Как научиться планировать свой день чтобы все успевать


Советы для тех, кто хочет эффективно планировать свой день

Вам знакомо чувство паники перед приближающимся дедлайном? Когда понимаешь, что время пролетело, а окончание задачи не виднеется даже вдали. Бывало, что я не успевала выполнить поручение, хотя записывала сроки и вносила задачу в план на день. 

  • Я решила разобраться, что с моим планированием не так и почему список дел не работает. После изучения ряда книг и просмотра вебинаров по тайм-менеджменту я определила ошибки и нашла способы, как планировать день эффективно. Проверила их работоспособность и хочу поделиться итогами с вами.

1. Найти подходящий инструмент планирования

Инструмент первый: календарь как список дел

Сегодня нам предлагается множество инструментов, которые помогут распланировать день: от блокнотов с ручкой до компьютерных программ, которые будут составлять список за вас. Важно методом проб и ошибок найти подходящий именно вам. 

  • Я начинала составлять списки с блокнота, записывала рабочие задачи, которые предстоит выполнить, фильмы, которые хочу посмотреть. Но со временем поняла, что мне некомфортно, когда рядом с конспектом рабочей встречи есть напоминание о том, что нужно записаться с собакой к ветеринару. Пробовала пользоваться двумя блокнотами: для работы и личной жизни, но в итоге либо забывала один дома, либо оба занимали слишком много места в сумке. Так я выяснила, что блокнот мне не подходит, теперь я использую его для конспектов или быстрых заметок, которые потом переношу в телефон. 
  • В итоге я опробовала 12 программ для составления списков дел: блокноты, планировщики, заметки. В итоге остановилась на календаре, который синхронизирован между компьютером и телефоном. Использую один календарь для работы и личной жизни. Это удобно тем, что коллеги видят мою занятость при планировании встреч, а я настраиваю напоминания на телефоне о делах, которые предстоит сделать.
  • Заношу в календарь все дела, начиная с рабочих встреч, заканчивая стиркой и приготовлением еды. Так я трезво оцениваю возможности, знаю, сколько времени потрачу на ту или иную задачу. В течение недели список может меняться и корректироваться, для этого оставляю получасовые зазоры между запланированными делами. Для меня это самый рабочий инструмент, который не отвлекает, а наоборот, помогает сосредоточиться на том, что необходимо сделать.

Инструмент второй: заметки в телефоне

Еще один инструмент планирования, которым я пользуюсь, — заметки в телефоне. В заметках планирую бюджет на месяц, составляю списки покупок и дел, которые нужно сделать перед путешествием. Также записываю новые идеи для статей или вебинаров, которые могут прийти в любое время и в любом месте. Визуально разделяю такие заметки по цветам:

  • синий — для рабочих, желтый — для семейных, фиолетовый — для личных. Так я могу быстро найти нужную мне заметку. 

Оба инструмента синхронизирую между собой. В календарь заношу задачу, например «спланировать траты на месяц», а планирую траты уже в заметках. В календаре настраиваю напоминания на особо важные дела, которые могу забыть. Например, передать показатели счетчиков или принять лекарство. Эти два инструмента планирования подходят мне больше всего, но я смогла это понять, только перепробовав десяток других. 

  • Не бойтесь пробовать и искать. Чем комфортнее будет ваш планировщик, тем чаще вы будете им пользоваться.

2. Составлять список дел с учетом бытовых планов и обязанностей

Моя первая и основная ошибка в планировании заключалась в том, что я вносила в план на день только «очень важные» задачи. Написать статью, прочитать 100 страниц книги, написать план по завоеванию мира. И каждый день, когда я не выполняла и 20% от всего списка, я очень расстраивалась. Я не понимала, почему все вокруг так много успевают, а я только два пункта зачеркнула. Шла искать информацию том, как бороться с прокрастинацией и быть еще эффективнее. Так я сама закапывала себя в яму. 

Когда я поняла, что дело с мертвой точки не двигается и я никак не могу выйти за пределы двух-трех крупных задач, я решила, что пора проанализировать, что идет не так.

  • В один день я стала записывать все дела, которые выполняю. Мне было интересно, куда уходит мое время. Я ожидала увидеть пробелы в моей продуктивности в виде прокрастинации — валянии на диване и просмотре сериалов. Я отчаянно хотела победить лень. Каково было мое удивление, когда в конце дня в списке было: почистила картошку, поставила варить картошку, погуляла с собакой, помыла собаку, помыла ванну, сделала салат из картошки, помыла посуду. И никаких сериалов! Оказалось, бороться нужно не с прокрастинацией, а с нерациональным планированием. Я составляла список «развивающих и рабочих» задач, не учитывая, что половину моего дня занимают бытовые дела, которые я не могу отложить.

У каждого из нас есть ряд бытовых обязанностей, которые мы должны выполнять каждый день. Часто эти дела занимают весомую часть нашего свободного времени. Поэтому нельзя не учитывать их при составлении плана на день. Поддержание порядка в доме положительно сказывается на нашей продуктивности, а правильный баланс между работой и отдыхом помогает не выгорать. 

Лайфхак: можно разделить свои заметки по сферам жизни: работа, дом, личное. Это помогает упорядочивать списки, чтобы не потеряться в одном очень большом списке. При планировании я беру дела из этих списков и составляю один большой план на день или неделю. Если дело становится несрочным, то переношу его обратно в тематическую заметку, если дело сделано — удаляю из обоих списков. Так разделять удобно, когда заметок накопилось очень много и сложно в них ориентироваться. Если у вас их немного, то можно хранить все в одном списке.

