Как научиться работать на кассовом аппарате
Как работать на кассе: инструкция для кассира
С принятием новых требований по установке и применению кассовой техники, изменились и правила ее эксплуатации. Теперь для правильной работы и избежания наказания от налоговой, кассиру и руководителю компании нужно знать принцип работы онлайн-кассы и особенности ее использования. Мы расскажем, как работать на кассе в магазине, что нужно знать кассиру и как не попасть под штрафы от инспекции.
Подскажем, какая касса из нашего каталога подойдет под ваш бизнес.
Оставьте заявку и получите консультацию в течение 5 минут.
Работа на ККМ: изучение работы кассы, требования к аппарату
Для начала разберемся, что представляет из себя новая контрольно-кассовая машина (ККМ). Это аппарат, который предназначен для взаимодействия с налоговой в онлайн-режиме. Требования к технике можно свести к нескольким пунктам:
- В аппарат должен быть встроен фискальный накопитель — чип, предназначенный для передачи данных о продажах в налоговую. Устройство меняют раз в 13, 15 или 36 месяцев (сроки зависят от конкретной модели и производителя).
- Касса должна быть обеспечена бесперебойным подключением к интернету, так как передача данных должна осуществляться беспрерывно. Если в помещении нет интернета, с кассой работать можно, после подключения вся информация отправится в налоговую (однако, если это не произошло в течение 30 дней, ФН блокируется). Для выхода в сеть используются интерфейсы: Wi-Fi, Ethernet, SIM-карты.
- Теперь кассовые аппараты должны печатать чеки нового образца. Число необходимых реквизитов увеличилось, в том числе добавилось новое поле — QR-код, который клиент может отсканировать с помощью специальной программы и посмотреть чек на сайте ФНС. (О подробном перечне реквизитов мы писали в этой статье). Также у аппарата должна быть возможность отправки электронной версии чека на телефон или e-mail клиента.
- Передача информации о расчетах осуществляется через оператора фискальных данных (ОФД). Это компании, которые подписывают соглашение на обслуживание предпринимателя и обеспечивают своевреме
Как пользоваться кассовым аппаратом
Для многих молодых людей работа с кассовым аппаратом в розничной торговле будет их первой оплачиваемой работой. Эти машины не очень интуитивно понятны, что делает обучение кассового аппарата важной частью ориентации сотрудников. Ваше обучение работе с кассовым аппаратом должно включать не только физическую работу с автоматом, но также безопасность наличных и внимание к деталям.
Настройка регистра
Настройте машину перед началом смены.Начните с обратного отсчета вашего ящика. В каждом денежном ящике должно быть определенное количество денег и монет, которые можно использовать для сдачи. Подсчитайте количество денег в вашем ящике, чтобы убедиться, что в нем нужная сумма. У вашего менеджера будет лист для подписи, подтверждающий сумму денег, которую вы принимаете в своем ящике. Проверьте регистр, чтобы убедиться, что в нем установлена чековая бумага. Если рулон приближается к концу (он начнет показывать цветную полосу в середине бумаги), замените его новым рулоном.Поместите свой денежный ящик в кассу и введите код сотрудника, чтобы войти в систему.
Работа с кассовым аппаратом
Каждый стиль кассового аппарата индивидуален. У некоторых есть сенсорные экраны с изображениями выставленных на продажу товаров, в то время как у других просто есть числа, такие как калькулятор, и названия отделов. Ваш менеджер по обучению кассиров покажет вам, как вводить числа или заказы с использованием кассового аппарата вашего магазина в зависимости от его стиля.
Независимо от того, какой тип машины вы используете, вы всегда будете следовать одним и тем же основным правилам.
- Тщательно повторите запросы клиенту, чтобы убедиться, что вы его четко слышите.
- Перепроверьте цены после того, как позвоните им.
- Тщательно подсчитайте несколько предметов, чтобы убедиться, что вы заряжаете правильную сумму.
- Сопоставьте купоны с проданными товарами и проверьте даты, чтобы убедиться, что вы не принимаете просроченные купоны.
После того, как вы обзвонили все в заказе клиента, нажмите «Промежуточный итог», чтобы узнать, сколько он или она должен.Введите выставленную сумму в реестр, и он сообщит вам, сколько сдачи вернуть покупателю. Посчитайте его вслух, чтобы убедиться, что покупатель знает, что вы даете правильное количество сдачи. Если оплата производится кредитной картой, а не наличными, вставьте карту в прорезь или позвольте клиенту вставить карту в устройство чтения чипов. Распечатайте квитанцию для подписи покупателем. После того, как он будет подписан, поместите его в свой регистрационный ящик.
