Как научиться планировать свое время и организовывать день


Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план...» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

Как организовать свой рабочий день, чтобы все успевать | GeekBrains

Базовые принципы тайм-менеджмента и методы успешных людей.

https://d2xzmw6cctk25h.cloudfront.net/post/2003/og_image/cd16a33a4c9a3b2c5df8ebceb2ef4490.png

Сорванный дедлайн легко превращается в катастрофу. Руководитель недоволен, клиент в шоке, бизнес под угрозой. А причиной этого может легко стать неумение правильно организовать работу. Здесь неважно, идет речь об одном специалисте или целой команде — грамотное управление временем способно спасти всех.

Правила планирования времени

Как же правильно организовать свою работу — классический тайм-менеджмент предлагает несколько основных принципов:

  1. Планируйте, что будете делать. Это важно для рядовых работников офиса и еще более необходимо фрилансерам и другим вольным пташкам. Определите, что и в каком порядке будете делать. Так вы не потеряете время и будете легко переходить от задачи к задаче.
  2. Правильно ставьте цели. Они должны быть конкретными и измеримыми. Это поможет правильно сформулировать задачи.
  3. Планируйте отдых. Правильно управлять временем — не значит пахать как ломовая лошадь. У вас должны быть перерывы для отдыха, чтобы не терять эффективность.
  4. Создавайте свои правила. Анализируйте опыт, чтобы понять, какие алгоритмы работают для вас и вашей команды. Учитывайте специфику подразделения и то, какой ценой были получены предыдущие результаты.
  5. Фокусируйтесь на важном. Часть рутинных задач просто сжирает время. Если у вас есть возможность игнорировать их, сделайте это ради более важных вещей.

Как правильно организовать рабочий день

Метод Франческо Чирилло

Чирилло предлагает чередовать работу и отдых: отводить по 25 минут на первое и 5 минут на второе. Напоминает метод помидора? Верно, это он и есть. Автор опробовал его еще в юности с помощью обычного кухонного таймера в виде томата.

Смысл вот в чем: вы знаете, что впереди отдых. Благодаря этому гораздо проще не отвлекаться на просмотр соцсетей, личные звонки, болтовню с коллегами, перекуры и другие не связанные с работой вещи.

Этот метод такой простой и эффективный, что можно опробовать его прямо сейчас — вот один из таймеров.

Метод Дэвида Аллена

Бизнес-тренер создал систему Getting Things Done, смысл которой в тщательной фиксации всех задач и правильной организации рабочего дня. Ничего не должно оставаться только в памяти, все переносится на бумагу или в электронное приложение. А еще нужно присвоить задачам приоритеты, наметить сроки выполнения, при необходимости создать чек-лист.

Такой подход поможет ничего не упустить, понять, какие задачи первичны, и разгрузить голову. Для погружения в Getting Things Done подойдут Trello или Wunderlist. Просто клеить на стену стикеры тоже можно — важнее то, что вы на них пишете.

Метод Айви Ли

Журналист предлагает каждый вечер составлять список из шести задач и выставлять их по приоритетности. А на следующий день двигаться от первой задачи к последней — и в итоге получать шесть выполненных дел.

Метод Райдера Кэрролла

Создатель метода — дизайнер, и это видно по придуманной им системе Bullet Journal. Она поможет выполнять ежедневные рутинные дела. Суть в том, что вы делаете табличку, в которой строки задач пересекаются с столбцами дней недели. Сделали дело — закрасили квадратик. Минус системы — это рисование отнимает время. Но зато система отлично мотивирует тех, кто не может видеть пустот в своей табличке.

Метод Тима Ферриса

Гуру продуктивности советует помнить о законе Парето, по которому 20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % достижения. Так что перфекционизм — скорее препятствие на пути к цели. Меньше внимания к деталям — фокусируйтесь на важном!

При этом не забывайте о законе Паркинсона: сколько времени вы отведете на работу, столько она и займет. Поэтому важно адекватно планировать свободное время.

Метод Марка Твена

Писатель говорил: «Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади». Так что выполняйте неприятные задачи прямо сейчас — и остальные будете щелкать как орешки.

Метод Бенджамина Франклина

Один из отцов-основателей США, Бенджамин Франклин, знал цену минутам и секундам. Именно ему приписывают фразу «Время — деньги».

Франклин придумал пирамиду продуктивности, которая состоит из шести ступеней. 

Жизненные ценности лежат в ее основании. Это глобальные моральные принципы, которые должны учитываться при любом решении. У Франклина их было 13, но вы можете придумать свои. Далее от основания к вершине ступени таковы:

  1. Глобальная цель.
  2. План достижения глобальной цели — шаги, которые необходимо предпринять на пути к ней.
  3. План на ближайшие 3–5 лет.
  4. Планы на год и месяц.
  5. Планы на неделю и день — на вершине пирамиды.

В итоге вы получите список дел буквально на всю жизнь. А так как все это базируется на цели и глобальных ценностях, каждое действие будет вести вас туда, куда нужно, и вам не будет стыдно ни за один из ваших поступков.