3. Уйти от многозадачности к качественному выполнению небольшого количества задач

Одна моя знакомая жаловалась на то, что у нее не получается планировать. На вопрос, 
в чем заключается проблема, она стыдливо опустила глаза и еле слышно прошептала:
«Я никогда не выполняю план...» Мне стало очень интересно посмотреть на план, который никак не удается выполнить. Последний состоял из 27 дел, 15 из которых физически выполнить за сутки было нельзя.

Частой ошибкой при планировании становится излишняя многозадачность. Для чего планировать, если в плане две задачи? Если составлять план, то только грандиозный. К сожалению, грандиозные планы разбиваются о недостаток времени и сил, после чего забрасываются насовсем.

Когда я спросила свою знакомую, по какому принципу она составляет список дел, она ответила: «Все, что нужно сделать!» Выяснилось, что у задач не было четкого дедлайна. Для чего их нужно было выполнять все в один день — непонятно. Тогда я задала определяющий вопрос: для чего она составляет список дел? Она ответила, чтобы видеть, что день прошел не впустую. В ответе содержалась ошибка, на крючок которой и я однажды попалась. 

Часто мы составляем планы и списки для того, чтобы самоутвердиться в собственных глазах. Перед нами возникает иллюзия: чем больше задач за день я выполню, тем я продуктивнее. Но это ошибка, из-за которой наши ожидания о планировании рушатся и мы делаем вывод, что нам это не подходит.

При планировании нужно понимать цель. Нас интересует результат. Мы работаем не на количество, а на качество. Важно не количество прочитанных книг, а качество материала, который мы из них усвоим и сможем применить в жизни.

  • Поэтому начинать планирование нужно с малого, постепенно вырабатывая навык, который в будущем будет экономить силы и время. Планирование позволяет держать перед глазами главную цель и не сходить с пути. Но взамен требует осознанности и терпения. 

4. Фиксировать выполненные задачи и количество времени, которое на них уходит

Бывает за день мы выполняем очень много дел, жалуемся на то, что в сутках только 24 часа, возвращаемся домой абсолютно разбитыми. А когда нас спрашивают, чем мы сегодня занимались, мы не можем четко сформулировать ответ. Кажется, будто ничего толком не сделано. Чтобы такого не происходило, очень важно записывать дела, которые вы выполняете
в течение дня. Список может корректироваться, какие-то дела отменяться, а новые добавляться.

  • Настоятельно советую все записывать. А в конце дня церемониально зачеркивать выполненные дела. Так мы даем мозгу установку: я с делами справился, я молодец! 

Для того чтобы научиться грамотно планировать свой день, необходимо знать и понимать себя. Нужно знать, сколько времени занимает та или иная задача, в какое время суток они даются легче, а в какое затягиваются. Изучать себя — очень полезно. Если вы будете фиксировать не только действия, которые выполняли, но и время выполнения, в каком расположении духа вы были, что вас отвлекало или стимулировало — это позволит вам лучше узнать самого себя и в последующем более грамотно планировать свой день, а значит, больше успевать.

Лайфхак: попробуйте упражнение «будильник». При составлении плана на день откладывайте определенное количество времени на каждую задачу, а перед выполнением включайте таймер или будильник. Если вы закончите выполнение дела раньше, чем прозвучит будильник, то нужно понять, что позволило вам справиться быстрее. Может быть, для выполнения этого действия вы идеально подобрали время суток. Это стоит отметить и учесть при дальнейшем планировании. Если же будильник прозвенел раньше, чем вы успели закончить дело, стоит понять, почему вам потребовалось больше времени, сделать выводы и учесть их при выполнении этого действия в следующий раз.

5. Помнить про главную цель

В мире планирования существует схема под названием «Пирамида Франклина». Ее суть заключается в том, что план на день является начальной точкой к достижению главной жизненной ценности и идеи. В пирамиде шесть ступеней:

  1. План на день.
  2. Краткосрочный план на недели или месяцы.
  3. Долгосрочный план на годы.
  4. Генеральный план достижения глобальной цели.
  5. Глобальная жизненная цель.
  6. Главные жизненные ценности — то, чего человек хочет от жизни.
  • Идея заключается в том, что действия, которые мы совершаем каждый день / неделю/ месяц, должны в итоге привести нас к той самой цели жизни, ради которой мы двигаемся вперед. Наши дни состоят из бытовых хлопот, мелких задач и поручений, пробок, готовки и уборки. Мы не можем от этого избавиться, потому что из таких маленьких действий состоит вся наша жизнь. Но чтобы не утонуть в рутине повседневности, нужно каждый день делать шаг, который приблизит вас к вашей заветной цели.

Мне исходный вид пирамиды не нравится, потому что он требует от меня здесь и сейчас решить всю мою судьбу. Я хочу оставить для себя возможность изменить взгляды на жизнь и основные цели, поэтому предлагаю ее немного модифицировать:

  1. План на день.
  2. План на неделю / месяц.
  3. План на год / несколько лет.

Считаю, что цели и задачи, которые мы ставим перед собой, должны быть измеримыми и достижимыми, поэтому предлагаю не ставить цели дольше чем на пару лет. Полезно периодически оглядываться назад, видеть свои достижения и ставить новые цели.

