой день и эффективно распоряжаться своим временем:

Материализуйте это

Во-первых, вы должны сделать все это видимым независимо от если он создает списки дел или записывает простой список задач. Исследования показывают, что у вас гораздо больше шансов завершить задание, если вы его запишите.

Начните с того, что приходит вам в голову, например, с прачечной, похода в магазин за продуктами, урока программирования или чтения новой книги.Затем сгруппируйте задачи по соответствующим категориям. Я предпочитаю использовать три категории по времени и пять подкатегорий для каждой задачи.

Три временные категории: до работы, во время работы и после работы.

Конечно, этот подход предполагает, что вы работаете с 9 до 5, но давайте будем честными, большинство людей, которым сложно организовать свое время, - это люди, которые работают стандартные восемь часов в день.

После того, как вы закончите с описанным выше, перейдите к следующим пяти подкатегориям: Низкие результаты, менеджер, творчество и обучение, развлечения и здоровье и упражнения.

Задачи с низким результатом - Все, что нужно сделать, но с удовольствием передадим на аутсорсинг. Такие вещи, как поездки на работу, покупки, уборка и т. Д. Стремитесь ограничить количество задач с низким результатом до минимума.

Задачи менеджера - Все, что связано с планированием, организацией, отправкой или ответом людям. Вы захотите заполнить его встречами, ответами на электронные письма и просмотром входящих сообщений.

Творческие и обучающие задачи - Все творческие, так называемые «новые задачи», такие как написание статьи или кодирование.Это может быть что угодно: от попыток выучить новый язык до прохождения курсов, посещения вебинаров и чтения книг.

Веселые задачи - То, что я также называю социальными задачами. Это может быть что угодно, от свидания до прогулки с друзьями и просмотра фильмов. Воспринимайте это время как момент, чтобы расслабиться и - да - действительно повеселиться.

Здоровье и упражнения - Все, от бега, спортзала и еды. Сгруппируйте здесь все, что напрямую соответствует вашему физическому состоянию.

На этом этапе вы можете спросить: «Нужно ли делать все это перечисление и группирование?» Это может показаться излишним или бесполезным занятием, но поверьте мне, нет причин планировать дела, если вы планируете проиграть. Всегда планируйте победу и старайтесь заранее поработать.

«Используйте время, не упускайте преимущества». - Уильям Шекспир

Материализация и группировка того, что вы хотите сделать, - это первый шаг к тому, чтобы обуздать свой график и сделать дела вовремя.Следующий шаг, показанный ниже, - разместить их в нужном месте и в нужном порядке:

Составить карту

После того, как вы закончите перечисление своих задач и сгруппируйте их по соответствующим категориям и подкатегориям, продолжайте чтобы отобразить их. Здесь будет удобно использовать инструмент планирования задач, например Календарь Google. Основная цель использования такого решения - собрать все задачи в одном месте, отсортировать и упорядочить.

Кроме того, вы будете получать push-уведомления и уведомления по электронной почте, которые помогут вам идти в ногу со всем, что вы запланировали.Приступим к делу. Начните сверху вниз, при этом верх - это начало дня, а низ - его конец.

Возьмите задачи «перед работой» и поместите их в определенные временные рамки. Сначала это будет игра в угадывание, так как вы можете не знать, сколько времени займет ваше утреннее развлечение в ванной. Первая неделя или даже месяц будут посвящены настройке и корректировке вашего расписания, пока оно не достигнет окончательной формы.

Теперь, чтобы визуально понять, какие задачи относятся к какой подкатегории, вы должны их обозначить цветом.Если вы используете Календарь Google, вы можете щелкнуть правой кнопкой мыши по определенному событию и выбрать цвет.

Конечно, вы можете использовать любой цветовой узор. Просто запомните, какой цвет относится к какой категории. Чтобы сэкономить время, вы можете использовать мою схему, которая выглядит следующим образом:

  • Низкий результат - Помидор
  • Менеджер - Мандарин
  • Творчество и обучение - Базилик
  • Веселые задания - Лаванда
  • Здоровье и упражнения - Виноград

Нет , Я не придумываю.Все цвета в Календаре Google обозначены как овощи, фрукты и травы. Благодаря цветовому кодированию вы увидите, сколько времени вы тратите на выполнение конкретных задач. Ваша цель - уменьшить количество томатно-красного и мандариново-оранжевого. Стремитесь к тому, чтобы каждый день было виноградно-фиолетовое время, а зеленое - как наиболее частое.