Метод Стивена Кови

Эксперт в области менеджмента сформулировал несколько принципов продуктивности:

  1. Быть инициативным, искать возможности.
  2. Постоянно развиваться и стремиться к совершенству.
  3. Делать сотрудничество обоюдно выгодным.
  4. Добиваться в сотрудничестве к синергии — когда командная работа дает результат, значительно превосходящий усилия каждого ее члена в отдельности.
  5. Пытаться прежде всего понять, а уже затем быть услышанным.
  6. Осознать глобальную цель, прежде чем начинать действовать.
  7. Понимать, что предпринимать сначала.

Считается, что соблюдение этих принципов прокачает вашу эффективность и поможет быстрее достигать целей. 

3 совета, которые помогут спланировать свой день при управлении проектом

Перейти к содержанию
  • Домой
  • Функции
    • Диаграммы Ганта
    • Панели мониторинга
    • Планирование
    • Планирование
    • Учет времени
    • Отчетность
    • Agile Управление задачами
    • Программное обеспечение для управления ресурсами
    • PPM
    • Посмотреть все…
  • Решения
    • Команды ИТ и разработчиков
    • Команды профессиональных услуг
    • Команды управления проектами
    • Строительные команды
    • Все команды
  • Ресурсы
    • Обзор продукта
    • Запрос демонстрации
    • Учебная академия
    • О нас
    • Блог
  • Вход
  • контакт
  • Вход
  • начать бесплатную пробную версию
    • ,

      Как составить план управления временем на рабочую неделю

      Спросите любого успешного человека, как он так много делает, и он скажет вам, что главное - это эффективное управление временем. Как говорит Нил Патель, проблема для большинства людей (особенно предпринимателей) заключается в том, что они слишком разрываются, занимаясь слишком многими вещами одновременно. Улучшение происходит, когда люди уделяют меньше внимания более важным вещам.

      Может быть, вы уже пытались спланировать свое время раньше и не смогли его придерживаться. Или вы всегда говорите: «У меня просто нет времени.

      У успешных людей, похоже, нет этой проблемы.

      Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

      Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.

      Попробуйте Hubstaff Tasks

      Разница между очень успешными людьми и всеми остальными

      Возьмем, к примеру, Уоррена Баффета. У него есть по большей части ясный календарь. Тони Роббинс ежегодно общается с тысячами людей и до сих пор регулярно запускает новые компании.С другой стороны, Илон Маск и Билл Гейтс известны как продуктивные люди, которые планируют практически каждую минуту своего дня.

      Разница между этими людьми и остальными из нас состоит в том, что они открыли эффективную стратегию управления временем и последовательно ее применяют. Видите ли, без стратегии время одолеет вас.

      В этом посте мы рассмотрим, как спланировать свою неделю и снизить стресс на основе проверенных стратегий управления временем, которые используют успешные люди.

      Обзор разработки личного плана управления временем

          1. Поймите важные невидимые факторы, препятствующие усилиям по управлению временем, и избегайте их
          2. Поймите, как правильно спланировать и спланировать свою неделю
          3. Попробуйте осознанность, чтобы лучше управлять стресс от управления временем
          4. Используйте проверенные методы управления временем и изучите новые
          5. Придумывайте свои собственные планы на основе того, что работает для вас

      Невидимые факторы работают против вас

      Невидимые факторы работают против вашей производительности и способность максимально использовать свое время.Выявление того, что вас сдерживает, может только помочь в вашей подготовке и планировании.

      Хотя здесь могут иметь место несколько факторов, вот некоторые общие.

      Усталость от принятия решений

      Исследования показывают, , что принятие решений требует энергии и может утомить человека.

      Часто люди принимают решения в течение большей части дня и в конечном итоге утомляются умственно. Другими словами, им не хватает умственной энергии, чтобы вкладывать средства в хорошо продуманные процессы и решения.Это объясняет, почему кажущиеся рациональными люди могут злиться на коллег или семью или вкладывать деньги в нездоровую пищу, вместо того, чтобы делать выбор в пользу более здоровой пищи.

      Ошибка планирования

      Если вы управляли проектами, вы можете заметить тенденцию недооценивать время, необходимое для завершения проекта. Вместо того чтобы признать свою вину, вы обвиняете в отложенном запуске из-за задержек со стороны других сторон, больничных и так далее.

      Илон Маск известен тем, что устанавливает нереалистичные временные рамки, которые часто откладываются.

      Закон Паркинсона

      Британский писатель и историк Сирил Норткот Паркинсон заметил , что за время его работы в Управлении по делам колоний Великобритании количество сотрудников увеличивалось на 5% каждый год, несмотря на меньшее количество бумажной работы. Его открытия легли в основу его хорошо известной книги Закон Паркинсона: стремление к прогрессу , а затем были объединены в то, что сейчас известно как закон Паркинсона. Согласно закону Паркинсона задача расширяется, чтобы заполнить время, отведенное на ее выполнение.

      Паркинсон также обнаружил, что простая задача будет усложняться, чтобы заполнить отведенное на нее время. Это усиливает ошибочное убеждение, что вам нужно работать больше, а не умнее или эффективнее.

      Вы, вероятно, испытали это в какой-то момент: предложение или задание должны были быть выполнены в определенный день, но вы смогли их выполнить всего за несколько часов до крайнего срока.

