Как научиться письма писать


Инструкция как писать деловые письма за 10 минут на одном дыхании ✉️

Электронная почта — один из злостных поглотителей рабочего времени. Мы уже писали о том  как организовать эффективную работу со входящими письмами. Но в обязанности некоторых Ваших сотрудников входит не только просмотр содержимого почтового ящика, но и написание деловых писем.

Деловое письмо — это документ, который используют для передачи официальной информации между коллегами, сотрудниками, представителями государственных учреждений. Деловое письмо партнеру выполняет не только информационную роль, а формирует имидж компании. Много фамильярности, строгий стиль, сюсюканье как с лучшим другом — то, как вы подадите информацию партнеру, определит его отношение к вашей компании.

Проблема многих сотрудников в том, что у них нет навыков написания деловых писем. Такая задача вводит их в ступор, заставляя подолгу редактировать текст.

Как писать деловые письма быстро и так, чтоб Вас поняли

С этой же проблемой столкнулась и наша коллега. Но, к счастью, в нашей корпоративной библиотеке есть книга Саши Карепиной “Искусство делового письма”. Она помогла не одному сотруднику, будем рады если она будет полезна и в Вашей компании.

Своей проблемой и её решением поделилась сотрудница компании Yaware:

“Думаю, что каждый из нас хоть раз в жизни писал письма. (Переписка с ребятами из детского лагеря и друзьями с деревни, куда каждое лето отправляли родители, чтобы погостить у бабушки, не в счёт).

В этой статье я хочу рассказать Вам о том, насколько тяжело мне давалось написание писем клиентам и как помогла мне побороть свои страхи книга “Искусство делового письма” Саши Карепиной.

Началось всё с того, что я пришла на новую работу, где, собственно говоря, и столкнулась с проблемой написания делового письма. Письмо, которое содержало от силы 10 строчек, я писала ни много, ни мало — 30 минут.

Только вдумайтесь, 30 минут я писала письмо (перечитывая которое сейчас, мне становится стыдно), дрожащей рукой нажимала “Отправить” и с замиранием сердца ждала ответ. А всё потому, я что не знала с какого боку подступится к письму: с чего начать,  и  как написать письмо, чтобы клиент на него ответил.

Проблема заключалась еще и в том, что, написанные мною письма не нравились и мне самой. Но лучше чем есть, писать я не могла — то был мой высший пилотаж.

Видя, как я каждый раз переживаю, коллега посоветовала мне книгу “Искусство делового письма”.

Советую Всем прочитать на досуге. Книга легко читается и содержит массу полезной информации:)

Итак, с какими трудностями мы сталкиваемся при написании письма

1. Мыслей много, но с чего же всё таки начать письмо?
2. В голове крутятся всевозможные: глубокоуважаемый, совершите действие.. От этого письмо выходит длинным и скучным.
3. Так и хочется вписать, заученные еще со школьной скамьи, канцелярские выражения. Причём и по парочке в каждое предложение.
4. Как передать суть письма, чтобы адресат нас правильно понял?

Этикет

Начало делового письма

«Многоуважаемый сударь, спешим сообщить…» Продолжили б чтенье такого шедевра? Если нет, то держите 3 совета:

  1. вы не уверенны, что адресат откроет письмо до обеда или после, поэтому «добрый день/вечер” замените на «здравствуйте»;
  2. обращайтесь по имени-отчеству, а если не уверены в достоверности информации, не используйте «уважаемый господин»;
  3. если переписка длится долго, все равно запрещено обращаться в короткой форме: Света, Ваня.
Общие правила деловой переписки

Определение делового письма гласит, что это официальный документ, а значить в нем запрещены сокращения слов, использование сленга и эмоциональных выражений: чрезмерно благодарны, к сожаленью. Подавайте только правдивую информацию объёмом не более 1 страницы и соблюдайте в тексте нейтральный тон. Стоит упоминать о грамотности текста?

 

5 правил, которые помогут писать эффективные деловые письма

1. Структурировать письмо

Деловое письмо должно содержать следующие обязательные элементы:

1. Вступление.

  • заголовок;
  • обращение;
  • цель письма;

2. Основную часть.
3. Заключение.

Писать письмо нужно от общего к частному: самое главное и коротко вначале, а потом уже описывать детали.

Используйте в письме специальные слова-связки, такие как:

например, а именно, кроме того, более того, потому что, в результате, таким образом, однако и др .

Они помогут Вам соединить между собой предложения и целые абзацы, а значит — Ваши мысли не будут путаться и читатель без труда поймёт суть Вашего письма.

2. Определение выгоды для адресата

Главное в письме — это заинтересовать читателя ответить Вам или выполнить Вашу просьбу. А для этого необходимо постараться понять его потребности, постараться понять, что интересует или волнует адресата.  Но не забывайте и о том, что все адресаты разные. Необходимо понять, что получит читатель, если поступит именно так, как мы его просим. И представить это в качестве выгод.

