Как научиться писать деловые письма


Прокачиваем навык написания деловых писем. Законы, хитрости, инструменты

Статья для тех, кто хочет научиться писать эффективные письма.
Как превратить письмо в действенный инструмент убеждения? Как выстроить структуру письма? Какие существуют приёмы для влияния на адресата?
Ответы на эти вопросы можно найти в книге бизнес-тренера по деловым коммуникациям Саши Карепиной.
Приблизительный размер статьи? 6 страниц.
О письменном общении и о книге
Если вы давно читаете Betteri, то возможно помните, что моя работа тесно связана с общением по электронной почте (я автор статьи о том, как мы организовали командную работу в общем аккаунте Gmail).

Я ежедневно пишу и отвечаю на множество писем, с помощью которых пытаюсь добиться разнообразных целей: убедить, отказать, предупредить, пригрозить, попросить, извиниться или просто проинформировать.

Мое отношение к письменному слову очень похоже на отношение Джейсона Фрида:

«Я трачу много времени на каждое предложение: беру его и переделываю, пока оно не станет идеальным. Обожаю сам процесс редактирования.»
И я люблю электронную почту по тем же причинам, по которым ее любит Дэвид Карп:
"… за то, что она никого не отвлекает от работы. Чем меньше отвлекающих факторов, тем лучше."

Несмотря на все это, я никогда не учился ремеслу делового письма.
Во-первых, казалось, что неплохо получается и само по себе, по наитию.
Во-вторых, не знал, что такое ремесло и обучение ему cуществуют в принципе.
Но недавно я наткнулся на книгу Саши Карепиной "Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты". Немного погуглив отзывы, я сразу понял, что это как раз та книга, которая позволит мне серьезно прокачать этот важнейший навык.

«Искусство делового письма» подойдет не только тем, кто связан с электронной почтой служебными обязанностями. Мне кажется она будет полезна вообще любому современному человеку. Ведь всё чаще мы общаемся именно письменно: email, сообщения в фэйсбуке и вконтакте, посты в блоге, сообщения на форумах и т.д.

Книга оказалась очень крутой.

Во-первых, издательство — «Манн Иванов и Фербер», что само по себе всегда секси.

Во-вторых, автор — Саша Карепина, бизнес-тренер по деловому письму с большим практическим опытом, который подтвержден каждым словом этой книги.

И в-третьих, стиль и содержание — именно такой должна быть идеальная деловая книга: нескучной и максимально практичной. Все изложено очень логично, системно, ничего лишнего.
По ходу книги Саша берет обычные письма и переделывает их в соответствии с принципами, которым обучает. Добавляет свои хитрые приёмчики и письма преображаются. У меня каждое такое преображение вызывало просто щенячий восторг.

Я проглотил 224 страницы книги за 2 дня. Кстати это первая книга, над которой я попробовал работать, составляя подробный майнд-мэп по ходу чтения. Для того, чтобы подытожить полученные знания, я написал краткое саммари книги, которое представляю вашему вниманию. Если вы найдете его полезным, то обязательно покупайте книгу — в ней пользы в сто раз больше.

Конспект книги «Искусство делового письма. Законы, хитрости, инструменты»

Реакция адресата на наше письмо зависит от того, как мы изложили факты письма, в каком образе предстали в его глазах и насколько грамотно оформили свой текст. Книга разделена на три части именно по этому принципу.

Структурируем факты

Чтобы грамотно структурировать факты, их следует организовывать по принципу дерева (больше известному как «принцип пирамиды Минто»).

Этому посвящена первая глава книги, которая кстати доступна для бесплатного просмотра на сайте Боффо.

С чего начинать выстраивать структуру письма? Зависит от того, собрали ли вы уже все факты, которые собираетесь изложить.
Если нет, то стоит идти от общего к частному — сначала понять, что является самым главным, и от этого переходить к деталям.
Если же факты уже систематизированы, то наоборот — от частного к общему. Берем первый факт из набора и задаем себе вопрос: «О чем говорит этот факт? Есть ли в списке еще факты, говорящие о том же? Как все их можно обобщить?»