      Как преодолеть эти трудности и стать более продуктивным?

      Эффективное управление временем означает планирование рабочей недели.Это снизит утомляемость принятия решений, устранит ошибки планирования и ограничит время и ресурсы, выделяемые на каждый проект.

      Давайте посмотрим, как это сделать.

      Планируйте свою рабочую неделю, чтобы снизить утомляемость от принятия решений, устранить ошибки планирования и расставить приоритеты по времени и ресурсам, выделяемым на каждый проект. Click To Tweet

      Создайте свою неделю

      Как составьте план

      Самыми крупными империями в шестнадцатом веке были Испания и Португалия. Их навигаторы поняли, что для безопасного путешествия из одного порта в другой им нужен способ передачи знаний о маршрутах, географии и потенциальных опасностях.Ответ заключался в том, чтобы создать карту, к которой мог бы обращаться их флот. В 1527 году португальский картограф Диогу Рибейро создал Padròn Real , одну из первых научных карт мира.

      Точно так же нам нужна карта, чтобы добраться до желаемых пунктов назначения - карта, которая эффективно решает задачи, расширяет списки дел, приглашения в последнюю минуту, будущие обязательства, работу, семью, здоровье и т. Д. Карта должен позволить вам ориентироваться во времени.

      Так как же построить свою собственную карту?

      Вот шаги, которые необходимо предпринять для эффективного плана управления временем:

      1.Запишите:

          • Что для вас самое важное; другими словами, ваши ценности и убеждения?
          • Что вдохновляет, мотивирует и дает надежду каждый день?
          • Чем вы хотите заниматься в ближайшие 5-10 лет?

      Ответы будут служить вашим компасом при составлении карты.

          • Затем вытащите календарь и отметьте важные вехи, которые вам необходимо выполнить в течение следующего года.
          • Теперь разбейте действия, необходимые для достижения ваших вех, на еженедельном, а затем на ежедневном уровне.

      2. Запланируйте время каждую пятницу или в выходные дни, чтобы спланировать предстоящую неделю. Это также должно быть временем для размышлений о том, что для вас наиболее важно.

      3. При планировании держите под рукой блокнот или приложение, чтобы вы могли записывать задачи, задания, задачи, идеи и т. Д.

      4. Сгруппируйте похожие элементы вместе.Например, покупки продуктов и предметы для дня рождения можно сгруппировать вместе, чтобы, когда появилось время, вы могли заняться обоими предметами одновременно.

      5. Выделите время для выполнения рутинных операций. Это может быть время с членами семьи, увлечение хобби, спортом и т. Д. Инвестируйте в них, поскольку они помогают освежить и омолодить ваш разум и тело.

      6. Составьте удобный контрольный список для общих вопросов, которые вам нужно решить по утрам. Это может быть выбор того, что приготовить на завтрак, какую рабочую одежду надеть и т. Д.Используйте контрольный список, чтобы не продумывать эти процедуры.

      7. Подумайте о своем дне. В конце каждого дня уделите немного времени размышлениям о том, что вам нравится делать. Это поможет вам почувствовать себя более счастливым, более благодарным и более удовлетворенным.

      Что планировать

      У Илона Маска и Билла Гейтса есть интересный метод планирования своего времени в 5-минутных интервалах. Вы можете использовать их подход или любой другой, чтобы распланировать время для различных проектов.

      Важно проявлять инициативу.Реактивный подход просто смотрит вперед к следующему действию; проактивный подход смотрит на всю картину и стремится к балансу и прогрессу в важных областях.

      Чтобы быть активным, спланируйте идеальную неделю. Об этом говорит Майкл Хаятт. Он включает в себя создание простой электронной таблицы, в которой перечислены темы в верхней строке и области фокуса в крайнем левом столбце.

      Ваш идеальный план на неделю может быть примерно таким, как показано ниже.

      Программное обеспечение, указанное выше - Hubstaff Tasks, идеально подходит для личного управления проектами и планирования вашего времени.Доска Канбан позволяет создавать любые столбцы, которые вы хотите, и вы можете прикреплять карточки с названиями, цветами и ярлыками.

      Это бесплатно для команд до пяти человек, поэтому вы можете бесплатно использовать его для личного управления временем.

      Когда планировать

      Когда лучше планировать?

      Не ждите начала нового года. Нет лучшего времени для проактивного подхода, чем сегодня, поэтому начните прямо сейчас.

      Не используйте разные календари для разных целей. Используйте только один, так как все мероприятия и встречи - часть вашей жизни, и вам будет проще отслеживать вашу продуктивность.

      Выделяйте время каждую неделю, чтобы спланировать неделю вперед. Во время этих занятий подумайте о прошедшей неделе, а затем спланируйте следующую неделю на основе:

          • Ваш идеальный план на неделю
          • Цели, которые вы хотите достичь - вспомните аналогию с камнями, галькой и песком
          • Ваши обязательства или запланированные встречи, например, планы поездок и т. Д.
          • Мероприятия, которые омолодят вас

      Отслеживание времени

      Одна из проблем, с которой вы столкнетесь, - это оценить, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.

