Как научиться планировать свое время

Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день.

Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам.

Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон.
В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку.

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других.

Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму.

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать.

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос,
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план...» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась.

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения.

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец!

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

План на день.
Краткосрочный план на недели или месяцы.
Долгосрочный план на годы.
Генеральный план достижения глобальной цели.
Глобальная жизненная цель.
Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.

Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

План на день.
План на неделю / месяц.
План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура	Расшифровка
S — Specific	Конкретность
M — Measurable	Измеримость
A — Attainable	Достижимость
R — Relevant	Уместность
T — Time-bound	Ограниченность во времени

Цель должна быть:

Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель.

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении.

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения.

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

Как составить план управления временем на рабочую неделю

Спросите любого успешного человека, как он успевает так много сделать, и он скажет вам, что главное - это эффективное управление временем. Как говорит Нил Патель, проблема для большинства людей (особенно для предпринимателей) заключается в том, что они слишком разрываются, занимаясь слишком многими делами одновременно. Улучшение происходит, когда люди уделяют меньше внимания более важным вещам.

Может быть, вы уже пытались спланировать свое время раньше и не смогли его придерживаться. Или вы всегда говорите: «У меня просто нет времени.

У успешных людей, похоже, нет этой проблемы.

Работайте эффективнее с гибким управлением проектами

Гибкие команды достигают большего. Посмотреть на себя.

Попробуйте Hubstaff Tasks

Разница между очень успешными людьми и всеми остальными

Возьмем, к примеру, Уоррена Баффета. У него есть по большей части ясный календарь. Тони Роббинс ежегодно общается с тысячами людей и до сих пор регулярно запускает новые компании.С другой стороны, Илон Маск и Билл Гейтс известны как продуктивные люди, которые планируют практически каждую минуту своего дня.

Разница между этими людьми и всеми нами в том, что они открыли эффективную стратегию управления временем и последовательно ее применяют. Видите ли, без стратегии время одолеет вас.

В этом посте мы рассмотрим, как спланировать свою неделю и снизить стресс на основе проверенных стратегий управления временем, которые используют успешные люди.

Обзор разработки личного плана управления временем

1. 1. Поймите важные невидимые факторы, препятствующие усилиям по управлению временем, и избегайте их
  2. Поймите, как правильно спланировать и спланировать свою неделю
  3. Попытайтесь осознанность, чтобы лучше управлять стресс от управления временем
  4. Используйте проверенные методы управления временем и изучите новые
  5. Придумайте свои собственные планы на основе того, что работает для вас

Невидимые факторы работают против вас

Невидимые факторы работают против вашей производительности и способность максимально использовать свое время.Выявление того, что вас сдерживает, может только помочь в вашей подготовке и планировании.

Хотя здесь могут иметь место несколько факторов, вот некоторые общие.

Усталость от принятия решений

Исследования показывают, , что принятие решений требует энергии и может утомить человека.

Часто люди принимают решения в течение большей части дня и в конечном итоге утомляются умственно. Другими словами, им не хватает умственной энергии, чтобы вкладывать средства в хорошо продуманные процессы и решения.Это объясняет, почему, казалось бы, рациональные люди могут злиться на коллег или семью или вкладывать средства в нездоровую пищу, вместо того чтобы делать выбор в пользу более здоровой пищи.

Ошибка планирования

Если вы управляли проектами, вы можете заметить тенденцию недооценивать время, необходимое для завершения проекта. Вместо того, чтобы признать свою вину, вы обвиняете в отложенном запуске из-за задержек со стороны других сторон, больничных и так далее.

Илон Маск известен тем, что устанавливает нереалистичные временные рамки, которые часто откладываются.

Закон Паркинсона

Британский писатель и историк Сирил Норткот Паркинсон заметил , что за время его работы в Управлении по делам колоний Великобритании количество сотрудников увеличивалось на 5% каждый год, несмотря на то, что приходилось иметь дело с меньшим количеством документов. Его открытия легли в основу его известной книги Закон Паркинсона: В поисках прогресса , а затем были объединены в то, что теперь известно как Закон Паркинсона. Согласно закону Паркинсона задача расширяется, чтобы заполнить время, доступное для ее выполнения.

Паркинсон также обнаружил, что простая задача будет усложняться, чтобы заполнить отведенное на нее время. Это укрепляет ошибочное мнение о том, что вам нужно работать больше, а не умнее или эффективнее.

Вы, вероятно, испытали это в какой-то момент: предложение или задание должны были быть выполнены в определенный день, но вы дошли до него всего за несколько часов до крайнего срока.

Как преодолеть эти трудности и стать более продуктивным?

Эффективное управление временем означает планирование рабочей недели.Это снизит утомляемость принятия решений, устранит ошибки в планировании и ограничит время и ресурсы, выделяемые на каждый проект.

Давайте посмотрим, как это сделать.

Планируйте свою рабочую неделю, чтобы снизить утомляемость от принятия решений, устранить ошибки в планировании и расставить приоритеты по времени и ресурсам, выделяемым на каждый проект. Click To Tweet

Создайте свою неделю

Как составьте план

Самыми крупными империями в шестнадцатом веке были Испания и Португалия. Их навигаторы поняли, что для безопасного перехода из одного порта в другой им нужен способ передачи знаний о маршрутах, географии и потенциальных опасностях.Ответ состоял в том, чтобы создать карту, к которой мог бы обращаться их флот. В 1527 году португальский картограф Диогу Рибейро создал Padròn Real , одну из первых научных карт мира.

Точно так же нам нужна карта, чтобы добраться до желаемых пунктов назначения - карта, которая эффективно решает задачи, расширяет списки дел, приглашения в последнюю минуту, будущие обязательства, работу, семью, здоровье и т. Д. Карта должен позволить вам ориентироваться во времени.