Предлагаю начать с постановки цели на ближайший год-два. Цель должна быть сформулирована по SMART:

SMART — это аббревиатура, используемая в менеджменте и проектном управлении для определения целей и постановки задач

Аббревиатура Расшифровка
S — Specific Конкретность
M — Measurable Измеримость
A — Attainable Достижимость
R — Relevant Уместность
T — Time-bound Ограниченность во времени

Цель должна быть:

  • Конкретной. Например, «увеличить суммарный доход семьи».
  • Измеримой. Мы должны иметь возможность измерить ее результат. Если показатель количественный, то необходимо выявить единицы измерения, если качественный, то необходимо выявить эталон отношения. Например, «увеличить доход семьи на 25% относительно доходов в этом году».
  • Достижимой. Мы должны понимать, что у нас есть возможность эту цель достигнуть. Если у нас нет партнеров и стартового капитала для начала нефтяного бизнеса, то вряд ли мы сможем за пару лет повысить доход на 500%.
  • Уместной. Необходимо удостовериться, что выполнение задачи действительно необходимо.
  • Ограниченной во времени. Необходимо зафиксировать время, через которое мы достигнем цель. 

Важно помнить: чем масштабнее цель, тем глубже яма при ее недостижении. 

Давайте сформулируем пример правильной цели по SMART:

  • К 31 декабря 2021 года (ограничение по времени) я повышу свой доход (конкретность) на 25% от текущего (измеримость) за счет повышения уровня квалификации и сложности выполняемых задач на работе (достижимость).

Сформулировав глобальную цель на ближайшие два года, я должна декомпозировать ее на 12 частей и внести их в месячные планы. Каждую из частей нужно разбить на более мелкие и быстро выполнимые задачи и вносить их в план на день.

Бесплатные вебинары в Контур.Школе

Изменения в учете. Практические ситуации. Судебная практика.

Расписание вебинаров

Давайте на примере сформулированной цели попробуем составить план по ее достижению. Мы хотим повысить доход на 25% с помощью повышения уровня экспертности и квалификации и сложности выполняемых задач. Для этого нам нужно изучить рынок труда и понять, какому уровню квалификации мы должны соответствовать, чтобы получать на 25% больше. Определив нужный уровень, мы ищем инструменты для его достижения. 

Пример. Виктор работает программистом. Для того чтобы получать на 25% больше, ему нужно повысить уровень профессионализма с новичка до среднего уровня. Для того чтобы перейти на следующий уровень, он должен владеть пятью языками программирования. Сейчас он владеет двумя. Значит, ему нужно за два года пройти три курса по изучению новых языков программирования. Год он откладывает на изучение и год на практику. Он должен проходить новый курс каждые 4 месяца. В планы на январь, май и сентябрь Виктор внес начало обучений по новым курсам. А при планировании он будет вносить задачи, которые приблизят его к завершению этих курсов: просмотр лекций и прохождение тестов по темам.Подводя итог, хочу сказать, что не существует универсального средства для достижения успехов. К высоким результатам приведут усердный труд, старания и упорство. А грамотное планирование может помочь сократить путь к достижению цели.

Думайте на бумаге. Каждая минута, затраченная на планирование, экономит 10 минут при осуществлении плана
Брайан Трейси

 

3 совета, которые помогут спланировать свой день при управлении проектом

Перейти к содержанию
  • Домой
  • Функции
    • Диаграммы Ганта
    • Панели мониторинга
    • Планирование
    • Планирование
    • Учет времени
    • Отчетность
    • Agile Управление задачами
    • Программное обеспечение для управления ресурсами
    • PPM
    • Посмотреть все…
  • Решения
    • Команды ИТ и разработчиков
    • Команды профессиональных услуг
    • Команды управления проектами
    • Строительные команды
    • Все команды
  • Ресурсы
    • Обзор продукта
    • Запросить демонстрацию
    • Training Academy
    • О нас
    • Блог
  • Войти
,

Как запланировать мероприятие

Ищете, как спланировать мероприятие, или совет по планированию мероприятия?

Вы пришли в нужное место.

Мы видели множество мероприятий организаций за эти годы, и есть десять шагов, которые мы определили как ключ к успеху.

Хотя мы не можем определить все детали, о которых вам нужно будет подумать, поскольку многое будет зависеть от типа мероприятия, которое вы проводите, мы можем предложить некоторые передовые методы, которым важно следовать для любого мероприятия.

Мы надеемся, что следующее станет отправной точкой для вашего планирования мероприятия - и без лишних слов, вот десять шагов!

1. Разработайте цель и задачи мероприятия

Самый первый шаг в планировании вашего мероприятия - это постановка осязаемой цели и задач.

Во-первых, спросите себя: W А вы организовываете это мероприятие и чего надеетесь достичь?

Если вы знаете ключевые цели своей организации перед планированием, вы можете убедиться, что каждая часть вашего мероприятия оптимизирована для достижения успеха.

Вы пытаетесь привлечь внимание к делу или собрать заранее определенную сумму пожертвований для своего следующего проекта? Вы надеетесь привлечь 50 или 500 гостей?

Постановка цели с количественными показателями успеха облегчит вашей команде обеспечение ее достижения.

«Определение списка материальных и нематериальных целей вашего мероприятия может дать вам лучшее представление о ваших потребностях в управлении мероприятием.Ваши реальные цели могут заключаться в том, чтобы привлечь 500 посетителей, продать 100 товаров на мероприятии или собрать 1 миллион долларов на благотворительность. Ваши нематериальные цели будут способствовать достижению этих осязаемых целей и могут включать повышение осведомленности о продукте или причине или набор добровольцев ».