      Если вы хотите узнать, как проводить аудит времени, прочтите об этом здесь .

      Составление плана вашей недели дает вам общее представление о ваших следующих семи днях. Это позволяет вам расставлять приоритеты и переориентировать ваши задачи, не становясь жертвой других факторов. Если вас не устраивают ограничения календаря, возможно, вам может помочь такой инструмент, как Week Plan .

      Карта также дает вам более точное представление о времени, которое вы потратили на различные виды деятельности - но только если вы отслеживаете с помощью приложения для отслеживания времени , такого как Hubstaff .

      Настройте карту

      После завершения процесса сопоставления и отслеживания вы сможете решить, что для вас наиболее важно.

      В зависимости от затраченного времени и того, что вам удалось сделать, вы можете настроить свой план управления временем на предстоящую неделю.

      Другие факторы, в которые стоит инвестировать и выделить время для

      Теперь, когда у вас есть дорожная карта на неделю, другие занятия могут продвинуть вас дальше в вашем пути эффективного управления временем и продуктивности.Найдите время для следующего.

      Медитация

      Преимущества медитации для здоровья и психологии уже широко известны, но исследование показывает, что она также может повысить продуктивность и сосредоточенность.

      Кроме того, медитация:

      Вот простой способ начать работу:

      1. Загрузите приложение Headspace .

      2. Используйте его, чтобы медитировать утром первым делом.

      Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и делать заметки о своем прогрессе в управлении временем и общей производительности в течение следующих нескольких месяцев.

      Практикуйте благодарность

      Практика благодарности или благодарности может повысить продуктивность, помогая вам сосредоточиться на положительных моментах, что делает вас счастливее.

      Психолог Роберт Эммонс, автор книги Спасибо! Как новая наука благодарности может сделать вас счастливее , провела исследования, чтобы доказать эту связь.

      Другие исследования показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

      Так как же сделать так, чтобы благодарность стала повседневной?

      Самый простой способ - вести список вещей, за которые вы благодарны. Другой способ - выразить благодарность окружающим посредством благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

      Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы спросить себя, за что вы благодарны. Перечислите пять вещей, людей или ситуаций.

      Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы перечислить пять вещей, людей или ситуаций, за которые вы благодарны. Практика благодарности повышает продуктивность и счастье. Click To Tweet

      По мере того, как вы приобретете привычку, вы также повысите свою продуктивность.

      Мозговой дамп всех ваших дел

      По мере прохождения недели будут появляться новые дела. Однако проблема с этими незакрепленными предметами, остающимися в нашем мозгу, заключается в том, что они увеличивают утомляемость от принятия решений. Они похожи на неиспользуемые компьютерные программы, которые используют оперативную память вашего компьютера, замедляя общую скорость и функции.

      Освободите немного оперативной памяти, выгрузив список дел в приложение или на бумагу. Такие инструменты, как Evernote , Todoist и Nozbe , могут помочь в этом.

      Тони Роббинс идет дальше, используя процесс , который он называет фрагментированием . Он перечисляет все свои дела, а затем группирует похожие. Затем он берется за каждый кусок.

      Почему это продуктивнее?

      Потому что это требует меньше умственной энергии и времени, чем прыжки от одного предмета к другому, а затем обратно.

      Уберите беспорядок

      Незавершенные задачи похожи на беспорядок, валяющийся на вашем столе или дома. Беспорядок негативно влияет на нашу способность концентрировать внимание и обрабатывать информацию. Иметь это так же плохо, как пытаться выполнять несколько задач одновременно.

      Согласно исследованию , проведенному учеными из Принстонского университета, множественные стимулы в нашем поле зрения конкурируют за внимание в нашем мозгу и уменьшают нашу способность обработки.

      Психический беспорядок - тоже плохо. Джун Саруватари, автор книги Behind the Clutter , говорит, что даже откладывание заметок о встречах, которые необходимо просмотреть, не поможет, если задача остается у вас в голове до конца дня или пока вы ее не выполните.

      Итак, перенесите отложенные задачи в список дел, как тот, о котором мы говорили выше.

      Управляйте своей энергией, а не временем

      Обратите внимание, как часто ваш мозг блуждает, когда вы делаете несколько разных вещей?

      Как вы можете сосредоточить внимание и повысить продуктивность своих дней?

      Секрет заключается в том, чтобы управлять вашей энергией и не столько вашим временем . Другими словами, разбивайте свои рабочие дни на темы на основе категорий работы, которые требуют от вас продвижения целей.

      Например, в понедельник вы можете заниматься собраниями и административными задачами. Вторник будет посвящен развитию бизнеса и маркетинговым задачам. Среда предназначена для работы с клиентами, четверг - для назначения встреч и успеха клиентов.

      Цель этого упражнения - регулярно продвигать вперед самые большие задачи. В противном случае вы будете повсюду и не сможете сосредоточиться.

      Джек Дорси, генеральный директор и соучредитель Twitter, клянется, что этот процесс поможет ему оставаться организованным.Посмотрите его интервью с Techonomy ниже:

      Используйте административные задачи для заполнения пустых временных интервалов

      Мы рассмотрели опасность закона Паркинсона ранее. Но что вы делаете, когда в вашем календаре есть свободные места?