Так как же построить свою собственную карту?

Вот шаги, которые необходимо предпринять для эффективного плана управления временем:

1.Запишите:

1. - Что для вас самое важное; другими словами, ваши ценности и убеждения?
  - Что вдохновляет, мотивирует и дает надежду каждый день?
  - Чем вы хотите заниматься в ближайшие 5-10 лет?

Ответы будут служить вашим компасом при составлении карты.

1. - Затем вытащите календарь и отметьте важные вехи, которые вам необходимо выполнить в течение следующего года.
  - Теперь разбейте действия, необходимые для достижения ваших вех, на еженедельном, а затем на ежедневном уровне.

2. Запланируйте время каждую пятницу или в выходные дни, чтобы спланировать предстоящую неделю. Это также должно быть временем для размышлений о том, что для вас наиболее важно.

3. При планировании держите под рукой блокнот или приложение, чтобы вы могли записывать задачи, задания, задачи, идеи и т. Д.

4. Сгруппируйте похожие элементы вместе.Например, продукты для покупок и товары для дня рождения можно сгруппировать вместе, чтобы, когда появилось время, вы могли заняться обоими товарами одновременно.

5. Выделите время для выполнения рутинных операций. Это может быть время с членами семьи, увлечение хобби, спортом и т. Д. Инвестируйте в них, поскольку они помогают освежить и омолодить ваш разум и тело.

6. Составьте удобный контрольный список для общих вопросов, которые вам нужно решить утром. Это может быть выбор того, что приготовить на завтрак, какую рабочую одежду надеть и т. Д.Используйте контрольный список, чтобы избежать необходимости продумывать эти процедуры.

7. Подумайте о своем дне. В конце каждого дня уделите немного времени размышлениям о том, что вам нравится делать. Это поможет вам почувствовать себя более счастливым, более благодарным и более удовлетворенным.

Что планировать

У Илона Маска и Билла Гейтса есть интересный метод планирования своего времени в 5-минутных интервалах. Вы можете использовать их подход или любой другой, чтобы распланировать время для различных проектов.

Важно проявлять инициативу.Реактивный подход просто смотрит вперед к следующему действию; проактивный подход смотрит на всю картину и стремится к балансу и прогрессу в важных областях.

Чтобы быть активным, спланируйте идеальную неделю. Об этом говорит Майкл Хаятт. Он включает в себя создание простой электронной таблицы, в которой перечислены темы в верхней строке и области фокусировки в крайнем левом столбце.

Ваш идеальный план на неделю может быть примерно таким, как показано ниже.

Вышеупомянутое программное обеспечение называется Hubstaff Tasks, оно идеально подходит для личного управления проектами и планирования вашего времени.Доска Канбан позволяет создавать любые столбцы, которые вы хотите, и вы можете прикреплять карточки с названиями, цветами и ярлыками.

Это бесплатно для команд до пяти человек, поэтому вы можете бесплатно использовать его для личного управления временем.

Когда планировать

Когда лучше планировать?

Не ждите начала нового года. Нет лучшего времени для проактивного подхода, чем сегодня, поэтому начните прямо сейчас.

Не используйте разные календари для разных целей. Используйте только один, так как все мероприятия и встречи - часть вашей жизни, и вам будет проще отслеживать вашу продуктивность.

Выделяйте время каждую неделю, чтобы спланировать ее наперед. Во время этих занятий подумайте о прошедшей неделе, а затем спланируйте следующую неделю на основе:

1. - Ваш идеальный план на неделю
  - Цели, которых вы хотите достичь - вспомните аналогию с камнями, галькой и песком
  - Ваши обязательства или запланированные встречи, например, планы поездок и т. Д.
  - Мероприятия, которые омолодят вас

Отслеживание времени

Одна из проблем, с которыми вы столкнетесь, - это оценить, сколько времени вы тратите на различные виды деятельности.

Если вы хотите узнать, как проводить аудит времени, прочтите об этом здесь .

Планирование вашей недели дает вам общее представление о ваших следующих семи днях. Это позволяет вам расставлять приоритеты и переориентировать ваши задачи, не становясь жертвой других факторов. Если вас не устраивают ограничения календаря, возможно, вам может помочь такой инструмент, как Week Plan .

Карта также дает вам более точное представление о времени, которое вы потратили на различные действия, но только если вы отслеживаете с помощью приложения для отслеживания времени , такого как Hubstaff .

Настройте карту

После завершения процесса сопоставления и отслеживания вы сможете решить, что для вас наиболее важно.

В зависимости от затраченного времени и того, что вам удалось сделать, вы можете настроить свой план управления временем на предстоящую неделю.

Другие факторы, в которые стоит инвестировать и выделить время для

Теперь, когда у вас есть дорожная карта на неделю, другие занятия могут продвинуть вас дальше на пути к эффективному управлению временем и продуктивности.Найдите время для следующего.

Медитация

Преимущества для здоровья и психологии медитации уже широко известны, но исследование показывает, что она также может улучшить продуктивность и сосредоточенность.

Кроме того, медитация:

Вот простой способ начать работу:

1. Загрузите приложение Headspace .

2. Используйте его, чтобы медитировать утром первым делом.

Делайте это каждый день, чтобы выработать привычку медитировать и делать заметки о своем прогрессе в управлении временем и общей продуктивности в течение следующих нескольких месяцев.

Практикуйте благодарность

Практика благодарности может повысить продуктивность, помогая вам сосредоточиться на положительных моментах, что делает вас счастливее.

Психолог Роберт Эммонс, автор книги Спасибо! Как новая наука благодарности может сделать вас счастливее , провела исследования, чтобы доказать эту связь.