Когда вы закончите работу перед рабочими задачами, продолжайте и заполните календарь во время работы и после работы. Некоторые из вас не смогут составить карту всего рабочего времени из-за характера вашей работы.В таком случае не пытайтесь придумывать воображаемые задачи, просто планируйте то, что вы можете. Поместите заполнители, если вы не уверены, и заполните пробелы, когда знаете, что собираетесь делать.

Затем сосредоточьтесь на том, чем вы хотите заниматься в свободное от работы время. Будьте реалистичны, но наполните его задачами, которые вы действительно хотите выполнить. Используйте это время, чтобы прочитать новую книгу, которую вы хотели прочитать, или начать курс, который ускорит вашу карьеру.

«Как только вы овладеете временем, вы поймете, насколько верно то, что большинство людей переоценивают то, что они могут сделать за год, и недооценивают то, чего они могут достичь за десятилетие!» - Тони Роббинс

Регулировка и модернизация

Оснащение календарем с цветными обозначениями событий - это только начало пути к своевременному выполнению задач.Теперь, когда самая сложная часть сделана, вы можете сосредоточиться на настройке календаря в соответствии с вашими потребностями.

Со временем вы увидите, сколько времени у вас уходит на определенные вещи, что можно оптимизировать, а что передать на аутсорсинг. Используйте эти отзывы, чтобы оптимизировать то, как вы проводите свое время, и обновляйте свой календарь каждую неделю и каждый месяц.

Помните, что самое сложное - это всегда начать. Большинство людей избегают этих двух вещей: планирования своего времени и целей и заботы о своих деньгах.

Люди просто боятся смотреть, как они на самом деле тратят свое время и деньги, ведь это один из самых важных аспектов их жизни! Не будь тем парнем, который не знает, куда пропали его последние три часа. Позаботьтесь о своем времени и используйте его для достижения своей мечты.

Как убедиться, что вы правильно распоряжаетесь своим временем? Есть ли у вас какие-нибудь советы, как не терять время зря? Дайте нам знать в комментариях ниже!
.

Как составить план управления временем на рабочую неделю

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что главное - это эффективное управление временем. Как говорит Нил Патель, проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) заключается в том, что они слишком разрываются, занимаясь слишком многими делами одновременно. Улучшение происходит, когда люди уделяют меньше внимания более важным вещам.

Может быть, вы уже пытались спланировать свое время раньше и не смогли его придерживаться. Или вы всегда говорите: «У меня просто нет времени.

У успешных людей, похоже, нет этой проблемы.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.

Попробуйте Hubstaff Tasks

Разница между очень успешными людьми и всеми остальными

Возьмем, к примеру, Уоррена Баффета. У него есть по большей части ясный календарь. Тони Роббинс ежегодно общается с тысячами людей и до сих пор регулярно запускает новые компании.С другой стороны, Илон Маск и Билл Гейтс известны как продуктивные люди, которые планируют практически каждую минуту своего дня.

Разница между этими людьми и всеми нами в том, что они открыли эффективную стратегию управления временем и последовательно ее применяют. Видите ли, без стратегии время одолеет вас.

В этом посте мы рассмотрим, как спланировать свою неделю и снизить стресс на основе проверенных стратегий управления временем, которые используют успешные люди.

Обзор разработки личного плана управления временем

      1. Поймите важные невидимые факторы, которые препятствуют усилиям по управлению временем, и избегайте их
      2. Поймите, как правильно спланировать и спланировать свою неделю
      3. Попытайтесь осознанность, чтобы лучше управлять стресс управления временем
      4. Используйте проверенные методы управления временем и изучайте новые
      5. Придумывайте свои собственные планы на основе того, что работает для вас

Невидимые факторы работают против вас

Невидимые факторы работают против вашей производительности и способность максимально использовать свое время.Выявление того, что вас сдерживает, может только помочь в вашей подготовке и планировании.

Хотя здесь могут иметь место несколько факторов, вот некоторые общие.

Усталость от принятия решений

Исследования показывают, , что принятие решений требует энергии и может утомить человека.

Часто люди принимают решения в течение большей части дня и в конечном итоге утомляются умственно. Другими словами, им не хватает умственной энергии, чтобы вкладывать средства в хорошо продуманные процессы и решения.Это объясняет, почему, казалось бы, рациональные люди могут злиться на коллег или семью или вкладывать средства в нездоровую пищу, вместо того чтобы делать выбор в пользу более здоровой пищи.