      Возникнет соблазн выделить дополнительное время на работу, связанную с работой. Вместо этого выделите время для менее сложных задач, таких как обработка ваших учетных записей, обновление изображений в блоге, администрирование и т. Д.

      Используйте принцип разбиения на части, чтобы организовать свои задачи на основе связанных групп и времени, необходимого для их выполнения.Сочетание рабочих действий с административными задачами, как позволяет ваш календарь, сделает вас более продуктивным, даст вашему мозгу отдохнуть и предотвратит отставание.

      Импульс является ключевым

      Первый закон движения Ньютона гласит: :

      «Тело в состоянии покоя будет оставаться в состоянии покоя, а тело в движении будет оставаться в движении, если на него не будет действовать внешняя сила».

      Этот закон может применяться, если вы настроились на продуктивный день. Если вы продуктивны в первые несколько часов дня, то, скорее всего, останетесь продуктивными и до конца.

      Профессор Тереза ​​Амабиле из Гарвардского университета изучила дневниковые записи сотрудников семи компаний и обнаружила, что Progress Principle имеет большое влияние на продуктивность человека. Она обнаружила, что у людей появляется мотивация, если они добиваются прогресса в осмысленной работе. Чем больше они испытывают чувство прогресса, тем больше у них шансов быть творчески продуктивными в долгосрочной перспективе. Это основа для термина, который она ввела в принцип «принцип прогресса».

      Уберите отвлекающие факторы из своего почтового ящика

      Электронная почта является важным рабочим инструментом, но сама по себе не имеет большого значения. Использование нулевого почтового ящика и других тактик управления электронной почтой может временно приносить удовлетворение, но что произойдет, когда почтовый ящик снова начнет заполняться?

      Исследование показывает, что люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты.

      Люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты. Вот как провести это время более продуктивно.Click To Tweet

      Лучший способ избавиться от отвлекающих факторов в почтовом ящике - это сначала указать электронному письму определенное время в календаре. Не начинайте день с электронной почты, потому что тем самым вы строите день вокруг потребностей других людей.

      Используйте кнопки удаления или архивирования, чтобы удалить все сообщения, которые могут вас отвлечь. В остальном действуйте немедленно, если проблему удастся решить в течение следующих 2 минут; в противном случае отметьте это и вернитесь к нему, когда сможете.

      Делегируйте и не бойтесь сказать «нет»

      Мы уже знаем, что важно минимизировать усталость от принятия решений.Но как фрилансер или владелец бизнеса вы часто принимаете решения о повседневных задачах наряду со стратегическими решениями. Итак, как вы можете сосредоточиться на более стратегических решениях и уменьшить количество повседневных решений, которые вам нужно принимать?

      В какой-то момент вам нужно будет делегировать полномочия, чтобы вас не перегружали незначительные решения, которые вам нужно принять.

      Чтобы делегировать полномочия эффективно, знайте, каковы ваши приоритеты на год и как это повлияет на деятельность в ближайшие недели.Когда вы определитесь со своими приоритетами, вы можете использовать принцип Парето или правило 80/20, чтобы делегировать решения, которые снизят вашу стратегическую направленность.

      Эффективное делегирование требует практики, и очень важно знать, какие задачи можно делегировать. Сюда могут входить:

          • Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
          • Задачи с четко определенными процедурами и конечными результатами
          • Административные задачи, требующие небольших специальных знаний или опыта

      Тот же принцип также помогает отказываться от вещей, которые могут отвлечь вас от ваших приоритетов.

      Загрузите наш пакет для управления командой.

      Управляйте работой и командами лучше с помощью нашего контрольного списка адаптации, опроса сотрудников и многого другого. Все бесплатно в нашем пакете управления командой.

      Скачать бесплатно

      Делайте перерывы

      Учтите это:

          • Исследования показали, что умеренные физические упражнения могут повысить продуктивность и творческие способности на два часа после этого.
          • Исследования также показывают, что те, кто поддается отвлечению раз в час, добиваются большего успеха, чем те, кто просто продолжает заниматься без перерыва.

      Итак, как можно делать перерывы, чтобы сосредоточиться и повысить продуктивность?

          • Используйте метод управления временем Pomodoro для работы в спринте: иными словами, работа трудно с глубоким фокусом в течение коротких периодов времени.
          • Делайте перерывы для восстановления. Между каждым спринтом восстанавливайтесь и обновляйте свою энергию и сосредоточьтесь, делая перерыв.

      Составьте свои планы

      Теперь, когда у вас есть стратегии управления временем, шаги и инструменты, которые помогут составить карту вашей недели и снизить стресс, вам необходимо проявить инициативу.

      Может показаться, что это много работы, но выделите время для себя и начните процесс. Составьте свою идеальную неделю, а затем создайте карту недели. Отслеживайте время на занятиях, а затем корректируйте планы на основе имеющихся данных.

      Возврат, который вы испытаете на этом вложении времени, сдвинет иглу с ваших целей и общего счастья.

      Этот пост был опубликован в марте 2018 года и обновлен в сентябре 2019 года.