Убеждаем, определив потребности адресата

Перед написанием убеждающего письма крайне важно определить потребности адресата. Для этого нужно понять, как изменится его положение, если он поступит по-нашему (потенциальная возможность) или если не поступит (потенциальная проблема).

«Боюсь, вашу зарплату придется понизить» —
проблема.
«Я знаю способ как избежать снижения зарплаты» —
возможность.

Найденный козырь следует поместить прямо в заглавную фразу письма.

Проблема воздействует на адресата сильнее возможности (при прочих равных обстоятельствах). Так уж мы устроены, что потерять всегда страшнее, чем НЕ приобрести.

Если с определением потребностей возникли проблемы, можно использовать классическую манипуляцию с использованием лести:

«Поскольку вы такой хороший, вы обязательно мне поможете».
В таком случае адресат оказывается перед выбором. Он может помочь — и показать себе и другим, что действительно хорош. Или не помочь — и показать, что никакой он не хороший.
Конечно, если у адресата будут веские основания нам отказать, он все равно откажет, но при прочих равных ему будет комфортнее согласиться.

Строим грамотные предложения

Предложения в письме должны начинаться с самого главного — конкретных и информативных подлежащего и сказуемого, а не с деталей.

Нужно стараться избегать составных сказуемых. Например, в составном сказуемом «осуществляют перевозку» к глаголу «осуществляют» добавляется довесок «перевозку», который забирает весь смысл, оставляя глагол пустым.

Используем лид-абзац

Для того, чтобы задать нужный тон письму и определить, какими глазами получатель посмотрит на весь остальной текст нужно использовать лид-абзац. Это короткое предложение между приветствием и заглавной фразой.

«Уважаемый Иван Иванович, высоко ценя Ваш вклад в развитие такой-то области, наша компания предлагает Вам...»
Лид-абзац будет работать, только если адресат поймет, что он написан именно для него и именно по данному конкретному случаю.

Кому труднее всего отказать в просьбе? Существует пять групп таких людей:

  1. влиятельные люди,
  2. близкие и знакомые,
  3. те, кто нам нравится,
  4. те, кто без нас пропадет и
  5. те, кто нас заинтриговал.
Лид-абзац дает возможность сразу записаться в одну из пяти «безотказных» категорий и к заглавной фразе подойти уже «в образе». Конкретные примеры в деталях разбираются на страницах книги.

Выбираем нужный стиль

На образ автора сильнее всего влияет стиль письма. Стиль письма измеряется по шкале от личного до формального. Подробнее о стилях письма можно узнать из пятой главы книги, также доступной для ознакомления на сайте Боффо.

Личный стиль подразумевает выражение человеческого отношения, разговор на равных а также идеально подходит для похвалы.

Формальный — для давления с позиции силы и закона, сообщения сухих фактов (без нашего к ним отношения) и критики.

Личный:

«Вы съедаете за смену до 15 плиток шоколада» —
этим мы явно тычем пальцем в адресата и его проступок. Заменяем на формальный:
«Количество плиток шоколада, съеденных за Вашу смену, достигает 15 штук».

Библиотека примеров из книги

Далее автор разбирает типовые ситуации, в которых нам всем приходилось оказываться: написание отказа, претензии, признания и оправдания. Для того, чтобы лучше понять о чем будет идти речь рекомендую скачать библиотеку примеров из книги с официального сайта Саши Карепиной (внимание — нужна регистрация!).

Пишем письмо-отказ

Саша предлагает 7 хитростей для того, чтобы смягчить гнев читателя в письмах-отказах.

Главное в отказе — показать, что письмо адресата внимательно прочли, что он был понят и что мы сочувствуем его проблеме. Далее неплохо бы отметить достоинства адресата, в духе «и в этом вы хороши, и в том — всего одного маленького шажка не хватило...».