Доктор Юаньюань Чжоу, соучредитель Whova

2. Организуйте свою команду

Любое мероприятие требует согласованных усилий команды, чтобы обработать все детали.Рассмотрите возможность определения одного ключевого менеджера мероприятия или председателя мероприятия, а также отдельных председателей подкомитетов, например:

  • Управление объектами;
  • динамика;
  • развлечения;
  • гласности;
  • спонсора;
  • и волонтерское управление.

Назначение отдельных ролей членам команды создает систему подотчетности, а также предотвращает отвод задач на второй план. Кроме того, это позволит вам делегировать полномочия - но не забывайте учитывать встречи комитетов в расписании вашего мероприятия!

«Проведение мероприятий высокого качества требует поддержки на всех уровнях организации.Чтобы создать по-настоящему незабываемые впечатления, вам понадобится поддержка со стороны вашей исполнительной команды вплоть до сотрудников на месте проведения мероприятий ».

Билл МакГлэйд, CEM, вице-президент по работе с клиентами в Personify A2Z Events


3. Составьте свой бюджет

Определение бюджета вашего мероприятия - одна из самых важных частей планирования мероприятия. Я видел, как многие отличные идеи остаются на обочине, потому что команда, которая изначально их придумала, забыла принять во внимание свой бюджет, прежде чем приступить к планированию.

Некоторые из важнейших расходов, которые вам необходимо включить в свой бюджет:
  • Место проведения: Эта стоимость должна включать аренду, а также любую страховку, которую вам необходимо приобрести.
  • Еда и напитки: Это поле говорит само за себя. Однако помните, что от суммы, которую вы можете себе позволить, может зависеть и количество билетов, которые вы сможете продать.
  • Развлечения: Это поле можно настроить так, как вам нужно - независимо от того, выделено ли оно для выступающих, ди-джея или даже говорящей свиньи, убедитесь, что у вас есть место для маневра для расходов на проезд и проживание, а также для любой компенсации ,
  • Декор: Вы выберете тему каменной кувшины, сделанную своими руками, или что-то более интересное? Предварительное определение затрат поможет вам определить, какую из них вы можете себе позволить.
  • Персонал: Об этой категории часто забывают, но она важна для учета транспортных расходов и расходов на проживание вашего персонала, особенно если вы уезжаете из города. Даже составление бюджета рабочего времени сотрудников (на что они бы тратили время, если бы они не работали над этим мероприятием?) Может помочь вам решить, стоит ли этого дополнительная встреча.
  • Marketing: Независимо от того, решите ли вы продвигать свое мероприятие через Facebook или придерживаетесь старой школы, развешивая листовки по всему городу,
  • Программное обеспечение: Если вы еще не платите за какое-либо программное обеспечение для управления событиями, подумайте о том, чтобы включить его в свое планирование мероприятия.
  • A / V: От проекторов до Wi-Fi и динамиков - эта категория включает в себя самые разные расходы.
  • Разное: Даже самое хорошо спланированное мероприятие потребует дополнительных затрат.Учет их в своем бюджете гарантирует, что вас не поймают врасплох.

Даже если некоторые из этих элементов еще не являются фиксированными расходами - например, если вы еще не выбрали место проведения - важно помнить о максимальной сумме, которую вы можете позволить себе потратить, прежде чем принимать эти решения.

Как увеличить количество регистраций на мероприятия и денежные средства, полученные от некоммерческой организации, ассоциации или клуба:

4.Установите дату

Дата может быть уже предварительно установлена ​​для повторяющегося события, но если это новое событие, обязательно учтите следующее, прежде чем утверждать дату:

  • Дайте себе достаточно времени! В идеале у вас должно быть 4-6 месяцев для планирования, если не больше (в зависимости от характера вашего мероприятия)
  • Будьте осведомлены о государственных и религиозных праздниках
  • Избегайте периодов школьных каникул (зимние, весенние и летние каникулы)
  • Уточняйте даты с ключевыми участниками - спикерами, ведущими, VIP-гостями и т. Д.

5. Создание генерального плана мероприятия

Когда у вас будет хорошее представление обо всех расходах и сроках, связанных с вашим мероприятием, пора приступить к реальному плану! Создание генерального плана мероприятия позволит вам убедиться в том, что все аспекты будут соблюдены, а также упростит координацию с волонтерами и членами комитета мероприятия.

Ваш генеральный план мероприятия должен охватывать все аспекты мероприятия, в том числе:

  • Организация объектов, логистика и организация питания (контракты, разрешения, страхование и т. Д.)
  • Спикеры и докладчики (определение, подтверждение, логистика и управление)
  • Мероприятия и развлечения
  • Реклама и продвижение (онлайн и офлайн, например, веб-страницы и онлайн-продвижение; календари мероприятий; печатные программы; связи со СМИ; вывески; социальные сети и т. Д.)
  • Регистрация (онлайн-регистрация, оплата и отслеживание; вход на сайт и т. Д.)
  • Управление спонсорами и партнерами
  • Управление и обязанности волонтеров

Планируя свое мероприятие, подумайте также о создании подробной временной шкалы, чтобы все двигалось плавно.Укажите, когда необходимо предоставить какие-либо разрешения или страховые полисы, когда заканчивается регистрация, и подробный график дня.


Хотя может возникнуть соблазн сказать: «Это все в моей голове! Все будет хорошо!" и не беспокойтесь о том, чтобы все это записывать, будьте осторожны: такой менталитет значительно усложнит вам задание ответственности. Кроме того, будет сложнее вспомнить, что вы сделали для следующего мероприятия, поэтому сделайте себе одолжение в будущем и сохраните все записанное.