      .

      7 шагов, чтобы сосредоточиться на самом важном

      0

      Последнее обновление

      На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, сделайте свое собственное исследование, прежде чем делать какие-либо покупки онлайн.

      Вы когда-нибудь чувствовали себя там просто Недостаточно времени в неделе, чтобы делать все, что ты хочешь делать достигнуто?

      Вы можете подумать про себя Воскресным вечером у вас впереди целая неделя, чтобы поработать над своим проекты, встретиться со старым другом, получить предложение, в дополнение к все виды вещей в доме, которые только и ждут своей очереди.

      Но как-то - и этого никогда не получается - моргаете, и сейчас пятница.

      Я и так часто говорю себе и других людей, на которые у меня просто нет времени делать XYZ– и . Я испытываю стресс из-за того, что я мало сплю. получить, потому что я должен не ложиться спать, чтобы закончить повседневные дела.

      Это заставляет меня задаться вопросом, как люди у которых есть еще вещей еще тарелка, чем я даже работаю.

      В последнее время я стал более объективным в своем еженедельном расписании, чтобы сократить те короткие промежутки времени, которые теряются зря и складываются в итоге.Я стал строго организовывать свой график и обнаружил, что теперь могу прожить неделю, чувствуя себя более совершенным, чем когда-либо прежде.

      ( Примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь - читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других людей и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей из этого сайт .)

      В этой статье я рассмотрю 7 шагов, которые покажут вам, как спланировать свою неделю, и это поможет вам сосредоточьтесь на том, что важно, чтобы вы могли более эффективно и эффективно использовать свои время.

      Давай перейдем к делу.

      7 шагов к планированию недели

      1. Посмотрите на картину в целом.

      Рекомендуемое время: 1 час

      В воскресенье вечером перед началом недели (или в наиболее удобное для вас удобное для вас время) посмотрите всю свою неделю на одной странице, сохраняете ли вы свое расписание в ежедневнике или в приложении.

      Какие события выдаются на этой неделе, кроме рутинных? У тебя есть большие сроки, которые необходимо соблюдать? Каковы ваши приоритеты? Где у тебя немного места, чтобы добавить что-то незапланированное, что может произойти?

      Также посмотрите, есть ли что-нибудь, что делает эту неделю уникальной из любой другой.Возможно, вам нужно отправиться в командировку или подготовиться к приезду гостей. к тебе домой на выходных. Или, может быть, вы записались на прием к врачу в середине вашей среды. Просто посмотрите на картину в целом, чтобы понять все, что нетипично.

      Наконец, подумайте о своих целях на неделю. Независимо от того, являются ли это личные или профессиональные цели, посмотрите на свое визуальное представление о предстоящей неделе, чтобы увидеть, где вы можете потратить некоторое время на достижение этих целей. Вам пока не нужно устанавливать это время в камне, но помните об этих целях, продолжая планировать свою неделю.

      2. Отметьте повторяющиеся События.

      Время Рекомендуется: 10 минут

      Отметьте повторяющиеся временные блоки, на которые вы выделяете время каждый раз. неделя. Это может быть еженедельное собрание персонала или что-то еще, что нужно сделать. с работой, но важно помнить о личных повторяющихся событиях, которые вы тоже цените.

      Может быть, вы ходите в спортзал на час каждый день или проводите полчаса ночью читать или играть с ребенком в игры.Что бы вы ни делали в своей жизни вне дома карьеры или повседневных обязанностей, выделите время для этого первых .

      Относитесь к этим временным блокам, как к любой другой встрече, и соблюдайте они высечены в камне. Зачем? Потому что ты не можешь вращать свою личную жизнь вокруг ваш рабочий график. Конечно, вы, вероятно, придерживаетесь умеренно рутинной работы планировать каждую неделю, но в течение того времени, которое должно быть использовано, проводить время с семьей или занимаясь хобби, которое вам нравится, эти вещи не могут заднее сиденье.

      Фактически, Forbes отмечает, что сожаление №1, которое люди испытывают в конце своей жизни, связано с тем, что они так много работают за счет своей семьи. Кроме того, в книге Бронни Уэр «Пять главных сожалений умирающих: жизнь, преображенная дорогим уходом» она рассказывает о своем опыте работы в сфере паллиативной помощи и о том, как ее пациенты часто выражали сожаление о том, что потратили так много времени и энергии на лечение. работать вместо того, что действительно имело для них значение.

      Найдите время для себя, своего здоровья и своей семьи - и придерживаться его.

      3. Планируйте свой большой обязательства.

      Время Рекомендуется: 20 минут

      Слышали ли вы об аналогии с камнями, галькой и песком для времени? управление? это аналогия намекает на тот факт, что, когда вы наполняете кувшин камнями, кувшин становится полным. Затем, если вы добавите немного гальки, способной пробиваться вокруг камней, чтобы заполнить пробелы, банка все еще полна. Наконец, если вы Добавьте песок в банку, чтобы заполнить еще меньшие промежутки, банка на все еще заполнена на .Однако если убрать песок и гальку, у вас все еще остается банка, которую можно было бы считать полной.