После этого рекомендуется сослаться на обстоятельства, желательно независящие от нас. Затем нужно помочь получателю сохранить лицо после отказа («да не очень вам это и нужно, поверьте...»), предложить альтернативу и показать, что мы все же оставляем дверь открытой. В книге каждый прием разбирается на примерах из реальных писем.

Предъявляем претензию

Письмо-претензия — послание, в котором мы указываем адресату на его недостатки или ошибки. Задача претензии в том, чтобы убедить адресата исправиться, — а желание исправляться напрямую зависит от образа, в котором предстает автор.

Для писем-претензий тоже существует свой набор приемов, позволяющих критиковать, не обижая.

Во-первых, самое важное — критиковать действия, а не адресата (как вариант — саму компанию, а не адресата). Сравните:

«Вы не отгрузили конструкции в срок»
и
«Строительные конструкции не были отгружены в срок».
В первом случае получается, что для нас главное, что адресат не прав. Но ведь главное в том, что его действия создали нам определенные проблемы, которые необходимо решить.

Дальше важно помочь адресату сохранить лицо

«вы лентяй» vs. «вы большой талант, но вашему развитию мешает лень»,
показать, что мы понимаем и сочувствуем, после чего обосновать свои требования (показать, что они — реальная необходимость, а не просто наша прихоть).

И в конце неплохо бы заняться совместным поиском выхода из сложившейся ситуации, предложить обоюдовыгодное решение и выразить надежду на лучшее.

Признаем вину

Далее в книге рассмотрены секреты составления писем-признаний и писем-оправданий. Разница между этими ними в том, что признание мы пишем до того, как прокол в нашей работе обнаружен, а оправдание — после того, как нам на него указали.

При признании своей вины важно мыслить позитивно. Вместо того чтобы

«сообщать о невозможности своевременно выполнить...»,
можно
«сообщить о сложностях с выполнением...».

Прежде чем перейти к разговору о том, что вам не удалось, нужно обязательно рассказать о своих текущих достижениях.
Если проблема, в которой вы признаетесь, незначительна, то нужно превратить все ваше сообщение в отчет об общем положении дел.
Если же вы прокололись серьезно, то рассказывать адресату о своих достижениях стоит уже после сообщения о возникших трудностях.

При признании своей вины важно дать понять, что мы понимаем весь масштаб бедствия и не сидим сложа руки, а делаем все возможное для решения проблемы.
Мы можем предложить свою помощь в расхлебывании сложившейся ситуации и показать, что стали на путь исправления (приняли конкретные меры для того, чтобы в будущем такое не повторилось).

В заключении нужно еще раз подчеркнуть нашу готовность быть с адресатом до победного конца.

Пишем письмо-оправдание

Если нам приходится оправдываться, то главное в этом случае — напрямую не соглашаться с обвинениями и не оправдываться, чтобы не выглядеть спорщиком и грубияном.
Наиболее грамотной стратегией будет показать, что мы не оспариваем право адресата на негодование и плавно перейти к рассказу о том, какие мы на самом деле хорошие.

Чтобы убедить адресата, что мы и вправду сожалеем, стоит конкретно описать предмет сожаления.
Далее, ни в коем случае не преуменьшая масштабов проблемы, переходим к доказательству нашей правоты с помощью фактов. Это значит показываем, что мы изо всех сил стараемся решить проблему и уже приняли меры, чтобы она впредь не повторилась.

Важно дать понять, что мы не просто тупо стремимся отмазаться и прикрыться по всем статьям, а думаем над решением проблемы и хотим помириться.