Другие исследования показали, что благодарность уменьшает негативные чувства и помогает достигать целей и принимать проницательные решения.

Так как же сделать так, чтобы благодарность стала повседневной?

Самый простой способ - вести список вещей, за которые вы благодарны. Другой - выразить благодарность окружающим с помощью благодарственных писем, электронных писем или письменных сообщений.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы спросить себя, за что вы благодарны. Перечислите пять вещей, людей или ситуаций.

Чувствуете стресс в течение дня? Найдите минутку, чтобы перечислить пять вещей, людей или ситуаций, за которые вы благодарны. Благодарность повышает продуктивность и счастье. Click To Tweet

По мере того, как вы приобретете привычку, вы также повысите свою продуктивность.

Мозговой дамп всех ваших дел

По мере прохождения недели будут появляться новые дела. Однако проблема с этими незакрепленными предметами, остающимися в нашем мозгу, заключается в том, что они увеличивают утомляемость от принятия решений. Они похожи на неиспользуемые компьютерные программы, которые используют оперативную память вашего компьютера, замедляя общую скорость и функции.

Освободите немного оперативной памяти, выгрузив список дел в приложение или на бумагу. Такие инструменты, как Evernote , Todoist и Nozbe , могут помочь в этом.

Тони Роббинс идет дальше, используя процесс , который он называет фрагментированием . Он перечисляет все свои дела, а затем группирует похожие. Затем он берется за каждый кусок.

Почему это продуктивнее?

Потому что это требует меньше умственной энергии и времени, чем прыжки от одного предмета к другому, а затем обратно.

Уберите беспорядок

Незавершенные задачи похожи на беспорядок, валяющийся на вашем столе или дома. Беспорядок отрицательно влияет на нашу способность концентрировать внимание и обрабатывать информацию. Иметь это так же плохо, как пытаться выполнять несколько задач одновременно.

Согласно исследованию , проведенному исследователями из Принстонского университета, множественные стимулы в нашем поле зрения конкурируют за внимание в нашем мозгу и снижают нашу способность обработки.

Психический беспорядок - тоже плохо. Джун Саруватари, автор книги Behind the Clutter , говорит, что даже откладывание заметок о встречах, которые необходимо просмотреть, не поможет, если задача остается у вас в голове до конца дня или пока вы ее не выполните.

Итак, перенесите отложенные задачи в список дел, как тот, о котором мы говорили выше.

Управляйте своей энергией, а не временем

Обратите внимание, как часто ваш мозг блуждает, когда вы делаете несколько разных вещей?

Как вы можете сосредоточить внимание и повысить продуктивность своих дней?

Секрет заключается в том, чтобы управлять вашей энергией и не столько вашим временем . Другими словами, разбивайте свои рабочие дни на темы, исходя из категорий работы, которые требуют от вас продвижения целей.

Например, в понедельник вы можете заниматься собраниями и административными задачами. Вторники будут посвящены развитию бизнеса и маркетинговым задачам. Среда предназначена для работы с клиентами, четверг - для назначения встреч и успеха клиентов.

Суть этого упражнения - регулярно продвигать самые большие задачи вперед. В противном случае вы будете повсюду и не сможете сосредоточиться.

Джек Дорси, генеральный директор и соучредитель Twitter, клянется, что этот процесс поможет ему оставаться организованным.Посмотрите его интервью с Techonomy ниже:

Используйте административные задачи для заполнения пустых временных интервалов

Мы рассмотрели опасность закона Паркинсона ранее. Но что делать, когда в вашем календаре есть свободные места?

Возникнет соблазн выделить дополнительное время на работу, связанную с работой. Вместо этого выделите время для менее требовательных задач, таких как обработка ваших учетных записей, обновление изображений в блоге, администрирование и т. Д.

Используйте принцип разбиения на части, чтобы организовать свои задачи на основе связанных групп и времени, которое требуется для их выполнения.Сочетание рабочих действий с административными задачами, как позволяет ваш календарь, сделает вас более продуктивным, даст вашему мозгу отдохнуть и не даст вам отстать.

Импульс является ключевым

Первый закон движения Ньютона гласит: :

«Тело в состоянии покоя будет оставаться в покое, а тело в движении будет оставаться в движении, если на него не действует внешняя сила».

Этот закон может применяться, если вы настроились на продуктивный день. Если вы продуктивны в первые несколько часов дня, то, скорее всего, останетесь продуктивными и в остальное время.

Профессор Тереза Амабиле из Гарвардского университета изучила дневниковые записи сотрудников семи компаний и обнаружила, что принцип Progress Principle имеет большое влияние на продуктивность человека. Она обнаружила, что у людей появляется мотивация, если они добиваются прогресса в осмысленной работе. Чем больше они испытывают это чувство прогресса, тем больше у них шансов быть творчески продуктивными в долгосрочной перспективе. Это основа для термина «Принцип прогресса».

Удалите отвлекающие факторы из своего почтового ящика

Электронная почта - важный рабочий инструмент, но сама по себе не имеет большого смысла. Использование нулевого почтового ящика и других приемов управления электронной почтой может временно удовлетворить, но что произойдет, когда почтовый ящик снова начнет заполняться?

Исследование показывает, что люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты.

Люди тратят в среднем 30 часов в неделю на проверку новой электронной почты. Вот как провести это время более продуктивно.Click To Tweet

Лучший способ избавиться от отвлекающих факторов в почтовом ящике - это сначала указать электронному письму определенное время в календаре. Не начинайте день с электронной почты, потому что тем самым вы строите день вокруг потребностей других людей.

Используйте кнопки удаления или архивирования, чтобы удалить все сообщения, которые могут вас отвлечь. В остальном действуйте немедленно, если проблему удастся решить в течение следующих 2 минут; в противном случае отметьте это и вернитесь к нему, когда сможете.