Закрытие реестра
В конце смены вы должны убедиться, что все деньги, которые должны быть в вашем ящике, есть.Начните с закрытия реестра, чтобы получить окончательную сумму по всем транзакциям, совершенным в вашу смену. Получите распечатку итоговой суммы на конец периода, затем достаньте денежный ящик и выйдите из кассы, чтобы завершить смену. Отнесите ящик в безопасное место, где вы можете пересчитывать деньги, не отвлекаясь. Выньте все деньги из ящика, затем пересчитайте достаточно денег в ящик, чтобы создать новый ящик сдачи для следующей смены.
Подсчитайте оставшиеся деньги. Сравните эту сумму с итоговой суммой за вашу смену.Должно быть столько же. Если сумма больше или меньше, выясните, какие ошибки вы допустили при неправильном учете, и сообщите об этом своему менеджеру.
.Как пользоваться кассовым аппаратом?
Что такое кассовый аппарат?
Кассовый аппарат - это устройство, используемое в торговых точках для расчета и регистрации продаж и транзакций в электронном виде в бизнесе.
Кассовый аппарат оснащен ящиком внизу, который используется для хранения наличных денег. Это устройство автоматически распечатает квитанцию после того, как вы зарегистрируете стоимость приобретенных товаров, а также запишет операции с наличными в соответствии с ручной транзакцией продажи, выполненной в POS.
Это очень эффективный инструмент для любого бизнеса, помогающий в процессе продаж. Кроме того, кассовый аппарат выдаст покупателю чек со справками о покупке. Поскольку он поставляется с ящиком, он идеально подходит для защиты денег. Существуют разные типы кассовых аппаратов, но обычно они служат для одной цели. Вот основные шаги по эксплуатации этой машины.
Ниже приведены важные этапы использования кассового аппарата:
1. Убедитесь, что в кассовом аппарате есть лента.Это будет квитанция, которую вы дадите клиенту, в которой содержится запись о продаже для вас.
2. Убедитесь, что ящик кассового аппарата готов. Ящик - это место, где вы храните деньги в кассовом аппарате. Здесь есть место для сдачи и счетов, и обычно большие счета и чеки по кредитным картам хранятся под ящиком.
3. Сканирует продукты, когда вы обращаетесь к покупателю. Каждый товар, который хочет купить покупатель, должен быть отсканирован кассовым аппаратом. Сюда входит количество товаров, оставшихся на складе, и цена товара.
4. После того, как все позиции будут отсканированы, нажмите кнопку «Итого» в кассовом аппарате, и это отобразится в кассе. Затем он сообщает клиенту сумму, которую он должен.
5. Введите сумму денег, которую дает вам покупатель, в кассу, и она автоматически укажет сдачу, которую вы должны дать покупателям. Например, если клиент должен вам 30 долларов, а вы получаете 50 долларов, регистр произведет расчет и сообщит вам, что вы должны вернуть клиенту 20 долларов.
6. Принимайте кредитные карты как форму оплаты. Если клиент платит кредитной картой, а не наличными, для транзакции будет использоваться автомат. Эта информация будет указана в квитанции, которую вы получаете из кассы. Копия квитанций для клиентов - это копия, которую вам нужно поместить в кассу вместо денег.
7. Завершите продажу, отдав квитанцию покупателю. Теперь вы научились пользоваться кассовым аппаратом.
.Руководство читера по выбору кассового аппарата
Кассовый аппарат был и остается необходимостью для обычных магазинов. Малые предприятия вверх и вниз по Мэйн-стрит используют кассовые аппараты более века.
Типы кассовых систем, доступных для торговцев, возможно, прошли долгий путь со времен г-на Джеймса Ритти, но они по-прежнему остаются единственным товаром, без которого розничным магазинам не обойтись. Будь то простой электронный кассовый аппарат (ECR), приложение для кассового аппарата на устройстве iOS или Android или сложная система торговых точек (POS), каждой витрине нужен способ обработки транзакций.
Лучший кассовый аппарат для малого розничного бизнеса - это тот, который работает на вас. Итак, если вам интересно, как выбрать кассовый аппарат, который будет простым, легким в использовании и подходящим для вашего бизнеса, вот несколько вещей, которые следует учесть перед покупкой.
Какой у вас бизнес-план?