Повышаем эффективность заключения

Суть письма желательно разместить и в заключении, так как именно заключение запоминается сильнее всего. На запоминание влияют два параметра: краткость и яркость.
Для повышения яркости заключения Саша рекомендует три основных приема: использование метафор:

«наше предложение сокращает сроки проекта» vs. «наше предложение позволяет «выиграть время»»
использование эмоциональных слов:
победа, поражение, поддержка, борьба, беда, обман…
и переосмысление клише:
«Если предприятие будет протягивать руку помощи всем нуждающимся, оно само вскоре пойдет по миру с протянутой рукой.»

Выбираем шрифт

Выбор шрифта может влиять на восприятие всего текста. Шрифты делятся на шрифты «с засечками» и шрифты «без засечек».

Шрифт с засечками говорит о респектабельности, консерватизме и лучшее воспринимается на бумаге.

Шрифт без засечек — молодежный, современный, больше подходит для чтения с экрана. Допускается использование шрифта без засечек для заголовков, даже если для основного текста используется шрифт с засечками.

Купить книгу на OZON'e в бумажном и электронном виде

Еще полезно прочитать по теме:
«ЖЖ Саши Карепиной»

«Официальная страница книги на сайте МИФ (отзывы, рецензии)»

«Практический опыт тонкой настройки и использования Gmail для совместной работы»

««Майнд-менеджмент. Решение бизнес-задач с помощью интеллект-карт». Конспект полезных идей»

Как написать официальное деловое письмо

Урок 7: Как написать официальное деловое письмо

/ ru / business-communication / business-writing-essentials / content /

Как написать официальное деловое письмо

Всякий раз, когда вам нужно пообщаться с другой компанией или поделиться важными новостями, деловых писем может представить ваше сообщение в классическом изысканном стиле. В отличие от внутренних служебных записок, деловые письма обычно отправляются от одной компании к другой, поэтому они настолько формальны и структурированы, как .Однако письма также довольно универсальны, поскольку их можно использовать для официальных запросов, объявлений, сопроводительных писем и многого другого.

Несмотря на формальность, письма могут иметь дружелюбный тон , особенно потому, что они включают краткое введение, прежде чем перейти к основному вопросу. Независимо от тона, который вы используете в своем письме, ваше письмо должно оставаться кратким, ясным и легким для чтения.

Посмотрите видео ниже, чтобы узнать об официальных деловых письмах.

Этот урок посвящен американской деловой литературе.Письма, написанные в других частях света, могут иметь небольшие различия в форматировании.

Структура делового письма

Деловое письмо четкая структура имеет решающее значение для его внешнего вида и удобочитаемости. При написании письма вы можете следовать приведенной ниже структуре, чтобы создать эффективный документ.

  • Открытие : Укажите свой почтовый адрес, полную дату (например, 30 июля 2017 г.), а также имя, компанию и адрес получателя.Пропустите одну строку между вашим адресом, датой и информацией о получателе. Не указывайте свой адрес, если вы используете фирменный бланк, который уже содержит его.
  • Приветствие : Обращайтесь к получателю, используя «Уважаемый» вместе с его титулом и фамилией, например «Уважаемый мистер Коллинз» или «Уважаемый директор Кинкейд». Если вы не знаете пол получателя, используйте его полное имя, например «Уважаемый Тейлор Дин». Наконец, не забудьте добавить двоеточие в конце приветствия.
  • Тело : В первом абзаце представьтесь и представьтесь и суть вашего письма.Следующие абзацы должны подробно описать вашу основную мысль, в то время как ваш последний абзац должен повторить цель письма и при необходимости содержать призыв к действию.
  • Закрытие : Рекомендуемое официальное закрытие включает «С уважением» или «Искренне Ваш». Для более личного завершения рассмотрите возможность использования «Сердечно» или «С уважением». Независимо от того, что вы выберете, добавьте в конец запятую.
  • Подпись : пропустите четыре строки после закрытия и введите свое имя.Пропустите следующую строку и введите название должности и название компании. Если вы отправляете бумажную копию, подпишите свое имя в пустом месте синими или черными чернилами.
  • Приложения : Если вы прилагаете документы с этим письмом, укажите их здесь.