Ошибка планирования

Если вы управляли проектами, вы можете заметить тенденцию недооценивать время, необходимое для завершения проекта. Вместо того, чтобы признать свою вину, вы обвиняете в отложенном запуске из-за задержек со стороны других сторон, больничных и так далее.

Илон Маск известен тем, что устанавливает нереалистичные временные рамки, которые часто откладываются.

Закон Паркинсона

Британский писатель и историк Сирил Норткот Паркинсон заметил , что за время его работы в Управлении по делам колоний Великобритании количество сотрудников увеличивалось на 5% каждый год, несмотря на то, что приходилось иметь дело с меньшим количеством документов. Его открытия легли в основу его известной книги Закон Паркинсона: В поисках прогресса , а затем были объединены в то, что теперь известно как Закон Паркинсона. Согласно закону Паркинсона задача расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее выполнения.

Паркинсон также обнаружил, что простая задача будет усложняться, чтобы заполнить отведенное на нее время. Это укрепляет ошибочное мнение о том, что вам нужно работать больше, а не умнее или эффективнее.

Вы, вероятно, испытали это в какой-то момент: предложение или задание должны были быть выполнены в определенный день, но вы дошли до него всего за несколько часов до крайнего срока.

Как преодолеть эти трудности и стать более продуктивным?

Эффективное управление временем означает планирование рабочей недели.Это снизит утомляемость принятия решений, устранит ошибки в планировании и ограничит время и ресурсы, выделяемые на каждый проект.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Планируйте свою рабочую неделю, чтобы снизить утомляемость от принятия решений, устранить ошибки в планировании и расставить приоритеты по времени и ресурсам, выделяемым на каждый проект. Click To Tweet

Создайте свою неделю

Как составьте план

Самыми большими империями в шестнадцатом веке были Испания и Португалия. Их навигаторы поняли, что для безопасного перехода из одного порта в другой им нужен способ передачи знаний о маршрутах, географии и потенциальных опасностях.Ответ состоял в том, чтобы создать карту, к которой мог бы обращаться их флот. В 1527 году португальский картограф Диогу Рибейро создал Padròn Real , одну из первых научных карт мира.

Точно так же нам нужна карта, чтобы добраться до желаемых пунктов назначения - карта, которая эффективно решает задачи, расширяет списки дел, приглашения в последнюю минуту, будущие обязательства, работу, семью, здоровье и т. Д. Карта должен позволить вам ориентироваться во времени.

Так как же построить свою собственную карту?

Вот шаги, которые необходимо предпринять для эффективного плана управления временем:

1.Запишите:

      • Что для вас самое важное; другими словами, ваши ценности и убеждения?
      • Что вдохновляет, мотивирует и дает надежду каждый день?
      • Чем вы хотите заниматься в ближайшие 5-10 лет?

Ответы будут служить вашим компасом при составлении карты.

      • Затем вытащите календарь и отметьте важные вехи, которые вам необходимо выполнить в течение следующего года.
      • Теперь разбейте действия, необходимые для достижения ваших вех, на еженедельном, а затем на ежедневном уровне.

2. Запланируйте время каждую пятницу или в выходные дни, чтобы спланировать предстоящую неделю. Это также должно быть временем для размышлений о том, что для вас наиболее важно.

3. При планировании держите под рукой блокнот или приложение, чтобы вы могли записывать задачи, задания, задачи, идеи и т. Д.

4. Сгруппируйте похожие элементы вместе.Например, продукты для покупок и товары для дня рождения можно сгруппировать вместе, чтобы, когда появилось время, вы могли заняться обоими товарами одновременно.

5. Выделите время для выполнения рутинных операций. Это может быть время с членами семьи, увлечение хобби, спортом и т. Д. Инвестируйте в них, поскольку они помогают освежить и омолодить ваш разум и тело.

6. Составьте удобный контрольный список для общих вопросов, которые вам нужно решить утром. Это может быть выбор того, что приготовить на завтрак, какую рабочую одежду надеть и т. Д.Используйте контрольный список, чтобы избежать необходимости продумывать эти процедуры.

7. Подумайте о своем дне. В конце каждого дня уделите немного времени размышлениям о том, что вам нравится делать. Это поможет вам почувствовать себя более счастливым, более благодарным и более удовлетворенным.