3. Стиль делового письма

Особое внимание стоит обратить на стиль, в котором Вы пишите письмо.

Нужно четко различать личный и формальный стили. Использование того или иного стиля  зависит от ситуации и содержания сообщения.

Придерживаясь личного стиля, мы подчёркиваем свое личностное начало, показываем свое отношение; используя формальный стиль — излагаем факты.

Поэтому если мы  хотим показать, что говорим с адресатом на равных, понимаем его, хотим договориться по-человечески или же похвалить за хорошую работу лучше использовать личный стиль.

Если же Вам необходимо написать жалобу, претензию, уместным будет  формальный стиль. Так как именно формальному стилю присущи такие черты, как: давление со своей позиции, констатация фактов, преобладание над кем-то, критика. Если Вы пишете чиновнику государственного учреждения, также лучше писать в формальном стиле.

Написав письмо, прочтите его еще раз и убедитесь в том, что Вы выбрали правильный стиль. Тогда адресат Вас не только поймёт, но и поверит в искренность Вашего послания.

4. Заключение

Самая большая ошибка, которую чаще всего допускают при написании письма — это не написать окончания.

Запомните, как бы хорошо Вы не описали суть своего предложения, как бы не приукрасили всё фактами и яркими подробностями, в письме обязательно должно быть окончание. Оно должно быть простым, понятным и лаконичным.

В заключении нужно еще раз подчеркнуть суть письма и выгоду для читателя. Это, своего рода, закрепляющий эффект.

Прочитав окончание, Ваш адресат должен понять, какой должна быть его реакция на письмо. Чего Вы от него ждете. Это подтолкнет его к действию, которого Вы от него, собственно говоря, и ждали.

5. Оформление

Красиво, а главное правильно оформленный текст, не только заинтересует адресата, но и вызовет желание быть несомненно прочитанным. Поэтому важность оформления письма нельзя недооценивать.

Правила оформления делового письма:

1. Выбираем шрифт:

  • с засечками — подходит для чтения с бумаги;
  • без засечек — для чтения на бегу или с экрана;

2. Делаем абзацы в тексте
3. Выделяем заголовки;
4. Выделяем нужный нам текст:

  • жирным — выделяем главную мысль текста;
  • курсивом — можно выделять фрагменты текста писем VIP-клиентам или что-то менее важное;
  • подчеркнутым — если хотим что-то действительно подчеркнуть.

5. Делаем списки:

  • маркированные списки — если количество пунктов от 3 до 5;
  • нумерованные списки — больше 5.

Вот такие простые, но действенные правила я открыла для себя, прочитав книгу “Искусство делового письма”. Теперь на написание письма я трачу значительно меньше времени (а мои адресаты, надеюсь, лучше понимают, чего от них ждут).

Ответ на деловое письмо

Вся входящая корреспонденция с просьбой, приглашением, распоряжением требует ответа: отказа или соглашения.

  • Письмо-соглашение несет позитивный настрой. Включает информацию о просьбе, которую вы выполните и на основании чего приняли положительное решение.
  • Письмо-отказ начинайте в вежливом тоне, объясняйте причину неоглашения, как можно корректнее сообщите об отказе. В конце поблагодарите за предложение.

Надеюсь, что моя статья будет полезной для Вас и поможет Вам и Вашим сотрудникам в написании деловых писем клиентам и партнёрам по бизнесу, а также для внутренней переписки с сотрудниками.

Ведь согласитесь, всё довольно просто. Так почему же не применять эти простые принципы на практике?

Советую Вам не откладывать книгу на завтра и приступить к чтению уже сегодня».

Купить книгу «Искусство делового письма» можно здесь ( или где она Вам попадётся на глаза))

Как писать неформальные письма на английском языке (с примерами)

Неформальное письмо можно написать практически любым способом, который вы выберете, но есть несколько организационных принципов, которым вы можете следовать, если не знаете, что писать или как форматировать свое письмо. письмо. Идеальное неформальное письмо состоит из трех разделов:

  1. Открытие
  2. Основной текст
  3. Закрытие

Есть еще одна заключительная часть неофициального письма, которую здесь не нужно перечислять: подпись, которая состоит не более чем из прощального слова и вашего имени.Узнайте о каждой из трех основных частей неофициального письма ниже.

Открытие

Первый шаг - обратиться к вашему читателю. Но как обратиться к кому-то по-английски?

Это довольно просто и обычно не так важно, как в деловом или официальном письме. Есть еще несколько вещей, которые вы должны знать, чтобы правильно обращаться к кому-то в неформальной обстановке.