Прежде чем вы сможете выбрать подходящий кассовый аппарат для своего малого бизнеса, вам нужно будет пересмотреть свой бизнес-план. Некоторые торговцы открывают небольшое предприятие и намерены так и остаться.Если вы ведете бизнес с крайне ограниченными товарными запасами и непостоянным объемом продаж, для этого может быть достаточно кассы. Однако, если ваш инвентарь больше, сложнее и вы можете отслеживать товары, которые продаете, и сэкономить время на управлении запасами, кассовый аппарат не поможет. В последнем случае комплексный POS, несомненно, является лучшим вариантом. Как выглядит ваш бизнес-план? Если у вас есть высокие цели, вам понадобится решение, которое сможет их поддержать.
Вы также захотите принять во внимание количество предметов инвентаря, которые вы несете.Если вы продаете только несколько товаров, то простой кассовый аппарат - это недорогой способ начать продавать. С другой стороны, если у вас есть сотни или тысячи предметов инвентаря, которые вам нужно отслеживать, система точек продаж с функциями управления запасами будет лучшим выбором.
Наконец, как выглядит ваш бюджет? Хотя иметь POS-систему было бы неплохо, она будет стоить больше, чем кассовый аппарат. Если вы начинаете новый бизнес, у вас может быть очень ограниченный бюджет на решение для точки покупки, и это нормально.
Кроме того, вы заняты подготовкой к работе, поэтому иногда бывает проще купить дешевый кассовый аппарат сейчас, а реальное решение принять позже. Вы можете заниматься всем в мире планированием, но до тех пор, пока вы не откроете для себя бизнес, в воздухе все еще будет много опасностей.
Например, вы можете подумать, что, поскольку у вас есть только 800 квадратных футов торговых площадей, которые вам нужны, и есть место для одного кассового аппарата. Как только клиенты начнут приходить, вы быстро поймете, что необходима вторая касса.
Начав с кассового аппарата, вы сможете определить свои потребности, болевые точки и проблемы, которые вы хотели бы решить с помощью кассовой системы. Тогда, если и когда вы решите выполнить обновление, вы уже будете знать ключевые функции, на которые стоит обратить внимание.
СМОТРИ ТАКЖЕ: Выбор POS-системы: ваш 90-дневный план
Чековые принтеры: термопечать или чернила?
Классические кассовые аппараты хороши тем, что в них есть встроенный принтер чеков, и чаще всего он находится с левой стороны.Квитанцию можно напечатать одним из двух методов: красящей лентой или источником тепла, известным как термопечать.
Для термопринтеровне требуются чернила, поскольку они используют специальную бумагу, покрытую термочувствительным материалом, известным как термобумага. Эта бумага реагирует на термопечатающие головки, создавая изображения на бумаге. Отсутствие чернил делает их недорогим и недорогим вариантом по сравнению с чернильными принтерами.
Тем не менее, у вас когда-нибудь была квитанция в кошельке так долго, что надпись стиралась? Ага, это термобумага.Со временем отпечаток начинает тускнеть и становится неразборчивым; что усложняет оформление возврата.
Другой недостаток термопринтеров - экологический. Будет ли ваша торговая площадь испытывать экстремальные температуры? Чрезвычайно жаркая среда может привести к перегреву принтера и появлению очень темного изображения, похожего на уголь. Думайте об этом как о недоэкспонированной фотографии, которая очень темная и лишена деталей.
С другой стороны, низкие температуры могут привести к распечатке чека с очень бледным изображением.Как передержанный снимок, в котором отсутствуют детали и который выглядит размытым. В принтерах с красящей лентой тепло не влияет на механизм печати. Следовательно, температура не повлияет на читаемость чека.
Ленты представляют собой один картридж с черной и красной лентами. Хотя они имеют форму, отличную от чернильных картриджей, используемых в вашем домашнем компьютерном принтере, концепция схожа. Вы вставляете красящую ленту, печатаете, пока она не закончится, и пора поменять ее на новую.
Обратной стороной чернильных принтеров является стоимость чернил. В зависимости от специфики картридж может обойтись вам всего в несколько долларов, но со временем это легко составит пару сотен долларов или больше в зависимости от объема вашей транзакции.
3 C: денежные ящики, кредитные карты и дисплеи для клиентов
Денежные ящики являются неотъемлемой частью полной кассовой системы. Но вы можете не осознавать, что они бывают разных размеров, конфигураций и уровней безопасности.Маленькие денежные ящики имеют размеры 13 дюймов (Ш) x 13 дюймов (Г), а большие - 18 дюймов (Ш) x 16 дюймов (Г). Размер будет зависеть от количества доступных слотов для купюр и монет.