      Камни в этой аналогии представляют самые важные вещи в вашем жизнь. Это может быть большой проект, над которым вы работаете, ваша семья, ваша здоровье - все, что является основным направлением вашей жизни и действительно придает ей смысл.

      Камешки олицетворяют в вашей жизни то, что придает смысл, но приходи и уходи. Это такие вещи, как друзья, хобби и домашние проекты.

      Песок представляет собой небольшие задачи, которые вы выполняете, например, выполнение поручений или даже телевизор смотрел. Ваша жизнь все еще имела бы смысл, если бы песок был из банки (т.е. если вы не пошли в химчистку сегодня, то ваш жизнь не потеряет смысла).

      Вы хотите спланировать свою неделю вокруг своих камней. Помимо траты проводить время с семьей и делать то, что для вас ценно, например упражняясь или практикуя свою духовность, вы должны рассмотреть большие задачи которые имеют отношение к тому, чем вы занимаетесь в жизни прямо сейчас .Например, если вы студент, то выделение времени на учебу станет препятствием в вашем расписании. потому что это очень важно для достижения долгосрочной цели.

      4. Заполнить пробелы.

      Время Рекомендуется: 20 минут

      Помните, в первом шаге вы уделили несколько минут тому, чтобы подумать о своих целях на неделю? Вот где они вступают в игру. Это может быть так же просто, как совершить большую поездку за продуктами, потому что у вас закончилось много предметов первой необходимости, заменить масло или, наконец, заняться поломкой (заполните поле), которая сводила вас с ума в течение нескольких недель.

      После этого у вас будет каждый временной интервал в вашем график на неделю полный. Это не означает, что вы будете активно заняты каждую секунду каждого дня, так как вы также можете выделить время для перерывов или читать книгу для удовольствия, это просто означает, что вся ваша неделя организована таким образом, чтобы помочь вам эффективно продвигаться к своим целям и поддерживать смысл в вашей жизни. Ваш неделя планируется со структурой.

      Планирование в соответствии с вашими крупными обязательствами позволит вам достичь ваших долгосрочных целей.

      Вы можете (и должны) также запланировать некоторое буферное время, чтобы учесть возможные задержки, такие как пробки или слишком долгая встреча. Распространите свой обязательства немного растянуты, чтобы они не скручивались вместе ближе к концу дня. Составьте план того, как вы проведете свою неделю поможет вам подойти к нему с планом атаки.

      5. Обращайтесь с возникающими проблемами неожиданно сразу - прежде, чем они выйдут из-под контроля.

      Время Рекомендуется: столько, сколько требуется

      После того, как вы составите для себя этот строгий график, все неизбежно подойди, что сбросит тебя.Если это то, что вы можете передать кто-то другой, или вы действительно можете отложить это на другое время, а затем сделайте это. Тем не мение, если в то время это может показаться незначительным, но может превратиться в катастрофическое событие для вас и вашей семьи, если вы оставите его без присмотра, возьмите время разобраться с этим прямо сейчас.

      Например, если вы испытываете боль в груди, вы получаете письмо из Департамента налогообложения звонит учитель вашего ребенка с некоторыми проблемами, или хороший друг звонит вам посреди ночи с каким-то очень личным вопросы.

      Может показаться, что эти сценарии можно отложить всего на несколько секунд. дней, особенно если у вас нет времени заниматься ими прямо сейчас. Тем не мение, все эти случаи могут быстро превратиться в катастрофу, которая сделайте повседневные задачи, которые вы выбрали приоритетными, когда мероприятие поначалу придуманные кажутся весьма незначительными.

      Если возникает проблема, подобная перечисленным выше, задайте себе несколько вопросы, прежде чем принять решение игнорировать его. Что самое худшее, что могло случится, если я сохраню его на более поздний день, чтобы обратиться? Как могла ситуация негативно повлияет на мою семью или друзей? Какие менее важные задачи у меня есть мой график на сегодня, который я могу отложить? Какие простые вещи я могу сделать с обратиться к этому сегодня? Если я ничего не могу с этим поделать сегодня, когда я могу его решить?

      Быстрый уход за вещами и обращение с ними сэкономят вам время и стресс в долгосрочной перспективе.

      Хотя эти сценарии могут быть неудобными и могут нарушить ваш день, немедленный уход за ними может сэкономить ваше время и стресс в долгосрочной перспективе. Так как время идет, и ваша мотивация падает, так что ваш прогресс будет - так что действуйте так скоро как сможешь.

      Подобно этому, но, возможно, менее критично, завершается любой быстрая задача, которую нужно выполнить сразу. Идея в том, что если вы игнорировать мелочи, которые встречаются на вашем пути, думая, что они не важны или вы можете просто перейти к нему позже, они все накапливаются и в конечном итоге станут большими бремя.

      Например, вы закончили завтрак и бросили блюдо в раковину, чтобы займемся позже. Однако когда наступит «позже», и вы проделаете это 20 раз, вам нужно выделить значительное количество времени на мытье посуды. Если возникает что-то, что займет у вас меньше двух минут, просто возьмите самое время сделать это прямо сейчас. Если вы будете делать это регулярно, вы не в итоге получается длинный список черных дел, которые нужно закончить.