Во-первых, в британском английском не используется точка после сокращенных названий, в отличие от американского английского.

  • Mr Johnson (британский английский)
  • Мистер Джонсон (американский английский)

Во-вторых, если вы отправляете письмо замужней женщине, правильное сокращение - «Миссис», а если вы отправляете письмо незамужней женщине, правильное сокращение - «Мисс».

  • Миссис Джонсон - жена мистера Джонсона
  • Мисс Джонсон и ее жених выйдут замуж этим летом

Выбор того, использовать или нет заголовок, зависит от того, насколько хорошо вы знаете человека, которому адресовано письмо.Если вы в очень дружеских отношениях, просто назовите их имя. Как вы поприветствуете своего читателя, зависит от вас. Приведенные ниже примеры демонстрируют некоторые распространенные приветствия.

  • Дорогой Ричард,
  • Ричард,
  • Привет Ричард,

Никогда не забывайте запятую после имени.

Примеры вступительных предложений

Наконец, вы дошли до той части письма, где начали писать. Здесь дайте волю своему воображению.Если вам нужны некоторые идеи для начала, ниже приведены несколько примеров вступительных предложений. Ваше начало должно быть случайным, а не таким жестким, как если бы вы писали профессиональное или официальное письмо.

  • Как дела?
  • Как дела?
  • Как жизнь к тебе относится?
  • Как дети?
  • Надеюсь, у вас все хорошо.
  • Надеюсь, ты, Майк, и дети прекрасно проводите время в (месте).

Кузов

Содержание вашего письма должно быть написано в личном и дружеском тоне.Однако важно приспособить использование языка к человеку, которому вы пишете. Хороший способ оценить, как вам следует писать, - это подумать о том, как вы будете взаимодействовать с человеком, которому вы пишете в реальной жизни. Также имейте в виду, что люди в Англии и Америке любят обмениваться социальными тонкостями.

Например, им нравится задавать несколько вежливых вопросов: «Как дела?» или "Как прошел отпуск?" В общем, они не такие прямые, как большинство европейцев.

Объекты, включаемые в тело

  • Укажите причину написания
  • Расширить то, что вы упомянули в первом абзаце
  • Спросите о человеке, которому вы пишете
  • Сделайте несколько заключительных замечаний
  • Пригласите человека написать ответ

Закрытие

В заключении вы резюмируете свое письмо и прощаетесь с читателем.Приведенные ниже примеры предлагают некоторые идеи о том, что писать в заключительном разделе вашего неофициального письма.

Примеры закрывающих предложений

  • Жду встречи с вами.
  • Не могу дождаться встречи с вами в ближайшее время.
  • Мне не терпится получить известие от вас.
  • Я с нетерпением жду вашего ответа.
  • Надеюсь скоро услышать от вас.
  • До скорой встречи.
  • Передай мою любовь ...
  • Надеюсь, у вас все хорошо.
  • Передайте привет ...

Подпись

Что касается подписания, выбор за вами, и здесь у вас есть большая свобода. Ниже приведены некоторые часто используемые подписи в дружеском неформальном тоне. После того, как вы выбрали тот, который соответствует общему тону вашего письма, просто подпишите свое имя.

Примеры подписей

  • С наилучшими пожеланиями,
  • Лучшее,
  • Любезно,
  • С уважением,
  • С уважением,
  • Много любви,
  • Любовь,
.

Все, что вам нужно знать о том, как написать письмо

Как начать письмо, какой тип письма вы должны написать, какой формат письма вы должны выбрать - каждый должен быть знаком с этими основами написания писем. Вот информация, которую вам нужно знать, а также несколько полезных примеров.

Вот совет: Хотите, чтобы ваш текст всегда выглядел великолепно? Grammarly может уберечь вас от орфографических ошибок, грамматических и пунктуационных ошибок и других проблем с написанием на всех ваших любимых веб-сайтах.

Какой тип письма писать?

Нет жестких правил. Какой формат письма вы выберете, зависит от вашей аудитории. Для друга или близкого родственника лучше всего написать обычное сообщение от руки. Однако для деловых людей или людей, которых вы плохо знаете, печатное официальное письмо почти всегда является наиболее подходящим выбором.

Перед тем, как начать письмо

Официальные письма начинаются с имени и адреса отправителя. Некоторые компании используют специальную бумагу, называемую фирменными бланками, на которой указана контактная информация.

Следующая строка официального письма и первая строка неофициального письма - это дата. Напишите его на двух строчках после вашего адреса или в верхней части обычного письма.

Кроме того, в официальных письмах необходимо указать имя и адрес получателя через два пробела после даты. Включение всей этой информации гарантирует, что ваше письмо можно будет использовать в качестве ссылки для связи с вами после того, как получатель выбросит конверт.