Размер ящика может отличаться, но вы всегда найдете замок с ключом в качестве меры безопасности. Некоторые денежные ящики имеют один или два слота для носителей. Это позволит вам безопасно хранить счета, чеки и квитанции по кредитным картам на 50 и 100 долларов.
Это подводит нас к следующему пункту - кредитным картам. Поскольку кассовый аппарат - это всего лишь кассовый аппарат, вам понадобится внешний терминал для кредитных карт для обработки кредитных и дебетовых карт.И если терминал также может принимать платежи NFC, такие как Apple Pay, вы получаете бонусные баллы.
Даже если вы только продаете кассовый аппарат, имеет смысл дать покупателям возможность расплачиваться пластиком. Согласно недавнему опросу, 80 процентов респондентов используют дебетовую карту для оплаты повседневных покупок. Во все более безналичном обществе предоставление вашим клиентам вариантов оплаты будет работать только в вашу пользу.
Также важно отметить, что не все ECR и терминалы для кредитных карт будут работать в полной гармонии.Кассовые аппараты запрограммированы на работу с определенными считывателями кредитных карт, поэтому вы должны быть уверены, что выбранные вами устройства совместимы друг с другом. Лучший способ сделать это - купить кассовый аппарат и терминал для кредитных карт у одного и того же продавца.
В то время как кредитные карты не являются обязательными, дисплеи клиентов могут быть недоступны. Хотя законы различаются в зависимости от штата и местной юрисдикции, закон Калифорнии требует, чтобы цена каждого товара была на видном месте для потребителя в момент покупки.
Большинство кассовых аппаратов оснащены встроенным всплывающим дисплеем для клиентов, который можно поворачивать для обеспечения наилучшего угла обзора для клиентов. Мы настоятельно рекомендуем вам ознакомиться с местным законодательством, чтобы убедиться, что выбранная вами кассовая система соответствует требованиям кода. Это также неплохо с точки зрения покупателя. Думайте об этом как о своей мере безопасности, чтобы вы были честны.
Более быстрая оплата со сканерами штрих-кода
Клиентам может понравиться смотреть, как вы звоните им, но они не хотят проводить весь день в очереди.Самый быстрый и точный способ сохранить движение линий - использовать сканер штрих-кода.
Не все кассовые аппараты совместимы со сканером штрих-кода. Однако, если у вас более нескольких десятков единиц инвентаря, мы предлагаем вам приобрести регистр, который работает со сканером штрих-кода.
Кассовый аппарат, которым легко пользоваться и который выполняет свою работу
Мы оставили лучшее напоследок, потому что оно самое важное. Прежде всего, найдите кассовый аппарат, который прост в использовании и выполняет ту работу, которая вам нужна.
Как мы упоминали в начале, с годами кассовые аппараты приняли различные формы. У вас есть кассовые аппараты начального уровня, которые представляют собой не что иное, как прославленный калькулятор или счетный автомат с прикрепленным к нему денежным ящиком. Для малого или микробизнеса это может быть все, что вам нужно. Простое устройство, с помощью которого можно отслеживать продажи, - хорошее место для старта и утомления.
Для тех, кому нужно несколько дополнительных функций и функций, таких как ЖК-дисплей, большее количество ключей предметов и возможности сканирования штрих-кода, кассовый аппарат, который предлагает облегченное программное обеспечение через SD-карту, будет лучшим выбором для вас.Он обеспечит локальное управление запасами SKU и даже интегрированную обработку платежей, так что ваш кассовый аппарат и терминал для кредитных карт работают в тандеме.
Современный вариант устройства такого типа - приложение для кассового аппарата. Иногда его называют кассовым приложением POS из-за его расширенных функций, таких как отчетность, аналитика и данные, этот тип приложения будет иметь все те же возможности, упомянутые выше, а также многое другое. Однако он работает на планшете или смартфоне, например, на кассовом аппарате iPad или устройстве Android.Прелесть кассового приложения заключается в том, что технология сенсорных планшетов знакома всем. Таким образом, кривая обучения кассовому приложению будет значительно меньше, чем у традиционного кассового аппарата. Такое знакомство может сэкономить драгоценное время (и деньги), когда дело доходит до обучения сотрудников.