      6. Делайте ежедневный обзор.

      Время Рекомендуется: 5-10 минут, два раза в день

      Каждое утро принимайте посмотрите на свой день.Считайте задачи, которые ставятся на конкретное время и приступайте на краткий мысленный план того, сколько времени вам понадобится, чтобы добраться туда, и поэтому в какое время вам нужно покинуть одно место, чтобы добраться до другого. Тогда подумай обо всем, что необходимо решить как можно скорее, например экстренные электронные письма, быстрый звонок любимому человеку в день его рождения или Назначение врача.

      Тогда для блоки времени, которые вы выделили для своих «камней», какие конкретные задачи Вы можете сделать, чтобы с пользой использовать свое время? Итак, вы берете большие отрезки времени и конкретизируйте их с детальными целями.

      Посмотрите на что угодно это может занять больше времени, чем ожидалось, и как это повлияет на остальные вашего дня. Есть ли у вас место для маневра или есть что-то, что вы могли бы предварительно отложить на завтра, если это случится?

      Посмотрите на свое 80/20 задачи, а также то, что у вас есть в вашем расписании на день что вы в основном боитесь. Вы хотите, чтобы все это было сделано, как только возможно. Это поможет вам эффективно тратить время на работу над своим цели и помогают предотвратить откладывать то, что нужно закончить.

      Во-первых, вы хотите получить максимальные результаты с наименьшими усилиями, вот где Правило 80/20 вступает в игру. После того, как вы сможете определить, какие 20% ваших задач ведут Чтобы получить 80% результатов, сосредоточьтесь на этих важнейших задачах. Вам нужно потратить время на это каждый день, чтобы эффективно использовать свое время.

      Делай свой ежедневный обзор, ты должен относиться к своему еженедельнику как к живому документу.

      Во-вторых, если есть некоторые задачи, которых вы просто не можете избежать, сначала вычеркните их из списка, чтобы не отталкивать их.Эти ужасные задачи могут быть личными или профессиональными. Вам нужно перезвонить недовольному клиенту? Сделайте это с утра. Позвонить свекрови, чтобы поздравить с Днем Рождения? Просто сделай это. Уберите это из своего списка и выбросьте из головы, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, на которых хочет, чтобы сосредоточился.

      Тогда вы идете повторить этот обзорный период, когда ваш день закончится. Что ты получил достигнуто? Что еще не сделано? Какие были препятствия, которые могли быть у вас в состоянии избежать завтрашнего дня? Произошло ли сегодня что-нибудь, что повлияет на ваш план на завтра?

      Вы должны относиться к своему недельному плану как к живому документу, поэтому вам, возможно, придется переделывать кусочки головоломки несколько раз в течение недели.Матрица Эйзенхауэра - очень полезный инструмент, который вы можете использовать при попытке изменить свое расписание, особенно если оно кажется переполненным. Этот инструмент поможет вам определить ваши срочные и важные задачи вплоть до задач, которые вы потенциально можете устранить.

      Чтобы улучшить планирование вашей недели, вот несколько бесплатных шаблонов еженедельного строгального станка, которые помогут вам лучше организовать работу.

      7. Оставайтесь последовательными.

      Следите за своим расписанием. Если ты собираешься провести время спланировать свою неделю так, чтобы она была продуктивной и, в конечном итоге, целей, вы не можете позволить чему-то скользить.Это не только соблазнит вас выбросить все это из окна и начать непродуктивно время, это также повлияет на вашу способность функционировать в будущем.

      Если вы будете последовательны в планировании своей недели и придерживаясь своего графика, вы обнаружите, что у вас больше мотивации, и вы начнут выполнять больше задач, чем вы когда-либо верил, что ты мог. Это чувство направления и структуры даст вам чувство покоя. потому что у вас будет время и место для всех ваших обязательств.Если вы начнете отставать, вся ваша неделя может испариться - а это когда вы начнете говорить себе, что у вас нет времени на что-либо сделано.

      Последние мысли о том, как планировать Ваша неделя

      Если вы постоянно попадаете в пятницу днем ​​и задаетесь вопросом, куда прошла неделя, попробуйте это метод создания плана. Это поможет вам в конечном итоге сосредоточиться на вещи в вашей жизни, которые действительно важны, а не тратить время на мелочи, незначительные задачи, которые без надобности превратились в большие дела.

      Начните с широкого при планировании недели, а затем переходите к конкретным деталям. Будьте готовы проявить гибкость и научитесь расставлять приоритеты для своих задач таким образом, чтобы у вас было время сосредоточиться на том, что для вас наиболее важно. Если взглянуть на свое расписание таким более «техническим» подходом, вы сократите время, которое вы тратите на бесцельную «работу» в течение недели.

      Наконец, если вы хотите еще один позитивный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

      Конни Стеммле - профессиональный редактор, писатель-фрилансер и писатель-призрак. Она имеет степень бакалавра в области маркетинга и степень магистра в области социальной работы. Когда она не пишет, Конни либо проводит время со своей 4-летней дочерью, занимается бегом, либо прилагает усилия в своем сообществе для обеспечения социальной справедливости.

      ,

      Смотрите также