Другой важной частью структуры является макет , который определяет, как форматируется текст. Наиболее распространенный макет делового письма известен как формат блока , при котором весь текст выравнивается по левому краю и с одинарным интервалом, за исключением двойных пробелов между абзацами.Благодаря такому макету письмо выглядит чистым и легко читаемым.

Редакция

Как указано в Business Writing Essentials, версия является важной частью письма. Просмотрите свое письмо, чтобы оно было кратким, и выровняйте его на предмет орфографических и грамматических ошибок. Когда вы закончите писать, попросите кого-нибудь прочитать ваше письмо и дать вам отзыв , так как они могут обнаружить ошибки, которые вы могли пропустить. Также убедитесь, что к вашему документу приложены все приложения и что все бумажные копии подписаны.

После проверки содержания рассмотрите внешний вид вашего письма. Если вы печатаете бумажную копию, обязательно используйте качественную бумагу. Также попробуйте использовать фирменный бланк, чтобы придать вашему документу более официальный вид.

Пример делового письма

Чтобы увидеть этот урок в действии, давайте взглянем на отточенное деловое письмо, рассмотрев приведенный ниже пример.

Это письмо выглядит великолепно! Структура идеальная, текст выровнен по левому краю и с одинарным интервалом.Корпус формальный, дружелюбный и лаконичный, а приветствие и завершение выглядят хорошо. Он также содержит собственноручную подпись, что означает, что он готов к отправке в виде бумажной копии.

Умение писать деловое письмо пригодится вам на протяжении всей вашей карьеры. Продолжайте практиковаться и изучать его, и вы сможете общаться в классическом стиле.

,

Как написать деловое письмо за 8 шагов

Каждый раз, когда вы общаетесь с другими от имени своей компании, вы должны быть уверены, что хорошо представляете свою компанию. Судя по вашим деловым письмам, какое впечатление вы производите на своих клиентов, поставщиков, спонсоров и других? Зная, как написать деловое письмо, вы можете создавать профессиональные документы, которые произведут впечатление на ваших получателей и убедят их совершить то, что вам нужно. Для этого вы можете выполнить эти 8 простых шагов.

Фото fancycrave1

1. Форматирование

Начните с правильного форматирования документа. Используйте документ формата Letter (8,5 дюймов в ширину и 11 дюймов в высоту) с полями в один дюйм по всей ширине. Блочные абзацы являются предпочтительным форматом, который требует, чтобы вы дважды нажимали клавишу Enter между абзацами и воздерживались от отступа в любом абзаце.

Также выберите удобный для чтения шрифт, например Arial или Times New Roman. Сохраняйте размер шрифта не меньше и не больше 12 пунктов и используйте черный шрифт.Помните, что формат и шрифт должны повышать профессионализм делового письма и говорить о бренде вашей компании.

2. Адреса и дата

Если у вашей компании нет заранее разработанного фирменного бланка с адресом, вы должны начинать письмо с адреса компании. Напечатайте его в верхнем левом углу листа бумаги (или в правом углу, если это предпочитает ваша компания). Например:

    Business, Inc.
    123 Corporate Road
    Anywhere, CA 94704

Затем после нескольких пустых строк добавьте дату.Вы можете указать это в любом порядке: месяц-число-год (1 января 2018 г.) или дата-месяц-год (1 января 2018 г.).

Через несколько пустых строк добавьте контактную информацию получателя. Лучше всего адресовать письмо конкретному человеку, который будет отвечать вам. Если вы не знаете, кем может быть этот человек, пора провести небольшое исследование. Затем напишите адрес следующим образом:

    Jane Doe
    Business Letter Liaison (название человека в компании)
    Company XYZ
    321 Professional Way
    Anywhere, NY 10001

3.Приветствие

Приветствие, которое вы включаете, во многом зависит от уровня формальности между вами и получателем. Насколько хорошо вы его знаете? Если у вас более непринужденные отношения с получателем, вы можете использовать его или ее имя. В этом случае вы можете сказать «Дорогая Ким» или «Дорогой Стив».