Наконец, если вы или ваша организация уже проводили предыдущие мероприятия подобного типа, просмотр любой документации, существующей на этом этапе, может помочь вам убедиться, что вы ничего не упустили.

Убедитесь, что все ваши действия и услуги рассчитаны на размер вашей аудитории. Раньше мы открывали несколько открытых баров для наших мероприятий, и один бармен готовил каждому напиток с нуля. Очередь становилась такой длинной, что наши посетители разочаровывались.Мы знали, что нам нужно найти лучшее решение, но не могли позволить себе нанять другого бармена, поэтому решили заранее приготовить большие партии коктейлей. Это значительно сократило очередь, и нашим посетителям понравились напитки, которые мы приготовили! При создании генерального плана постарайтесь увидеть, сможете ли вы где-нибудь сократить расходы с помощью DIY. Также помните, что с новыми приложениями, такими как TaskRabbit и Craigslist, вы часто можете найти талантливого человека, который может предоставить услугу гораздо дешевле, что значительно упростит вашу жизнь при планировании и проведении мероприятия.

Сиара Хаутау, ведущий специалист по стратегии цифрового маркетинга, Fueled

6. Забронируйте место проведения

Как только вы выберете дату, важно как можно скорее забронировать место проведения. Для вашего мероприятия необходимо указать дату и место, прежде чем вы сможете начать рекламу, поэтому эту задачу необходимо выполнить как можно раньше в период планирования.

(Обратите внимание, что некоторая гибкость в выборе даты также может помочь вам на этом этапе и открыть более широкий спектр мест.)

При выборе места проведения мероприятия следует учитывать следующие факторы:

  • Доступность. Есть ли в помещении входы для инвалидов и лифты? Есть ли туалеты для мужчин и женщин? Будет ли у вас место для переводчиков? Этот и многие другие факторы влияют на выбор пространства, в котором все участники будут чувствовать себя комфортно.
  • Размер. Для мероприятия на 50 человек потребуется совсем другое пространство, чем для мероприятия на 500 человек.Кроме того, подумайте, нужны ли вам отдельные комнаты для секционных заседаний или чего-то подобного.
  • Парковка. Есть ли парковка или легко добраться на общественном транспорте?
  • Страхование. Вам нужно будет приобрести отдельную страховку? Каковы их правила ответственности?
  • AV. Если вашему мероприятию нужны динамики и микрофоны, убедитесь, что их легко установить в доступном пространстве.То же самое касается доступа к Wi-Fi (и подключения к мобильному телефону!) Или любых других технологических потребностей вашего мероприятия.
  • Затраты. Какую сумму залога запрашивает заведение? Будут ли дополнительные расходы? Сколько вы получите обратно, если вам (не дай бог) нужно будет отменить?

Не верьте всему, что видите в Instagram или Pinterest. Это печальная реальность, с которой мы сталкиваемся, но эта индустрия становится все более креативной с точки зрения маркетинговых материалов.Они знают, какие фотографии нужно использовать, под правильным углом для фотографирования, как правильно редактировать фотографии, чтобы помещения выглядели больше, чище и красивее. Поэтому мы советуем лично посетить это место, лично встретиться с вашими поставщиками и уделить время должной осмотрительности. А если у вас нет времени, наймите подходящего специалиста, который будет работать над обеспечением этих компонентов от вашего имени.

Лорен Греч, генеральный директор и соучредитель LLG Events

7. Брендируйте свое мероприятие

Если вы хотите, чтобы ваше мероприятие выделялось, вам нужно выбрать своевременную и убедительную тему, которая отличает вас от конкурентов.Это означает, что вам нужно придумать динамичную общую тему, и вам нужно очень внимательно относиться к фактическому имени, поскольку оно может быть ключевым фактором привлечения внимания, особенно в онлайн-СМИ.

  • Имена мозгового штурма: Когда вы обдумываете название события, подумайте о следующем:
    • Чем ваше мероприятие отличается от других мероприятий в вашем секторе?
    • Что вы надеетесь передать этим событием?
    • Каковы основные составляющие вашего мероприятия?
  • Создайте слоган: После того, как вы придумали название, попробуйте также придумать слоган - короткий запоминающийся слоган, описывающий событие.
  • Разработка логотипа: Последним шагом будет создание логотипа, представляющего ваше мероприятие. Логотип может быть эффективным инструментом брендинга, предлагая немедленное узнавание вашего мероприятия во всех ваших рекламных и рекламных материалах (например, футболках, бутылках с водой, сумках и т. Д.).

Когда у вас есть свое имя, слоган и логотип, используйте его во всех своих маркетинговых материалах, чтобы люди, незнакомые с вашей организацией, начали узнавать ваш бренд - и помнить, что мероприятие происходит!

Помимо названия события, слогана и логотипа, создайте хэштег для всех ваших маркетинговых материалов и для посетителей, которые будут использовать его при обсуждении вашего мероприятия в социальных сетях.Чем короче, тем лучше, но он также должен быть уникальным.

Например, если ваше мероприятие - Национальная конференция собак, вы можете создать хэштег, например # NCDwoof2019. Он уникальный, запоминающийся и короткий.

Во время мероприятия назначьте кого-нибудь для отслеживания живых сообщений с помощью хэштега: «лайкать» сообщения Facebook, «ретвитнуть» твиты и т. Д., Чтобы усилить шумиху во время события.