Делегируйте и не бойтесь сказать «нет»

Мы уже знаем, что важно минимизировать усталость от принятия решений.Но как фрилансер или владелец бизнеса вы часто принимаете решения о повседневных задачах наряду со стратегическими решениями. Итак, как вы можете сосредоточиться на более стратегических решениях и уменьшить количество повседневных решений, которые вам нужно принимать?

В какой-то момент вам нужно будет делегировать полномочия, чтобы вас не перегружали незначительные решения, которые вам нужно принять.

Чтобы делегировать полномочия эффективно, знайте, каковы ваши приоритеты на год и как это повлияет на деятельность в ближайшие недели.Как только вы определитесь со своими приоритетами, вы можете использовать принцип Парето или правило 80/20, чтобы делегировать решения, которые снизят вашу стратегическую направленность.

Эффективное делегирование требует практики, и очень важно знать, какие задачи можно делегировать. Сюда могут входить:

1. - Повторяющиеся задачи, которые вписываются в ваш рабочий процесс
  - Задачи с четко определенными процедурами и конечными результатами
  - Административные задачи, требующие небольших специальных знаний или опыта

Тот же принцип также помогает отказываться от вещей, которые могут отвлечь вас от ваших приоритетов.

Загрузите наш пакет для управления командой

Управляйте работой и командами лучше с помощью нашего контрольного списка для адаптации, опроса сотрудников и многого другого. Все бесплатно в нашем пакете управления командой.

Скачать бесплатно

Делайте перерывы

Учтите это:

1. - Исследования показали, что умеренные физические упражнения могут повысить продуктивность и творческие способности на два часа после этого.
  - Исследования также показывают, что те, кто поддается отвлечению один раз в час, добиваются большего успеха, чем те, кто просто продолжает заниматься без перерыва.

Итак, как можно делать перерывы, чтобы сосредоточиться и повысить продуктивность?

1. - Используйте метод управления временем Pomodoro для работы в спринте: иными словами, работа трудно с глубоким фокусом в течение коротких периодов времени.
  - Делайте перерывы для восстановления. Между каждым спринтом восстанавливайтесь и освежайте свою энергию и сосредоточьтесь, делая перерыв.

Составьте свои планы

Теперь, когда у вас есть стратегии управления временем, шаги и инструменты, которые помогут составить карту вашей недели и уменьшить стресс, вам нужно проявить инициативу.

Может показаться, что это много работы, но выделите время для себя и начните процесс. Составьте свою идеальную неделю, а затем создайте карту недели. Отслеживайте время на занятиях, а затем корректируйте планы на основе имеющихся данных.

Возврат, который вы испытаете на этом вложении времени, сдвинет иглу с ваших целей и общего счастья.

Этот пост был опубликован в марте 2018 года и обновлен в сентябре 2019 года.

. .

7 шагов, чтобы сосредоточиться на самом важном

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Вы когда-нибудь чувствовали, что в неделе просто не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите сделать?

В воскресенье вечером вы можете подумать, что у вас впереди целая неделя, чтобы поработать над своими проектами, встретиться со старым другом, получить предложение, в дополнение ко всем типам вещей по дому, которые просто ждем, чтобы сделать.

Но почему-то - и это никогда не подводит - вы моргаете, и наступает пятница.

Я так часто говорю себе и другим людям, что у меня просто нет времени делать XYZ– и , я испытываю стресс из-за того, что я мало сплю, потому что мне нужно не ложиться спать, чтобы закончить повседневные вещи.

Это заставляет меня задуматься, как люди, у которых на тарелке даже на больше вещей, чем у меня, вообще функционируют.

В последнее время я стал более объективным в своем еженедельном расписании, чтобы сократить те короткие промежутки времени, которые тратятся впустую и складываются в итоге.Я стал строго организовывать свой график, и я обнаружил, что теперь могу прожить неделю, чувствуя себя более успешным, чем когда-либо прежде.

( Боковое примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь - читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других людей и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей от этот веб-сайт .)

В этой статье я рассмотрю 7 шагов, которые покажут вам, как спланировать свою неделю таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно, чтобы вы могли более эффективно и эффективно использовать свое время .

Давайте перейдем к делу.

7 шагов к планированию недели

1. Взгляните на картину в целом.

Рекомендуемое время: 1 час

В воскресенье вечером перед началом недели (или в любое удобное для вас время) просмотрите всю свою неделю на одной странице, ведете ли вы свое расписание в дневнике. наберите в планировщике или в приложении.

Какие события выдаются на этой неделе, кроме рутинных? У вас есть какие-то большие сроки, которые нужно соблюдать? Каковы ваши приоритеты? Где у вас есть место, чтобы добавить что-то незапланированное, что может произойти?

Также посмотрите, есть ли что-нибудь, что отличает эту неделю от других.Возможно, вам нужно отправиться в командировку или подготовиться к тому, что гости придут к вам домой на выходные. Или, может быть, вы идете на прием к врачу прямо в среду. Просто посмотрите на картину в целом, чтобы получить представление о чем-то необычном.

Наконец, подумайте о своих целях на неделю. Независимо от того, являются ли это личные или профессиональные цели, посмотрите на свое визуальное представление о предстоящей неделе, чтобы увидеть, где вы можете потратить некоторое время, работая над этими целями. Вам пока не нужно устанавливать это время в камне, но помните об этих целях, продолжая планировать свою неделю.

2. Отметьте повторяющиеся события.

Рекомендуемое время: 10 минут

Отметьте повторяющиеся временные блоки, на которые вы выделяете время каждую неделю. Это может быть еженедельное собрание персонала или что-то еще, связанное с работой, но важно помнить и о личных повторяющихся событиях, которые вы также цените.