Как начать письмо

Наконец, вы готовы поприветствовать человека (или компанию), которому вы пишете.Пропустите пробел в адресах, которые вы указали. Обычные буквы - это просто; вы можете начать с «Привет» или другого привычного приветствия. Официальные буквы начинаются с «Уважаемый», за которым следует имя получателя. Если у вас нет контакта в определенной компании, поищите в Интернете имя, должность или отдел. Например, вы можете попробовать «Уважаемый менеджер» или «Уважаемый отдел кадров». В крайнем случае используйте обычное приветствие «Кого это может касаться». После всех приветствий следует запятая.

Тело письма

Содержание вашего письма может отличаться, поэтому давайте сосредоточимся на некоторых общих рекомендациях.

Do. , , держать его в фокусе. Деловые письма должны иметь четкую цель. Даже личные письма не должны быть бессвязными. Корректура. Ошибки могут вызвать недопонимание.

Не надо. , , используйте сокращения в официальных письмах. И ни в коем случае не пишите то, о чем вы пожалеете, но записанное для потомков.

Как закончить письмо

Оставьте пробел между заключительным и дополнительным абзацами. Бесплатное закрытие - это вежливый способ передать привет получателю.Один из наиболее распространенных доводов - «С уважением», и это вообще беспроигрышный вариант. Если у вас более теплые отношения с получателем, вы можете подписаться, сказав «С наилучшими пожеланиями» или «Сердечно». Есть десятки вариантов, поэтому вам придется провести небольшое исследование, чтобы определить, какой из них лучше всего подходит для вас. Запятые следуют за всеми бесплатными закрытиями. Помните, что заглавными являются только первая буква фразы. Оставьте еще пару пробелов для последнего шага - своей подписи! Введите свое полное имя под ним официальными буквами.

С искренней благодарностью, Подпись Д-р Малькольм Дж. Карл-младший

Что такое P.S.?

П.С. означает постскриптум. Это то, что вы добавляете в последнюю минуту после того, как письмо готово. Обычно к официальным письмам не добавляются приписки; если вам нужно что-то добавить, вам придется пересмотреть весь документ, чтобы включить новую информацию.

Конверт

В США максимальный вес первоклассного письма составляет 3,5 унции. Если ваше письмо превышает три страницы или вы написали его на плотной бумаге, вам придется взвесить его, чтобы убедиться, что оно соответствует требованиям.Размер и форма конверта тоже имеют значение. Он должен быть прямоугольным и размером примерно 6 на 11 дюймов, иначе вы рискуете, что его вернет почтовое отделение.

Отправка письма

После того, как вы определили, что конверт правильный, самое сложное позади. Теперь вам просто нужно отправить его по почте. (Если это личное письмо, вы всегда можете доставить его самостоятельно. В этом случае просто напишите имя предполагаемого получателя на внешней стороне конверта. Бонус ручной доставки? Вы можете использовать конверт любого размера и формы, который вы хотите !) В верхнем левом углу напишите свое имя и адрес или прикрепите почтовый ярлык.В центре конверта аккуратно напишите адрес получателя. Помимо аббревиатуры штата и почтового индекса, международные буквы должны включать страну назначения и обратный адрес. Стоимость пересылки варьируется. Проверьте текущие цены на веб-сайте USPS или используйте штамп навсегда для пунктов назначения в США. Еще раз проверьте, все ли правильно на внешней стороне конверта. Если это так, сложите письмо и аккуратно вставьте его внутрь. Не закрывайте его, пока не убедитесь, что добавили все страницы, которые собираетесь отправить.

Разве не приятно отправлять письмо, которое, как вы знаете, вы тщательно подготовили? Конечно, хорошо написанное письмо имеет больше шансов достичь своей цели. Но как насчет сопроводительного письма к заявлению о приеме на работу? В сопроводительных письмах есть свои собственные передовые практики. Прочтите все, что вам нужно знать о том, как написать сопроводительное письмо, прежде чем отправлять свое следующее резюме!

,

Как написать письмо: неформальный и формальный английский

Стиль письма - это способ выражения мысли языком, характерным для человека, периода, школы или нации… Научитесь писать письмо формальным и неформальным способами.

Как написать письмо на английском

Неофициальное письмо

Правила написания неофициальных писем:

  • Напишите свое полное имя и адрес, даже если это неофициальное письмо.
  • Разделите письмо на маленькие абзацы.
  • Пишите просто.
  • Хорошо подбирайте слова, особенно если вы пишете письмо с извинениями или письмо, в котором выражаете соболезнования в случае смерти.
  • Большинство людей закрывают письмо такими фразами, как «С любовью / С любовью / Всего наилучшего / Позаботьтесь» и т. Д.

3.7 10 голоса

Рейтинг статьи

,

Смотрите также