После мероприятия вы можете искать в каждой отдельной социальной сети посты, содержащие ваш хэштег, чтобы получить отличный отчет после мероприятия.

Николь А. Мейерсон, основатель, Project Parity

10. Определение рабочего дня процессов

После того, как вы подготовили все, что происходит вокруг мероприятия, следующим шагом станет отслеживание порядка самого мероприятия и планирование вашей программы.

Чтобы быть готовым ко всему, подготовьте план, который проведет вас в течение всего дня от установки до очистки.Включение каждой детали, даже самой маленькой, поможет вам почувствовать, что у вас все под контролем!

Вот небольшой пример того, как может выглядеть что-то вроде этого:

,

7 шагов, чтобы сосредоточиться на самом важном

0

Последнее обновление

На этой странице могут быть партнерские ссылки, что означает, что мы получаем небольшую комиссию за все, что вы покупаете. Как партнер Amazon, мы зарабатываем на соответствующих покупках. Пожалуйста, проведите собственное исследование, прежде чем совершать какие-либо покупки в Интернете.

Вы когда-нибудь чувствовали, что в неделе просто не хватает времени, чтобы выполнить все, что вы хотите сделать?

В воскресенье вечером вы можете подумать, что у вас впереди целая неделя, чтобы поработать над своими проектами, встретиться со старым другом, получить предложение, в дополнение ко всем типам вещей по дому, которые просто ожидая завершения.

Но почему-то - и это никогда не подводит - вы моргаете, и наступает пятница.

Я так часто говорю себе и другим людям, что у меня просто нет времени делать XYZ– и . Я испытываю стресс из-за того, что я мало сплю, потому что мне нужно не ложиться спать, чтобы закончить повседневные вещи.

Это заставляет меня задуматься, как люди, у которых на тарелке даже на вещей больше , чем у меня, вообще работают.

В последнее время я стал более объективным в своем еженедельном расписании, чтобы сократить те короткие промежутки времени, которые тратятся впустую и складываются в итоге.Я стал строго организовывать свой график и обнаружил, что теперь могу прожить неделю, чувствуя себя более совершенным, чем когда-либо прежде.

( Боковое примечание: еще один положительный способ улучшить свою жизнь - это читать и узнавать что-то новое каждый день. Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других людей и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ информативных новостей от этот веб-сайт .)

В этой статье я проведу 7 шагов, которые покажут вам, как спланировать свою неделю таким образом, чтобы вы могли сосредоточиться на том, что важно, чтобы вы могли более эффективно и эффективно использовать свое время ,

Давайте перейдем к делу.

7 шагов к планированию недели

1. Взгляните на картину в целом.

Рекомендуемое время: 1 час

В воскресенье вечером перед началом недели (или в любое удобное для вас время) просмотрите всю свою неделю на одной странице, ведете ли вы свое расписание в дневнике. наберите в планировщике или в приложении.

Какие события выдаются на этой неделе, что не является рутинным? У вас есть какие-то большие сроки, которые нужно соблюдать? Каковы ваши приоритеты? Где у вас есть место, чтобы добавить что-то незапланированное, что может произойти?

Также посмотрите, есть ли что-нибудь, что отличает эту неделю от других.Может быть, вам нужно отправиться в командировку или подготовиться к тому, что гости придут к вам домой на выходных. Или, может быть, вы идете на прием к врачу прямо в среду. Просто посмотрите на картину в целом, чтобы понять что-нибудь необычное.

Наконец, подумайте о своих целях на неделю. Независимо от того, являются ли это личные или профессиональные цели, посмотрите на свое визуальное представление о предстоящей неделе, чтобы увидеть, где вы можете потратить некоторое время на достижение этих целей. Вам пока не нужно устанавливать это время в камне, но помните об этих целях, продолжая планировать свою неделю.

2. Отметьте повторяющиеся события.

Рекомендуемое время: 10 минут

Отметьте повторяющиеся временные блоки, на которые вы выделяете время каждую неделю. Это может быть еженедельное собрание персонала или что-то еще, связанное с работой, но важно помнить и о личных повторяющихся событиях, которые вы также цените.

Может быть, вы ходите в спортзал на час каждый день или проводите полчаса ночью за чтением или игрой со своим ребенком.Что бы вы ни ставили в приоритет в своей жизни, помимо карьеры или повседневных обязанностей, выделите время для первых .

Относитесь к этим временным блокам, как к любой другой встрече, и храните их в камне. Зачем? Потому что вы не можете вращать личную жизнь вокруг рабочего графика. Конечно, вы, вероятно, придерживаетесь разумного рутинного рабочего графика каждую неделю, но в то время, которое предназначено для проведения времени с семьей или занятия хобби, которые вам нравятся, эти вещи не могут отойти на второй план.

Фактически, Forbes отмечает, что сожаление №1, которое люди испытывают в конце своей жизни, так много работает за счет своей семьи. Кроме того, в книге Бронни Уэр «Пять главных сожалений умирающих: жизнь, преображенная дорогим уходом» она рассказывает о своем опыте работы в сфере паллиативной помощи и о том, как ее пациенты часто выражали сожаление о том, что потратили так много времени и энергии на лечение. работать вместо того, что действительно имело для них значение.

Найдите время для себя, своего здоровья и своей семьи - и придерживайтесь этого.

3. Планируйте свои большие обязательства.