Что планировать

У Илона Маска и Билла Гейтса есть интересный метод планирования своего времени в 5-минутных интервалах. Вы можете использовать их подход или любой другой, чтобы распланировать время для различных проектов.

Важно проявлять инициативу.Реактивный подход просто смотрит вперед к следующему действию; проактивный подход смотрит на всю картину и стремится к балансу и прогрессу в важных областях.

Чтобы быть активным, спланируйте идеальную неделю. Об этом говорит Майкл Хаятт. Он включает в себя создание простой электронной таблицы, в которой перечислены темы в верхней строке и области фокусировки в крайнем левом столбце.

Ваш идеальный план на неделю может быть примерно таким, как показано ниже.

Вышеупомянутое программное обеспечение называется Hubstaff Tasks, оно идеально подходит для личного управления проектами и планирования вашего времени.Доска Канбан позволяет создавать любые столбцы, которые вы хотите, и вы можете прикреплять карточки с названиями, цветами и ярлыками.

Это бесплатно для команд до пяти человек, поэтому вы можете бесплатно использовать его для личного управления временем.

Когда планировать

Когда лучше планировать?

Не ждите начала нового года. Нет лучшего времени для проактивного подхода, чем сегодня, поэтому начните прямо сейчас.

Не используйте разные календари для разных целей. Используйте только один, так как все мероприятия и встречи - часть вашей жизни, и вам будет проще отслеживать вашу продуктивность.

Выделяйте время каждую неделю, чтобы спланировать ее наперед. Во время этих занятий подумайте о прошедшей неделе, а затем спланируйте следующую неделю на основе:

      • Ваш идеальный план на неделю
      • Цели, которых вы хотите достичь - вспомните аналогию с камнями, галькой и песком
      • Ваши обязательства или запланированные встречи, например, планы поездок и т. Д.
      • Мероприятия, которые омолодят вас

Отслеживание времени

Одна из проблем, с которыми вы столкнетесь, - это оценить, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.

Если вы хотите узнать, как проводить аудит времени, прочтите об этом здесь .

Планирование вашей недели дает вам общее представление о ваших следующих семи днях. Это позволяет вам расставлять приоритеты и переориентировать ваши задачи, не становясь жертвой других факторов. Если вас не устраивают ограничения календаря, возможно, вам может помочь такой инструмент, как Week Plan .

Карта также дает вам более точное представление о времени, которое вы потратили на различные виды деятельности - но только если вы отслеживаете с помощью приложения для отслеживания времени , такого как Hubstaff .

Настройте карту

После завершения процесса сопоставления и отслеживания вы сможете решить, что для вас наиболее важно.

В зависимости от затраченного времени и того, что вам удалось сделать, вы можете настроить свой план управления временем на предстоящую неделю.

Другие факторы, в которые стоит инвестировать и выделить время для

Теперь, когда у вас есть дорожная карта на неделю, другие занятия могут продвинуть вас дальше в вашем пути эффективного управления временем и продуктивности.Найдите время для следующего.

Медитация

Преимущества медитации для здоровья и психологии уже широко известны, но исследование показывает, что она также может повысить продуктивность и сосредоточенность.

Кроме того, медитация:

Вот простой способ начать работу:

1. Загрузите приложение Headspace .

2. Используйте его, чтобы медитировать утром первым делом.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и делать заметки о своем прогрессе в управлении временем и общей продуктивности в течение следующих нескольких месяцев.

Практикуйте благодарность

Практика благодарности может повысить продуктивность, помогая вам сосредоточиться на положительных моментах, что делает вас счастливее.

Психолог Роберт Эммонс, автор книги Спасибо! Как новая наука благодарности может сделать вас счастливее , провела исследования, чтобы доказать эту связь.

Другие исследования показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Так как же сделать так, чтобы благодарность стала повседневной?

Самый простой способ - вести список вещей, за которые вы благодарны. Другой - выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы спросить себя, за что вы благодарны. Перечислите пять вещей, людей или ситуаций.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы перечислить пять вещей, людей или ситуаций, за которые вы благодарны. Благодарность повышает продуктивность и счастье. Click To Tweet

По мере того, как вы приобретете привычку, вы также повысите свою продуктивность.

Мозговой дамп всех ваших дел

По мере прохождения недели будут появляться новые дела. Однако проблема с этими незакрепленными предметами, остающимися в нашем мозгу, заключается в том, что они увеличивают утомляемость от принятия решений. Они похожи на неиспользуемые компьютерные программы, которые используют оперативную память вашего компьютера, замедляя общую скорость и функции.