Может быть, вы ходите в спортзал на час каждый день или проводите полчаса ночью за чтением или игрой со своим ребенком.Независимо от того, что вы расставляете по приоритетам в своей жизни, помимо карьеры или повседневных обязанностей, выделите время для первых .

Относитесь к этим временным блокам, как к любой другой встрече, и храните их в камне. Зачем? Потому что вы не можете вращать личную жизнь вокруг рабочего графика. Конечно, вы, вероятно, придерживаетесь разумного рутинного графика работы каждую неделю, но в то время, которое предназначено для проведения времени с семьей или занятия хобби, которые вам нравятся, эти вещи не могут отойти на второй план.

Фактически, Forbes отмечает, что сожаление №1, которое люди испытывают в конце своей жизни, связано с тем, что они так много работают за счет своей семьи. Кроме того, в книге Бронни Уэр Пять главных сожалений умирающих: жизнь, преображенная дорогим уходом, она рассказывает о своем опыте работы в сфере паллиативной помощи и о том, как ее пациенты часто выражали сожаление о том, что потратили так много времени и энергии на лечение. работать вместо того, что действительно имело для них значение.

Найдите время для себя, своего здоровья и своей семьи - и придерживайтесь этого.

3. Планируйте свои большие обязательства.

Рекомендуемое время: 20 минут

Слышали ли вы об аналогии с камнями, камнями и песком для управления временем? Эта аналогия ссылается на тот факт, что когда вы наполняете банку камнями, она становится полной. Затем, если вы добавите немного гальки, которая сможет перемещаться по камням, чтобы заполнить промежутки, банка все равно будет полной. Наконец, если вы добавите в банку песок, чтобы заполнить еще более мелкие зазоры, банка на все еще будет заполнена на .Однако, если вы удалите песок и гальку, у вас все равно останется банка, которую можно будет считать полной.

Камни в этой аналогии представляют самые важные вещи в вашей жизни. Это может быть большой проект, над которым вы работаете, ваша семья, ваше здоровье - все, что является основным направлением вашей жизни и действительно придает ей смысл.

Камешки олицетворяют в вашей жизни то, что добавляет смысл, но приходит и уходит. Это такие вещи, как друзья, хобби и домашние проекты.

Песок представляет собой небольшие дела, которые вы выполняете, например, выполнение поручений или даже просмотр телевизора. Ваша жизнь все еще имела бы смысл, если бы песок был вынут из вашей банки (то есть, если вы не попали в химчистку сегодня, ваша жизнь не потеряет свой смысл).

Вы хотите спланировать свою неделю вокруг своих камней. Помимо того, что вы проводите время с семьей и делаете то, что является для вас ценным, например, упражняетесь или практикуете свою духовность, вы должны учитывать большие задачи, которые имеют отношение к тому, что вы делаете в жизни прямо сейчас .Например, если вы студент, выделение свободного времени для учебы станет препятствием в вашем расписании, потому что это очень важно для достижения долгосрочной цели.

4. Заполнить пробелы.

Рекомендуемое время: 20 минут

Помните, в первом шаге вы уделили несколько минут тому, чтобы обдумать свои цели на неделю? Вот где они вступают в игру. Это может быть так же просто, как совершить большую поездку за продуктами, потому что у вас закончилось много предметов первой необходимости, поменять масло или, наконец, заняться поломкой (заполните поле), которая сводила вас с ума в течение нескольких недель.

После этого у вас, надеюсь, будет каждый временной интервал в вашем расписании на неделю. Это не означает, что вы будете активно заняты каждую секунду каждого дня, так как вы также можете выделить время для перерывов или для чтения книги для удовольствия, это просто означает, что вся ваша неделя организована таким образом, чтобы помочь вы эффективно продвигаетесь к своим целям и сохраняют смысл в вашей жизни. Ваша неделя запланирована со структурой.

Планирование с учетом ваших крупных обязательств позволит вам достичь ваших долгосрочных целей.

Вы можете (и должны) также запланировать некоторое время буфера, чтобы учесть возможные задержки, такие как трафик или слишком долгая встреча. Слегка распределите свои обязательства, чтобы они не слились воедино к концу дня. План того, как вы проведете свою неделю, поможет вам подойти к ней с планом атаки.

5. Обращайтесь с неожиданно возникающими вещами сразу же - до того, как они выйдут из-под контроля.

Время Рекомендуемое: столько, сколько потребуется

После того, как вы составите для себя этот строгий график, неизбежно возникнут вещи, которые вас сбивают с толку.Если это что-то, что вы можете делегировать кому-то другому или действительно можете отложить на другой раз, то сделайте это. Однако, если в то время это что-то может показаться незначительным, но может обернуться катастрофой для вас и вашей семьи, если вы оставите это без присмотра, найдите время, чтобы разобраться с этим немедленно.

Например, предположим, что вы испытываете боль в груди, получили письмо из налогового департамента, учитель вашего ребенка позвонил вам с некоторыми проблемами или хороший друг позвонил вам посреди ночи с некоторыми глубоко личными проблемами.

Может показаться, что эти сценарии можно отложить всего на несколько дней, особенно если у вас нет времени разобраться с ними прямо сейчас. Тем не менее, все эти случаи могут быстро превратиться в катастрофу, из-за которой повседневные задачи, которые вы выбрали в качестве приоритетных, когда событие началось изначально, казались довольно незначительными.

Если возникает проблема, подобная перечисленным выше, задайте себе несколько вопросов, прежде чем решить игнорировать ее. Что самое худшее, что может случиться, если я оставлю его на потом, чтобы заняться? Как ситуация может негативно повлиять на мою семью или друзей? Какие менее важные задачи в моем расписании на сегодня я могу отложить в сторону? Какие простые вещи я могу сделать, чтобы решить эту проблему сегодня? Если сегодня я абсолютно ничего не могу с этим поделать, когда я смогу решить эту проблему?