Рекомендуемое время: 20 минут

Слышали ли вы об аналогии с камнями, камнями и песком для управления временем? Эта аналогия ссылается на тот факт, что когда вы наполняете банку камнями, она становится полной. Затем, если вы добавите немного гальки, способной перемещаться по камням, чтобы заполнить промежутки, банка все равно будет полной. Наконец, если вы добавите в банку песок, чтобы заполнить еще более мелкие зазоры, банка на останется заполненной на .Однако, если вы удалите песок и гальку, у вас все равно останется банка, которую можно считать полной.

Камни в этой аналогии представляют самое важное в вашей жизни. Это может быть большой проект, над которым вы работаете, ваша семья, ваше здоровье - все, что является основным направлением вашей жизни и действительно придает ей смысл.

Камешки олицетворяют в вашей жизни то, что добавляет смысл, но приходит и уходит. Это такие вещи, как друзья, хобби и домашние проекты.

Песок представляет собой небольшие дела, которые вы выполняете, например, выполнение поручений или даже просмотр телевизора. Ваша жизнь все еще имела бы смысл, если бы песок был вынут из вашей банки (то есть, если вы не попали в химчистку сегодня, ваша жизнь не потеряет свой смысл).

Вы хотите спланировать свою неделю вокруг своих камней. Помимо того, что вы проводите время с семьей и делаете то, что является для вас ценным, например, упражняетесь или практикуете свою духовность, вы должны учитывать большие задачи, которые имеют отношение к тому, что вы делаете в жизни прямо сейчас .Например, если вы студент, то выделение времени на учебу станет препятствием в вашем расписании, потому что это очень важно для достижения долгосрочной цели.

4. Заполнить пробелы.

Рекомендуемое время: 20 минут

Помните шаг 1, когда вы уделили несколько минут тому, чтобы подумать о некоторых своих целях на неделю? Вот где они вступают в игру. Это может быть так же просто, как совершить большую поездку за продуктами, потому что у вас закончилось много предметов первой необходимости, заменить масло или, наконец, заняться поломкой [заполните поле], которая сводила вас с ума в течение нескольких недель.

После этого у вас будет все время в вашем расписании на неделю. Это не означает, что вы будете активно заняты каждую секунду каждого дня, так как вы также можете выделить время для перерывов или для чтения книги для удовольствия, это просто означает, что вся ваша неделя организована таким образом, чтобы помочь вы эффективно продвигаетесь к своим целям и сохраняете смысл в своей жизни. Ваша неделя запланирована со структурой.

Планирование с учетом ваших крупных обязательств позволит вам достичь ваших долгосрочных целей.

Вы можете (и должны) также запланировать некоторое буферное время, чтобы учесть возможные задержки, такие как трафик или слишком долгая встреча. Слегка распределите свои обязательства, чтобы они не слились воедино к концу дня. План того, как вы проведете неделю, поможет вам разработать план атаки.

5. Обращайтесь с неожиданно возникающими вещами сразу, пока они не вышли из-под контроля.

Время Рекомендуемое: столько, сколько потребуется

После того, как вы составите для себя этот строгий график, неизбежно возникнут вещи, которые вас сбивают с толку.Если это что-то, что вы можете делегировать кому-то другому или действительно можете отложить на другой раз, то сделайте это. Однако, если в то время это что-то может показаться незначительным, но может обернуться катастрофой для вас и вашей семьи, если вы оставите это без присмотра, найдите время, чтобы разобраться с этим немедленно.

Например, предположим, что вы испытываете боль в груди, получаете письмо из налогового управления, учитель вашего ребенка звонит с некоторыми проблемами или хороший друг звонит вам посреди ночи с какими-то глубоко личными проблемами.

Может показаться, что эти сценарии можно отложить всего на несколько дней, особенно если у вас нет времени разобраться с ними прямо сейчас. Тем не менее, все эти случаи могут быстро превратиться в катастрофу, из-за которой повседневные задачи, которые вы выбрали в качестве приоритетных, когда событие началось изначально, кажутся довольно незначительными.

Если возникает проблема, подобная перечисленным выше, задайте себе несколько вопросов, прежде чем принять решение игнорировать ее. Что самое худшее, что может случиться, если я отложу его на более поздний день? Как ситуация может негативно повлиять на мою семью или друзей? Какие менее важные задачи у меня в расписании на сегодня, которые я могу отложить в сторону? Какие простые вещи я могу сделать, чтобы решить эту проблему сегодня? Если сегодня я ничего не могу с этим поделать, когда я смогу решить эту проблему?

Быстрый уход за вещами и обращение с ними сэкономят вам время и стресс в долгосрочной перспективе.

Хотя эти сценарии могут быть неудобными и могут нарушить ваш день, немедленное рассмотрение их может сэкономить ваше время и стресс в долгосрочной перспективе. По прошествии времени ваша мотивация будет падать, и ваш прогресс будет падать, поэтому примите меры как можно скорее.

Подобно этому, но, возможно, менее критично, выполняет любую быструю задачу, которую необходимо выполнить немедленно. Идея здесь в том, что если вы игнорируете мелкие вещи, которые встречаются на вашем пути, думая, что они не важны или вы можете просто вернуться к этому позже, они все накапливаются и в конечном итоге становятся большим бременем.

Например, вы закончили завтракать и бросили блюдо в раковину, чтобы с ним заняться позже. Однако, как только наступит «позже», и вы проделаете это 20 раз, вам придется выделить значительное количество времени, чтобы помыть посуду. Если возникнет что-то, на выполнение которого у вас уйдет меньше двух минут, просто найдите время и сделайте это прямо сейчас. Поступая так последовательно, вы не получите длинный список черных дел, которые необходимо выполнить.