Освободите немного оперативной памяти, выгрузив список дел в приложение или на бумагу. Такие инструменты, как Evernote , Todoist и Nozbe , могут помочь в этом.

Тони Роббинс идет дальше, используя процесс , который он называет фрагментированием . Он перечисляет все свои дела, а затем группирует похожие. Затем он берется за каждый кусок.

Почему это продуктивнее?

Потому что это требует меньше умственной энергии и времени, чем прыжки от одного предмета к другому, а затем обратно.

Уберите беспорядок

Незавершенные задачи похожи на беспорядок, валяющийся на вашем столе или дома. Беспорядок отрицательно влияет на нашу способность концентрировать внимание и обрабатывать информацию. Иметь это так же плохо, как пытаться выполнять несколько задач одновременно.

Согласно исследованию , проведенному учеными из Принстонского университета, множественные стимулы в нашем поле зрения конкурируют за внимание в нашем мозгу и снижают нашу способность обработки.

Психический беспорядок - тоже плохо. Джун Саруватари, автор книги Behind the Clutter , говорит, что даже откладывание заметок о встречах, которые необходимо просмотреть, не поможет, если задача остается у вас в голове до конца дня или пока вы ее не выполните.

Итак, перенесите отложенные задачи в список дел, как тот, о котором мы говорили выше.

Управляйте своей энергией, а не временем

Обратите внимание, как часто ваш мозг блуждает, когда вы делаете несколько разных вещей?

Как вы можете сосредоточить внимание и повысить продуктивность своих дней?

Секрет заключается в том, чтобы управлять вашей энергией и не столько вашим временем . Другими словами, разбивайте свои рабочие дни на темы, исходя из категорий работы, которые требуют от вас продвижения целей.

Например, в понедельник вы можете заниматься собраниями и административными задачами. Вторники будут посвящены развитию бизнеса и маркетинговым задачам. Среда предназначена для работы с клиентами, четверг - для назначения встреч и успеха клиентов.

Суть этого упражнения - регулярно продвигать самые большие задачи вперед. В противном случае вы будете повсюду и не сможете сосредоточиться.

Джек Дорси, генеральный директор и соучредитель Twitter, клянется, что этот процесс поможет ему оставаться организованным.Посмотрите его интервью с Techonomy ниже:

Используйте административные задачи для заполнения пустых временных интервалов

Мы рассмотрели опасность закона Паркинсона ранее. Но что делать, когда в вашем календаре есть свободные места?

Возникнет соблазн выделить дополнительное время на работу, связанную с работой. Вместо этого выделите время для менее требовательных задач, таких как обработка ваших учетных записей, обновление изображений в блоге, администрирование и т. Д.

Используйте принцип разбиения на части, чтобы организовать свои задачи на основе связанных групп и времени, которое требуется для их выполнения.Сочетание рабочих действий с административными задачами, как позволяет ваш календарь, сделает вас более продуктивным, даст вашему мозгу отдохнуть и не даст вам отстать.

Импульс является ключевым

Первый закон движения Ньютона гласит: :

«Тело в состоянии покоя будет оставаться в покое, а тело в движении будет оставаться в движении, если на него не действует внешняя сила».

Этот закон может применяться, если вы настроились на продуктивный день. Если вы продуктивны в первые несколько часов дня, то, скорее всего, останетесь продуктивными и в остальное время.

Профессор Тереза ​​Амабиле из Гарвардского университета изучила дневниковые записи сотрудников семи компаний и обнаружила, что принцип Progress Principle имеет большое влияние на продуктивность человека. Она обнаружила, что у людей появляется мотивация, если они добиваются прогресса в осмысленной работе. Чем больше они испытывают это чувство прогресса, тем больше у них шансов быть творчески продуктивными в долгосрочной перспективе. Это основа для термина «Принцип прогресса».

Удалите отвлекающие факторы из своего почтового ящика

Электронная почта - важный рабочий инструмент, но сама по себе не имеет большого смысла. Использование нулевого почтового ящика и других приемов управления электронной почтой может временно удовлетворить, но что произойдет, когда почтовый ящик снова начнет заполняться?

Исследование показывает, что люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты.

Люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты. Вот как провести это время более продуктивно.Click To Tweet

Лучший способ избавиться от отвлекающих факторов в почтовом ящике - это сначала указать электронному письму определенное время в календаре. Не начинайте день с электронной почты, потому что тем самым вы строите день вокруг потребностей других людей.

Используйте кнопки удаления или архивирования, чтобы удалить все сообщения, которые могут вас отвлечь. В остальном действуйте немедленно, если проблему удастся решить в течение следующих 2 минут; в противном случае отметьте это и вернитесь к нему, когда сможете.

Делегируйте и не бойтесь сказать «нет»

Мы уже знаем, что важно минимизировать усталость от принятия решений.Но как фрилансер или владелец бизнеса вы часто принимаете решения о повседневных задачах наряду со стратегическими решениями. Итак, как вы можете сосредоточиться на более стратегических решениях и уменьшить количество повседневных решений, которые вам нужно принимать?

В какой-то момент вам нужно будет делегировать полномочия, чтобы вас не перегружали незначительные решения, которые вам нужно принять.

Чтобы делегировать полномочия эффективно, знайте, каковы ваши приоритеты на год и как это повлияет на деятельность в ближайшие недели.Как только вы определитесь со своими приоритетами, вы можете использовать принцип Парето или правило 80/20, чтобы делегировать решения, которые снизят вашу стратегическую направленность.

Эффективное делегирование требует практики, и очень важно знать, какие задачи можно делегировать. Сюда могут входить:

      • Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
      • Задачи с четко определенными процедурами и конечными результатами
      • Административные задачи, требующие небольших специальных знаний или опыта

Тот же принцип также помогает отказываться от вещей, которые могут отвлечь вас от ваших приоритетов.

Загрузите наш пакет для управления командой

Управляйте работой и командами лучше с помощью нашего контрольного списка для адаптации, опроса сотрудников и многого другого. Все бесплатно в нашем пакете управления командой.

Скачать бесплатно

Делайте перерывы

Учтите это:

      • Исследования показали, что умеренные физические упражнения могут повысить продуктивность и творческие способности на два часа после этого.
      • Исследования также показывают, что те, кто поддается отвлечению один раз в час, добиваются большего успеха, чем те, кто просто продолжает заниматься без перерыва.

Итак, как можно делать перерывы, чтобы сосредоточиться и повысить продуктивность?

      • Используйте метод управления временем Pomodoro для работы в спринте: иными словами, работа трудно с глубоким фокусом в течение коротких периодов времени.
      • Делайте перерывы для восстановления. Между каждым спринтом восстанавливайтесь и освежайте свою энергию и сосредоточьтесь, делая перерыв.

Составьте свои планы

Теперь, когда у вас есть стратегии управления временем, шаги и инструменты, которые помогут составить карту вашей недели и уменьшить стресс, вам необходимо проявить инициативу.

Может показаться, что это много работы, но выделите время для себя и начните процесс. Составьте свою идеальную неделю, а затем создайте карту недели. Отслеживайте время на занятиях, а затем корректируйте планы на основе имеющихся данных.

Возврат, который вы испытаете на этом вложении времени, сдвинет иглу с ваших целей и общего счастья.

Этот пост был опубликован в марте 2018 года и обновлен в сентябре 2019 года.

.

Как эффективно учиться: 12 секретов успеха

Правильная организация и подготовка к тестам и экзаменам могут иметь решающее значение для успеваемости в школе. Эффективное обучение начинается с правильного отношения - позитивный взгляд на вещи может превратить учебу из наказания в возможность учиться.

Не существует универсального подхода к обучению эффективному обучению. Методы обучения должны быть адаптированы к каждому ученику. У всех разные способности, поэтому важно определить, что вам подходит, а что нет.(Узнайте, к какому типу учеников вы относитесь и какие методы обучения лучше всего подходят вам!)

Некоторым студентам легко дается учеба и сохранять мотивацию - другим, возможно, придется работать немного усерднее.

Поиск лучшего способа учебы - непрерывный процесс. Это не то, что можно оставить на ночь перед тестом. Вы должны постоянно улучшать свои учебные навыки, чтобы лучше понимать, что работает (а что нет).

Если вы научитесь лучше учиться, это поможет избежать паники и разочарования в следующий раз, когда предстоит большое испытание.В конце концов, у вас больше шансов преуспеть и меньше стресса перед экзаменом, если у вас будет время правильно просмотреть и попрактиковаться в материале!