СМОТРИ ТАКЖЕ: Нужен кассовый аппарат? Для этого
есть приложениеНаконец, убедитесь, что вы нашли кассовую систему, которой будет легко пользоваться каждый.Как владелец бизнеса, вы можете в основном использовать кассовый аппарат для получения таких данных, как общие суммы ящиков и смен. Сотрудники в основном используют его для продажи или возврата. Независимо от того, кто и как вы взаимодействуете с реестром, убедитесь, что каждый может быстро освоить функции, необходимые для выполнения своей работы.
Выбор кассового аппарата для бизнеса не должен быть сложным, его просто нужно хорошо продумать. Надеюсь, эта шпаргалка поможет вам в правильном направлении.А теперь иди и начни искать лучший кассовый аппарат для своего малого бизнеса!
ИНСТРУКЦИИ
Выбор POS-системы
Правильная торговая система изменит ваш бизнес. Мы расскажем, как его найти.
Получите руководствоПолучите бесплатное руководство ShopKeep по выбору POS
Это бесплатное руководство за считанные минуты поможет вам разобраться со всем, что вам нужно знать. Просто заполните краткую форму ниже.
Николь Уолтерс
В качестве автора контента в ShopKeep, системе точек продаж iPad №1, Николь Уолтерс использует свой опыт в области коммуникаций и большой опыт в индустрии платежей и POS-терминалов для создания ценного контента, который решает реальные проблемы и предлагает решения для владельцев малого бизнеса. .
Центр малого бизнеса
фонтан полезных советов и информации для вашего бизнеса
.Как сбалансировать операции с кассовым аппаратом
- Бизнес
- Управление операциями
- Как сбалансировать операции с кассовым аппаратом
Компания должна балансировать операции с кассовым аппаратом в конце каждого дня, чтобы правильно отслеживать и регистрировать операции продаж. Это также помогает гарантировать, что кассиры не забирают наличные для бизнеса - кассиры должны подтвердить (показать, что у них есть нужная сумма наличных денег в кассе на основе ежедневных операций по продаже) количество наличных денег, чеков и сборов. они принимали в течение дня.
Этот процесс подтверждения наличия кассового аппарата фактически начинается в конце предыдущего дня, когда кассир Джон Доу и его менеджер согласовывают сумму наличных денег, оставшуюся в ящике кассового аппарата Джона. Наличные деньги, находящиеся в кассовых аппаратах или ящиках, учитываются как часть кассового счета.
Когда на следующее утро Джон приходит на работу, он начинает с наличными, оставшимися в ящике. В конце рабочего дня либо он, либо его менеджер запускают сводку активности в кассовом аппарате за день, чтобы составить отчет об общих продажах, полученных кассиром.
Джон подсчитывает количество наличных в своем кассовом аппарате, а также подсчитывает суммы чеков, квитанций по кредитным картам и кредитных сборов магазина. Затем он заполняет форму вывода денег, которая выглядит примерно так:
| Поступления | Продажа | Всего |
|---|---|---|
| Начальные деньги | $ 100 | |
| Продажа за наличный расчет | $ 400 | |
| Продажа по кредитной карте | $ 800 | |
| Продажа в кредит в магазине | $ 200 | |
| Общий объем продаж | 1,400 долл. США | |
| Продажа в кредит | 1000 долларов США | |
| Денежные средства получены | 400 долл. США | |
| Итого кассовый аппарат | $ 500 |
Менеджер магазина просматривает отчет по кассовому аппарату Джона Доу (полученный на самом деле) и сравнивает его с формой выдачи наличных.Если конечная сумма наличных денег Джона (сумма наличных, оставшаяся в кассе) не совпадает с формой вывода денег, он и менеджер пытаются определить ошибку. Если они не могут найти ошибку, они заполняют бланк об отсутствии или отсутствии наличных средств. Некоторые предприятия взимают плату непосредственно с кассира за любую нехватку, в то время как другие придерживаются позиции, согласно которой кассир увольняется после определенного количества нехваток определенной долларовой суммы (скажем, трех случаев нехватки более 10 долларов).
Менеджер магазина решает, сколько денег оставить в кассовом ящике или в кассе на следующий день, а оставшуюся часть вносит.Он выполняет эту задачу для каждого из своих кассиров, а затем кладет всю наличность и чеки, полученные за день, в ночную депозитную ячейку банка.
Затем менеджер отправляет отчет с подробностями о депозите бухгалтеру, чтобы данные попадали в систему бухгалтерского учета. Бухгалтер вводит данные в форму кассовых поступлений (см. Следующий рисунок), если используется компьютеризированная система бухгалтерского учета, или в журнал кассовых поступлений, если книги ведутся вручную.
Пример кассового чека в QuickBooks.
.