Быстрый уход за вещами и обращение с ними сэкономят вам время и стресс в долгосрочной перспективе.

Хотя эти сценарии могут быть неудобными и могут нарушить ваш день, немедленное рассмотрение их может сэкономить ваше время и стресс в долгосрочной перспективе. По прошествии времени ваша мотивация будет падать, и ваш прогресс будет падать, поэтому примите меры как можно скорее.

Подобно этому, но, возможно, менее критично, выполняет любую быструю задачу, которую необходимо выполнить немедленно. Идея здесь в том, что если вы игнорируете мелочи, которые встречаются на вашем пути, думая, что они не важны или вы можете просто вернуться к этому позже, все они накапливаются и в конечном итоге становятся большим бременем.

Например, вы закончили завтракать и бросили блюдо в раковину, чтобы с ним заняться позже. Однако когда наступит «позже», и вы проделаете это 20 раз, вам придется выделить значительное количество времени на мытье посуды. Если возникает что-то, на выполнение которого у вас уйдет меньше двух минут, просто найдите время и сделайте это прямо сейчас. Поступая так последовательно, вы не получите длинный список черных задач, которые необходимо выполнить.

6. Делайте ежедневный обзор.

Рекомендуемое время: 5–10 минут дважды в день

Каждое утро взгляните на свой день.Подумайте о задачах, которые поставлены на определенное время, и быстро составьте мысленный план того, сколько времени вам потребуется, чтобы добраться туда, и, следовательно, сколько времени вам нужно, чтобы покинуть одно место, чтобы добраться до другого. Затем подумайте обо всем, что нужно решить как можно скорее, например о сообщениях об экстренной связи, о быстром звонке любимому человеку в день его рождения или о записи на прием к врачу.

Тогда, в отношении блоков времени, которые вы отвели для своих «камней», какие конкретные задачи вы можете выполнять, чтобы эффективно использовать свое время? Таким образом, вы берете большие отрезки времени и конкретизируете их с детальными целями.

Посмотрите на все, что может занять больше времени, чем ожидалось, и как это повлияет на остаток вашего дня. Есть ли у вас место для маневра или есть что-то, что вы могли бы предварительно отложить на завтра, если бы это произошло?

Посмотрите на свои задачи 80/20, а также на то, что у вас есть в расписании на день, чего вы в основном боитесь. Вы хотите сделать это как можно скорее. Это поможет вам эффективно проводить время, работая над достижением целей. и помогут вам не откладывать то, что нужно закончить.

Во-первых, вы хотите получить максимальные результаты с наименьшими усилиями, и именно здесь вступает в игру правило 80/20. После того, как вы сможете точно определить, какие 20% ваших задач приводят к 80% ваших результатов, сосредоточьтесь на этих критических задачах. Вы должны тратить время на это каждый день, чтобы эффективно использовать свое время.

Делай свой ежедневный обзор, ты должен относиться к своему еженедельнику как к живому документу.

Во-вторых, если есть какие-то задачи, которых вы просто не можете избежать, сначала вычеркните их из своего списка, чтобы не отталкивать их.Эти ужасные задачи могут быть личными или профессиональными. Вам нужно перезвонить недовольному клиенту? Сделайте это с утра. Позвонить свекрови, чтобы поздравить с Днем Рождения? Просто сделай это. Уберите это из своего списка и выбросьте из головы, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, на которых хочет, чтобы сосредоточился.

Тогда вы собираетесь повторить этот период проверки, когда ваш день закончится. Чего вы добились? Что еще не сделано? Какие препятствия вы сможете избежать завтра? Произошло ли сегодня что-нибудь, что повлияет на ваш план на завтра?

Вы должны относиться к своему еженедельному плану как к живому документу, поэтому вам, возможно, придется переделывать кусочки головоломки несколько раз в течение недели.Матрица Эйзенхауэра - очень полезный инструмент, который вы можете использовать при попытке изменить свое расписание, особенно если оно кажется переполненным. Этот инструмент поможет вам определить ваши срочные и важные задачи вплоть до задач, которые вы потенциально можете устранить.

Чтобы улучшить планирование вашей недели, вот несколько бесплатных шаблонов еженедельного строгального станка, которые помогут вам лучше организовать работу.

7. Оставайтесь последовательными.

Следите за своим расписанием. Если вы собираетесь потратить время на планирование своей недели так, чтобы она была продуктивной и в конечном итоге преуспела в достижении своих целей, вы не можете позволить себе упустить ситуацию.Это не только соблазнит вас выбросить все из окна и начать неэффективно расходовать время, но и повлияет на вашу способность действовать в будущем.

Если вы будете оставаться последовательными, планируя свою неделю и придерживаясь своего графика, вы обнаружите, что у вас больше мотивации, и вы начнете выполнять больше задач, чем вы когда-либо предполагали. Это чувство направления и структуры даст вам чувство покоя, потому что вы определите время и место для всех своих обязательств.Если вы начнете отставать, вся ваша неделя может испариться - и именно тогда вы начнете говорить себе, что у вас нет времени что-либо сделать.

Последние мысли о том, как спланировать свою неделю

Если вы постоянно добираетесь до обеда в пятницу и задаетесь вопросом, куда прошла неделя, попробуйте этот метод создания плана. Это поможет вам в конечном итоге сосредоточиться на действительно важных вещах в вашей жизни, а не тратить время на мелкие, незначительные задачи, которые излишне превратились в большие дела.