Овладение эффективными учебными привычками не только облегчает обучение, но также поможет вам получить более высокие оценки в старшей и послесредней школе.

  • Будьте организованы

    Всегда носите с собой ежедневник. Выполнение домашних заданий, проектов, тестов и заданий сразу после их назначения гарантирует, что о них не забудут.

  • Обратите внимание в классе

    Важно сосредоточиться и не отвлекаться, когда говорит учитель. Практикуйте активное слушание, концентрируясь на сказанном и делая заметки своими словами. Это поможет убедиться, что вы слышите (и понимаете) то, что преподается в классе.

  • Держитесь подальше от отвлекающих факторов

    Отвлекающие факторы повсюду - от мобильных телефонов до социальных сетей и друзей. Знайте, что вас отвлекает в классе, и знайте, как избегать этих отвлекающих факторов.Не сидите рядом с друзьями, если знаете, что они вас отвлекут. Выключение мобильного телефона также поможет убедиться, что вы уделяете внимание учителю.

  • Убедитесь, что примечания заполнены

    Четкие и полные записи в классе помогут вам обработать информацию, которую вы изучаете. Эти заметки также станут заметками для изучения, которые можно будет просмотреть перед тестом. Поговорите с друзьями или учителем, если вы пропустили урок, чтобы убедиться, что ваши записи полны.

  • Задавайте вопросы, если не понимаете

    Поднимите руку и задавайте вопросы, если что-то не понимаете. Если вам неудобно спрашивать при всех, напишите себе напоминание, чтобы поговорить с учителем после урока.

  • Составьте график / план обучения

    При составлении учебного расписания взгляните на свой планировщик и подумайте, что нужно сделать. Подумайте о типах вопросов, которые будут в тесте, и темах, которые будут рассмотрены, чтобы вы знали, на чем вам следует сосредоточиться.Установите конкретные цели для каждой учебной сессии, например, сколько тем вы изучите к концу занятия.

  • Начни учиться более эффективно

    Получите больше от учебных занятий с полным набором учебных инструментов
    , включая шаблоны для заметок, советы и многое другое.

    Получить инструментарий

  • Повторение заметок из класса каждый вечер

    После школы просмотрите записи класса и дополните их.Просмотр заметок помогает перенести материал, извлеченный из кратковременной памяти, в долговременную память, что поможет вам в следующий раз, когда у вас будет большой тест.

  • Поговорите с учителями

    Учителя готовы помочь вам сделать все возможное. Поговорите со своим учителем и попросите разъяснений или дополнительной помощи, если вам это нужно перед тестом. Проявление инициативы с просьбой о помощи имеет большое значение для учителей!

  • Обозначить область исследования

    Лучшее место для учебы - тихое, хорошо освещенное и тихое место.Убедитесь, что у вас есть свободное рабочее место, на котором можно учиться и писать. У всех разные потребности, поэтому важно найти место, которое подходит именно вам.

  • Исследование короткими сериями

    На каждые 30 минут занятий делайте небольшой 10-15-минутный перерыв для подзарядки. Короткие учебные занятия более эффективны и помогают максимально использовать учебное время. Узнайте больше о том, как сделать перерыв в учебе.

  • Упростите учебные заметки

    Сделайте учебу менее утомительной, сокращая конспекты урока.Подчеркните или выделите ключевые слова. Создавайте наглядные пособия, такие как диаграммы, сети историй, интеллектуальные карты или схемы, чтобы упорядочить и упростить информацию и помочь вам лучше запомнить.

  • Обучение в группе

    Работа с одноклассниками поощряет интерактивную среду, чтобы держать вас в курсе. Это дает вам возможность проверить свои знания с другими, опросить друг друга по содержанию и помочь повысить доверие друг к другу.

  • Учись с умом, а не с трудом

    Умение эффективно учиться - это навык, который принесет вам пользу на всю жизнь.Развитие эффективных учебных навыков требует много времени и терпения. Если вы последуете этим советам, то обнаружите, какой тип обучения лучше всего подходит для вас, и сможете выбить свой следующий тест за грань!

    Дополнительные советы по обучению можно найти в нашем видео ниже

    Нужна дополнительная помощь? Oxford Learning здесь для вас. Получите больше советов и учебных ресурсов, которые помогут вам добиться успеха в школе:

    Как учиться, не отвлекаясь: советы экспертов
    Советы и инструменты для улучшения ваших навыков управления временем
    Организуйтесь со своей программой!

    ,

    Смотрите также