6. Делайте ежедневный обзор.

Рекомендуемое время: 5-10 минут, два раза в день

Каждое утро взгляните на свой день.Подумайте о задачах, которые поставлены на определенное время, и быстро составьте мысленный план того, сколько времени вам понадобится, чтобы добраться туда, и, следовательно, сколько времени вам нужно, чтобы покинуть одно место, чтобы добраться до другого. Затем подумайте обо всем, что нужно решить как можно скорее, например о сообщениях об экстренной связи, о быстром звонке любимому человеку в день его рождения или записи на прием к врачу.

Тогда, в отношении блоков времени, которые вы отвели для своих «камней», какие конкретные задачи вы можете выполнять, чтобы эффективно использовать свое время? Таким образом, вы берете большие отрезки времени и конкретизируете их с подробными целями.

Посмотрите на все, что может занять больше времени, чем ожидалось, и как это повлияет на остаток вашего дня. Есть ли у вас место для маневра или есть что-то, что вы могли бы предварительно отложить на завтра, если бы это произошло?

Посмотрите на свои задачи 80/20, а также на то, что у вас есть в расписании на день, чего вы в основном боитесь. Вы хотите, чтобы все это было сделано как можно скорее. Это поможет вам эффективно проводить время, работая над достижением целей. и помогут вам не откладывать то, что нужно завершить.

Во-первых, вы хотите получить максимальные результаты с наименьшими усилиями, и именно здесь вступает в игру правило 80/20. После того, как вы сможете точно определить, какие 20% ваших задач приводят к 80% ваших результатов, сосредоточьтесь на этих критических задачах. Вы должны тратить время на это каждый день, чтобы эффективно использовать свое время.

Делай свой ежедневный обзор, ты должен относиться к своему еженедельнику как к живому документу.

Во-вторых, если есть какие-то задачи, которых вы просто не можете избежать, сначала вычеркните их из списка, чтобы не отталкивать их.Эти ужасные задачи могут быть личными или профессиональными. Вам нужно перезвонить недовольному клиенту? Сделайте это с утра. Позвонить свекрови с Днем Рождения? Просто сделай это. Уберите это из своего списка и выбросьте из головы, чтобы вы могли сосредоточиться на вещах, на которых хочет, чтобы сосредоточился.

Тогда вы собираетесь повторить этот период проверки, когда ваш день закончится. Чего вы добились? Что еще не сделано? Какие препятствия вы сможете избежать завтра? Произошло ли сегодня что-нибудь, что повлияет на ваш план на завтра?

Вы должны относиться к своему еженедельному плану как к живому документу, поэтому вам, возможно, придется переделывать кусочки головоломки несколько раз в течение недели.Матрица Эйзенхауэра - очень полезный инструмент, который вы можете использовать при попытке изменить свое расписание, особенно если оно кажется переполненным. Этот инструмент поможет вам определить ваши срочные и важные задачи вплоть до задач, которые вы потенциально можете устранить.

Чтобы улучшить планирование недели, вот несколько бесплатных шаблонов еженедельного строгального станка, которые помогут вам лучше организовать работу.

7. Оставайтесь последовательными.

Следите за своим расписанием. Если вы собираетесь потратить время на планирование своей недели так, чтобы она была продуктивной и в конечном итоге преуспела в достижении своих целей, вы не можете позволить себе упустить ситуацию.Это не только соблазнит вас выбросить все это из окна и начать тратить свое время непродуктивно, но и повлияет на вашу способность действовать в дальнейшем.

Если вы будете оставаться последовательными, планируя свою неделю и придерживаясь своего графика, вы обнаружите, что у вас больше мотивации, и вы начнете выполнять больше задач, чем вы когда-либо предполагали. Это чувство направления и структуры даст вам чувство покоя, потому что вы определите время и место для всех своих обязательств.Если вы начнете отставать, вся ваша неделя может испариться - и именно тогда вы начнете говорить себе, что у вас нет времени что-либо делать.

Последние мысли о том, как спланировать свою неделю

Если вы постоянно добираетесь до полудня пятницы и задаетесь вопросом, куда прошла неделя, попробуйте этот метод создания плана. Это поможет вам в конечном итоге сосредоточиться на действительно важных вещах в вашей жизни, а не тратить время на мелкие, незначительные задачи, которые излишне превратились в большие дела.

При планировании недели начните широко, а затем переходите к деталям. Будьте готовы проявить гибкость и научитесь расставлять приоритеты для своих задач таким образом, чтобы у вас было время сосредоточиться на том, что для вас наиболее важно. Если взглянуть на свое расписание таким более «техническим» подходом, вы сократите время, которое вы тратите на бесцельную «работу» в течение недели.

Наконец, если вы хотите еще один позитивный способ улучшить свою жизнь, читайте и узнавайте что-то новое каждый день.Отличный инструмент для этого - присоединиться к более чем 1 миллиону других и начать свой день с последних БЕСПЛАТНЫХ, информативных новостей с этого веб-сайта .

Конни Стеммле - профессиональный редактор, писатель-фрилансер и писатель-призрак. Она имеет степень бакалавра в области маркетинга и степень магистра в области социальной работы. Когда она не пишет, Конни либо проводит время со своей 4-летней дочерью, занимается бегом, либо прилагает усилия в своем сообществе для обеспечения социальной справедливости.

.

Смотрите также