При планировании недели начните широко, а затем переходите к конкретным деталям. Будьте готовы проявить гибкость и научитесь расставлять приоритеты в своих задачах таким образом, чтобы у вас было время сосредоточиться на том, что для вас наиболее важно. Если взглянуть на свое расписание более «техническим» способом, вы сократите время, которое вы тратите на бесцельную «работу» в течение недели.

Наконец, если вы хотите еще один позитивный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

Конни Стеммле - профессиональный редактор, писатель-фрилансер и писатель-призрак. Она имеет степень бакалавра в области маркетинга и степень магистра в области социальной работы. Когда она не пишет, Конни либо проводит время со своей 4-летней дочерью, занимается бегом, либо прилагает усилия в своем сообществе для обеспечения социальной справедливости.

12 советов по управлению временем для достижения успеха, как эффективно управлять временем

Советы по управлению временем

12 советов по управлению временем для достижения успеха

Вы когда-нибудь задумывались о том, сколько еще вы могли бы сделать, если бы у вас было всего несколько часов в день? Разве не кажется, что если бы у вас было больше времени, вы могли бы достигать большего с каждым днем и достигать более крупных целей еще раньше?

Правда в том, что времени больше ни у кого нет - и оно никому не нужно.Подумайте о великих новаторах, таких как Ричард Брэнсон, Билл Гейтс или Арианна Хаффингтон - у этих людей нет доступа к лишним часам. У них такое же количество минут в день, как и у вас, но, похоже, они добиваются гораздо большего. Как такое возможно?

Вы могли бы правильно указать, что у этих людей есть много дополнительных ресурсов в их распоряжении, но это не всегда так. Многие ведущие новаторы мира начинали с того же количества ресурсов, что и у вас сейчас.Это потому, что достижение ваших целей зависит от того, насколько изобретательными вы можете быть с тем, что вам доступно.

Самый ограниченный ресурс, который у нас есть, - это время. Но когда вы научитесь эффективно управлять временем, вы не только достигнете большего, но и разовьете в своей жизни большее чувство удовлетворения.

Общие советы по тайм-менеджменту

Освоение этих основных советов по тайм-менеджменту поможет вам выполнять повседневные задачи более эффективно. и восстанавливают время, которое вы, возможно, не осознавали, что вам не хватало.

Совет по тайм-менеджменту 1. Метод быстрого планирования

Это совершенно новый образ мышления

Метод быстрого планирования Тони Роббинса (RPM) - это больше, чем просто эффективная система управления временем - это еще и мощный способ определить, что для вас наиболее важно, и выделить шаги, которые необходимо предпринять, чтобы этого добиться. RPM просит вас определить, что вы хотите, определить, почему вы этого хотите, а затем перечислить шаги, необходимые для достижения цели. Связывая ваши задачи с вашими конечными целями, RPM помогает вам максимизировать чувство удовлетворения, помогая достичь желаемых результатов.

Когда вы определяете, чего хотите и имеете четкую цель в уме, вы можете сосредоточиться на этой цели, чтобы энергия текла к ней. Затем пришло время сформулировать конкретные цели или показатели того, как вы будете оценивать свои результаты. Например, не ставьте своей целью «Я хочу получить повышение на работе». Вместо этого задайте себе конкретные параметры, которые помогут вам достичь своей цели. Например: «Я хочу управлять четырьмя сотрудниками и получать повышение зарплаты на 10 процентов к третьему кварталу года» - это гораздо более конкретная цель, и ее гораздо легче разбить на шаги, необходимые для ее достижения.

Планирование

RPM позволяет отказаться от списка дел и предлагает создать план действий. Ваш план позволяет вам сосредоточиться на том, что действительно важно для вас, и на том, как измерить ваш прогресс, а не на том, чтобы отмечать пункты из списка.

Совет по тайм-менеджменту 2: разбиение на части

Переосмыслить способ решения задач

Ищете лучшие советы по тайм-менеджменту? Чувствуете себя перегруженным слишком большим количеством задач? Попробуйте разбить на части.Разделение на части - это процесс группирования информации в управляемые фрагменты, чтобы вы могли использовать их для эффективного достижения желаемого результата без стресса.

Три этапа разбиения на части

Шаг 1:

Запишите свои идеи в письменной форме - это называется фиксацией. Задокументируйте каждую задачу, которую необходимо выполнить, а также каждую цель, ситуации и идеи, требующие вашего внимания. Запишите все это; вы можете отсеять вещи и отсортировать их позже.Делайте это всю неделю.

Шаг 2:

Ищите общие темы среди того, что вам нужно сделать. Разбивайте предметы по разным областям вашей жизни, таким как фитнес, семья и деньги.

Шаг 3:

Наконец, решите, какие задачи и элементы действий являются наиболее важными в каждом блоке или категории в зависимости от срочности и настроек. Конечным результатом должен быть генеральный план с приоритетными подкатегориями, который поддерживает все сферы вашей жизни актуальными и сбалансированными.

Вы устранили бесконечный список задач в пользу создания блоков задач, которые напрямую связаны с желаемыми результатами. Вы можете перейти на новый уровень с планировщиком жизни RPM. Такое смещение фокуса приводит к огромным и значимым изменениям в вашей жизни и позволяет естественным образом включать некоторые из лучших советов по управлению временем в свой распорядок дня.

Совет по управлению временем 3: Цели времени

Решите, на чем нужно сосредоточить свою энергию.

Баланс работы и личной жизни важен, но и ваше время тоже. Сосредоточившись на самом важном для вас, вместо того, чтобы уступать тому, чего, по вашему мнению, от вас ждут, вы освободите больше времени для работы над тем, что действительно приносит пользу вашей жизни. Цели по времени разделены на четыре зоны продуктивности и выполнения, которые помогут вам оценить, как вы проводите свое время.