Если вы не очень хорошо знаете получателя, используйте титул и фамилию человека, например «Уважаемый доктор Бэбкок» или «Уважаемая миссис Сент-Джеймс». Однако, если вы не знаете, мужчина или женщина получатель, вы можете использовать его полное имя.Например, вы можете сказать «Дорогой Ким Сент-Джеймс».

В крайнем случае вы можете использовать «Для кого это может касаться». Но это приветствие безлично, поэтому это не лучший вариант для вашего делового письма. Если вы решите использовать его, не забудьте поставить двоеточие после фразы. В противном случае вы должны использовать запятую после приветствия.

4. Основные параграфы

При создании основного параграфа (ов) помните, что получатель - занятой человек. Не стоит отнимать у них слишком много времени пустяками, причудливыми переходами или незнакомой лексикой.Вместо этого сделайте свое письмо кратким, ясным и профессиональным. Излагайте свои точки зрения так, чтобы их было легко понять, без необходимости связываться с вами для получения дополнительной информации. Также используйте личные местоимения, такие как I , we и you , чтобы поддерживать разговорный тон.

Кроме того, запомните цель вашего письма. Скорее всего, вы, вероятно, захотите так или иначе убедить получателя. Возможно, вы хотите, чтобы этот человек отправил деньги, исправил проблему, предпринял действия или изменил свое мнение по важному вопросу.Как бы то ни было, вам необходимо использовать подтверждающие детали, чтобы ваш аргумент был максимально эффективным.

Еще один способ усилить аргумент - использовать в письме активный, а не пассивный голос. Пассивным голосом подвергается предмет приговора. Однако для активного голоса субъект должен выполнять действие. Например:

  • Пассивный: письмо написал Джонни.
  • Активно: Джонни написал письмо.

Вы видите разницу между этими предложениями? Использование активного голоса укрепляет ваши идеи и улучшает качество письма.Поэтому, по возможности, стремитесь к активному голосу.

5. Дополнительные страницы

Большинство деловых писем должно занимать одну страницу. Если вам нужно использовать больше страниц, обязательно включите заголовок. В этом заголовке вы можете повторно указать имя получателя, дату и сокращенный адрес. Также важно указывать номера страниц, чтобы получатель мог сохранять страницы в правильном порядке.

6. Заключительный параграф

Когда вы закончите писать основные параграфы, подумайте о том, чтобы начать свое заключение с резюме ваших основных моментов.По какой причине вы написали письмо? Обязательно резюмируйте это в своем заключении. Например, если вы хотите убедить компанию отдать вам свой бизнес, обязательно напомните им об этом в заключении. Кратко сформулируйте причины, по которым они должны предпочесть вашу компанию конкурентам.

Затем сообщите получателям, каким должен быть следующий шаг. Следует ли им связываться с вами для получения дополнительной информации? Вы хотите, чтобы они вам ответили? Вы надеетесь, что они отправят деньги? Обязательно четко укажите, чего вы хотите, чтобы получатель и его компания сделали.

В конце письма выразите признательность за уделенное время. Помните, что вы обращаетесь к занятому человеку, поэтому дайте ему понять, насколько вы цените время, которое он потратил на то, чтобы прочитать (и, надеюсь, ответить) на ваше письмо. Вы можете просто сказать что-то вроде «Спасибо за ваше время и внимание к этому вопросу!»

7. Закрытие

Закройте письмо так же, как вы открывали письмо. Заключение, которое вы выберете, должно быть уважительным и отражать уровень знакомства, показанный в приветствии.Вот некоторые из вариантов закрытия:

  • С уважением
  • С наилучшими пожеланиями
  • Спасибо
  • Всего наилучшего
  • С уважением
  • С уважением

Какой бы вариант вы ни выбрали, обязательно ставьте запятую после закрытия , Затем подпишите свое имя синими или черными чернилами. Если вы отправляете письмо по электронной почте, загрузите копию своей подписи, которую вы можете вставить в письмо после закрытия. Затем добавьте свою контактную информацию: адрес электронной почты, номер мобильного телефона и т. Д.