Зона 1: Самое важное в жизни

Вы хотите работать в этой зоне, когда это возможно.В Зоне 1 вы тратите время на то, что приносит вам пользу, и на достижение своих целей. В идеале вы можете проводить здесь 100% своего времени, но на самом деле у вас будут другие требования к вашему времени. Старайтесь проводить как минимум 65% своего времени в Зоне 1, чтобы создать полноценные отношения и найти смысл в своей работе.

Зона 2: Вещи, которые нельзя планировать в жизни

Вы можете запланировать только определенное количество времени, прежде чем произойдет что-то неожиданное. Неважно, возникла ли у вас чрезвычайная ситуация в семье или на работе, опаздывает поезд или вы получили травму, постарайтесь проводить здесь не более 20% своего времени.

Зона 3: В стрессе вы проводите здесь время

Жизнь временами может быть стрессовой, независимо от того, в каком состоянии вы находитесь. Когда вы чувствуете, что вас втягивает в занятую работу или дела, которые могут быть выполнены кем-то другим, попросите себя объективно взглянуть на ситуацию. Приносит ли эта задача ценность вашей жизни? Если эти задачи не приближают вас к вашим целям или не создают для вас дополнительной ценности, сделайте все возможное, чтобы избежать их в будущем. Вы не хотите проводить здесь больше 10% своего времени.

Зона 4: Когда вы истощены, вы работаете в Зоне 4

Каждому нужно время, чтобы восстановить связь с самим собой. Это важный способ снять стресс и расслабиться, но только на короткий период времени. Слишком частый уход из других зон приведет к потере импульса, и тогда вы потеряете контроль над своими целями и начнете чувствовать себя неудовлетворенным.

Делайте перерывы, когда это абсолютно необходимо, но старайтесь не проводить в этой зоне более 5% своего времени.

Совет по управлению временем 4: используйте N.E.T. время

Превратите моменты «простоя» в моменты продуктивности

То, что вы ежедневно кормите своим умом, формирует ваш образ жизни. Но слишком многие люди считают, что у них «нет времени» давать своему разуму информацию, которая может помочь им добиться реальных, конкретных результатов и осуществить свои мечты. Используя свой N.E.T. время - то есть ваше время без дополнительного времени - вы можете максимально использовать свой день.

Каждый день каждый на планете выполняет задачи, которые занимают наше тело, но не разум. Вместо того, чтобы «отключаться» и тратить драгоценные минуты на просмотр телевизора или позволять мыслям блуждать в дороге, что, если бы вы использовали это время, чтобы накормить свой разум? Слушайте подкаст, когда едете на работу и с работы, или записывайте несколько идей для своего последнего проекта, сидя в зале ожидания. Собирая минуты отсюда и оттуда, вы можете добавить к часам времени, которое вы можете посвятить своим целям.

И если вы стремитесь максимально использовать свое время и достичь своей мечты, почему бы не заполнить свой N.E.T. время с лучшей информацией, лучшим вдохновением, лучшим коучингом, разработанным специально для ускорения ваших результатов за очень короткое время? Начиная со своего самого первого блокбастера Personal Power System, Тони Роббинс разрабатывал продукты специально для использования мощности N.E.T. время, чтобы превратить эти ранее «потраченные впустую» моменты в короткие, но важные уроки личных достижений.Содержимое каждого компакт-диска разделено на удобные и доступные «куски» советов по управлению временем для работы и личной жизни, которые каждый может прослушать, усвоить и принять меры примерно за 25 минут или меньше. Лучше всего то, что эти уроки занимают без дополнительного времени в день.

Совет 5: работайте с тренером по результатам

Позвольте профессионалу помочь вам изменить ваши приоритеты и график

Чувствуете, что вам нужна дополнительная помощь в освоении советов по тайм-менеджменту? Даже самые успешные люди в мире делают это не в одиночку; они опираются на других за поддержкой.Работа с тренером по результатам - это самый эффективный способ отточить то, чего вы действительно хотите, разработать план для достижения своих целей и выполнить их в соответствии с графиком. Профессиональный тренер возьмет на себя ответственность за достижение конечной цели и поможет усвоить эти полезные советы по управлению временем. Запланируйте бесплатное 30-минутное занятие с тренером сегодня и начните работать над достижением действительно выдающейся жизни.

7 эффективных советов по управлению рабочим временем

Выполнение приведенных выше советов поможет вам научиться более эффективно управлять временем, но вы также можете предпринять дополнительные шаги, чтобы сделать свое время на работе более продуктивным.Эти советы по тайм-менеджменту для профессионалов помогут вам взять свой день под контроль и создать окончательную формулу успеха.

Совет 1:

Избавьтесь от обычного отстойного времени, такого как ненужные встречи или слишком много времени в социальных сетях.

Совет 2:

Ограничьте количество проверок электронной почты до трех или четырех раз в день.

Совет 3:

Сведите к минимуму отвлекающие факторы, закрыв дверь офиса и оставив только определенное «время работы», когда сотрудники или коллеги могут входить, чтобы поговорить.

Совет 4:

Переведите телефон в беззвучный режим и скрывайте его из виду, если вам не нужно его использовать или вы не ждете звонка.

Совет 5:

Работайте над истощающими или ресурсоемкими задачами блоками по 20 минут.

Совет 6:

Делайте перерыв каждые пару часов. Встаньте, потянитесь и отправьтесь на прогулку. Изменение физического состояния поможет вам зарядиться энергией до конца дня.

Совет 7:

Делегируйте все, что можете, если у вас есть такая возможность.Есть ли задача, которую мог бы выполнить сотрудник вместо вас? Назначьте это им и дайте им шанс проявить себя.

Использование этих советов по управлению временем на работе поможет вам сделать больше за меньшее время и позволит вам переключить свое внимание на другие личные цели.