Если вы отправляете деловое письмо от имени своей компании, добавьте «pp» под своим именем. Это означает per procurationem , что на латыни означает «через посредничество». Добавляя это в свое письмо, получатель знает, что вы говорите от имени своей компании, а не только от себя.

Еще одна вещь, которую вы можете добавить в конец письма, - это CC, или точная копия. Это сообщает получателю, что он получает копию письма, отправленного другим людям.Затем вы можете перечислить других лиц, получивших письмо.

8. Дополнительное приложение

Наконец, прилагаете ли вы к своему письму какие-либо другие документы? Если вы хотите приложить контракт, счет, рекламу или другой документ, вам нужно написать «Приложение» или «Приложение» в конце письма. Вы можете добавить это через несколько строк после вашей подписи. Кроме того, вы можете быстро записать, что это за вложение или сколько страниц в него включено.

Приложение должно быть последней частью вашего делового письма.Однако, если письмо и приложение (-а) получают несколько человек, вам следует поставить «Приложения» перед «CC».

Как написать деловое письмо: последние мысли

Деловое письмо должно соответствовать надлежащему формату и формальностям, чтобы получатели выглядели профессионально. Вы хотите, чтобы ваши письма производили отличное первое впечатление на клиентов, заказчиков, поставщиков, партнеров и других лиц, получающих от вас сообщения.

Что ваши письма говорят о вашей компании? Будет ли это производить правильное впечатление? Выполнив следующие шаги по написанию делового письма и проверив свое письмо на наличие орфографических и грамматических ошибок, вы сможете создать письмо, которое будет отражать бренд вашей компании и произвести впечатление на получателей.

П.С. Станьте лучшим писателем. Узнайте больше здесь.

.

Как написать деловое письмо

Вот несколько вещей, которые следует помнить при написании делового письма:

Сначала о главном

  1. В самом верху страницы, обычно в центре или справа, напишите свой служебный адрес.

  2. Под вашим адресом оставьте пару пустых строк и добавьте дату.

  3. Затем оставьте еще пару пустых строк и напишите адрес компании, в которую вы пишете, с правой стороны.

Как начать деловое письмо

Приветствие в деловом письме всегда: « Уважаемый, ».
Уважаемый мистер Смит (имя или инициалы человека не требуется)
Уважаемая мисс Смит используется для обозначения женщины. Используйте Mrs. или Miss. только в том случае, если вам это сказали.
Dear Sir или Dear Madam используется, когда мы не знаем имя человека, которому мы пишем.
После приветствия следует ставить двоеточие (:) i.е. Уважаемый мистер Смит:

Тело письма

Начните свое письмо со ссылки для написания, например «Ссылаясь на нашу встречу на прошлой неделе ...»
Затем укажите причину, по которой вы пишете, например «Пишу, чтобы подтвердить, что ...»
Затем вы можете сделать запрос, например, «Буду признателен, если вы ...»
Если вы собираетесь встретиться с этим человеком в будущем, вы можете упомянуть об этом, например 'Я с нетерпением жду встречи с вами на следующей неделе.'
Вы можете закрыть свое деловое письмо выражением благодарности, например, "Заранее благодарим за сотрудничество."

Как закончить деловое письмо

С уважением, используется, когда мы не знаем человека, которому пишем.
С уважением, используется, если мы знаем человека, которому пишем.
С наилучшими пожеланиями, или С наилучшими пожеланиями используется, когда человек находится в тесном контакте.

Ссылка: язык деловых встреч

Курсы делового английского в EC

Добавить в закладки / искать в этом сообщении:

.

Смотрите также