Как научиться работать в экселе с таблицами


Как работать в Excel с таблицами для чайников: пошаговая инструкция

Программа Microsoft Excel удобна для составления таблиц и произведения расчетов. Рабочая область – это множество ячеек, которые можно заполнять данными. Впоследствии – форматировать, использовать для построения графиков, диаграмм, сводных отчетов.

Работа в Экселе с таблицами для начинающих пользователей может на первый взгляд показаться сложной. Она существенно отличается от принципов построения таблиц в Word. Но начнем мы с малого: с создания и форматирования таблицы. И в конце статьи вы уже будете понимать, что лучшего инструмента для создания таблиц, чем Excel не придумаешь.

Как создать таблицу в Excel для чайников

Работа с таблицами в Excel для чайников не терпит спешки. Создать таблицу можно разными способами и для конкретных целей каждый способ обладает своими преимуществами. Поэтому сначала визуально оценим ситуацию.

Посмотрите внимательно на рабочий лист табличного процессора:

Это множество ячеек в столбцах и строках. По сути – таблица. Столбцы обозначены латинскими буквами. Строки – цифрами. Если вывести этот лист на печать, получим чистую страницу. Без всяких границ.

Сначала давайте научимся работать с ячейками, строками и столбцами.



Как выделить столбец и строку

Чтобы выделить весь столбец, щелкаем по его названию (латинской букве) левой кнопкой мыши.

Для выделения строки – по названию строки (по цифре).

Чтобы выделить несколько столбцов или строк, щелкаем левой кнопкой мыши по названию, держим и протаскиваем.

Для выделения столбца с помощью горячих клавиш ставим курсор в любую ячейку нужного столбца – нажимаем Ctrl + пробел. Для выделения строки – Shift + пробел.

Как изменить границы ячеек

Если информация при заполнении таблицы не помещается нужно изменить границы ячеек:

  1. Передвинуть вручную, зацепив границу ячейки левой кнопкой мыши.
  2. Когда длинное слово записано в ячейку, щелкнуть 2 раза по границе столбца / строки. Программа автоматически расширит границы.
  3. Если нужно сохранить ширину столбца, но увеличить высоту строки, воспользуемся кнопкой «Перенос текста» на панели инструментов.

Для изменения ширины столбцов и высоты строк сразу в определенном диапазоне выделяем область, увеличиваем 1 столбец /строку (передвигаем вручную) – автоматически изменится размер всех выделенных столбцов и строк.

Примечание. Чтобы вернуть прежний размер, можно нажать кнопку «Отмена» или комбинацию горячих клавиш CTRL+Z. Но она срабатывает тогда, когда делаешь сразу. Позже – не поможет.

Чтобы вернуть строки в исходные границы, открываем меню инструмента: «Главная»-«Формат» и выбираем «Автоподбор высоты строки»

Для столбцов такой метод не актуален. Нажимаем «Формат» - «Ширина по умолчанию». Запоминаем эту цифру. Выделяем любую ячейку в столбце, границы которого необходимо «вернуть». Снова «Формат» - «Ширина столбца» - вводим заданный программой показатель (как правило это 8,43 - количество символов шрифта Calibri с размером в 11 пунктов). ОК.

Как вставить столбец или строку

Выделяем столбец /строку правее /ниже того места, где нужно вставить новый диапазон. То есть столбец появится слева от выделенной ячейки. А строка – выше.

Нажимаем правой кнопкой мыши – выбираем в выпадающем меню «Вставить» (или жмем комбинацию горячих клавиш CTRL+SHIFT+"=").

Отмечаем «столбец» и жмем ОК.

Совет. Для быстрой вставки столбца нужно выделить столбец в желаемом месте и нажать CTRL+SHIFT+"=".

Все эти навыки пригодятся при составлении таблицы в программе Excel. Нам придется расширять границы, добавлять строки /столбцы в процессе работы.

Пошаговое создание таблицы с формулами

  1. Заполняем вручную шапку – названия столбцов. Вносим данные – заполняем строки. Сразу применяем на практике полученные знания – расширяем границы столбцов, «подбираем» высоту для строк.
  2. Чтобы заполнить графу «Стоимость», ставим курсор в первую ячейку. Пишем «=». Таким образом, мы сигнализируем программе Excel: здесь будет формула. Выделяем ячейку В2 (с первой ценой). Вводим знак умножения (*). Выделяем ячейку С2 (с количеством). Жмем ВВОД.
  3. Когда мы подведем курсор к ячейке с формулой, в правом нижнем углу сформируется крестик. Он указываем на маркер автозаполнения. Цепляем его левой кнопкой мыши и ведем до конца столбца. Формула скопируется во все ячейки.
  4. Обозначим границы нашей таблицы. Выделяем диапазон с данными. Нажимаем кнопку: «Главная»-«Границы» (на главной странице в меню «Шрифт»). И выбираем «Все границы».

Теперь при печати границы столбцов и строк будут видны.

С помощью меню «Шрифт» можно форматировать данные таблицы Excel, как в программе Word.

Поменяйте, к примеру, размер шрифта, сделайте шапку «жирным». Можно установить текст по центру, назначить переносы и т.д.

Как создать таблицу в Excel: пошаговая инструкция

Простейший способ создания таблиц уже известен. Но в Excel есть более удобный вариант (в плане последующего форматирования, работы с данными).

Сделаем «умную» (динамическую) таблицу:

  1. Переходим на вкладку «Вставка» - инструмент «Таблица» (или нажмите комбинацию горячих клавиш CTRL+T).
  2. В открывшемся диалоговом окне указываем диапазон для данных. Отмечаем, что таблица с подзаголовками. Жмем ОК. Ничего страшного, если сразу не угадаете диапазон. «Умная таблица» подвижная, динамическая.

Примечание. Можно пойти по другому пути – сначала выделить диапазон ячеек, а потом нажать кнопку «Таблица».

Теперь вносите необходимые данные в готовый каркас. Если потребуется дополнительный столбец, ставим курсор в предназначенную для названия ячейку. Вписываем наименование и нажимаем ВВОД. Диапазон автоматически расширится.

Если необходимо увеличить количество строк, зацепляем в нижнем правом углу за маркер автозаполнения и протягиваем вниз.

Как работать с таблицей в Excel

С выходом новых версий программы работа в Эксель с таблицами стала интересней и динамичней. Когда на листе сформирована умная таблица, становится доступным инструмент «Работа с таблицами» - «Конструктор».

Здесь мы можем дать имя таблице, изменить размер.

Доступны различные стили, возможность преобразовать таблицу в обычный диапазон или сводный отчет.

Возможности динамических электронных таблиц MS Excel огромны. Начнем с элементарных навыков ввода данных и автозаполнения:

  1. Выделяем ячейку, щелкнув по ней левой кнопкой мыши. Вводим текстовое /числовое значение. Жмем ВВОД. Если необходимо изменить значение, снова ставим курсор в эту же ячейку и вводим новые данные.
  2. При введении повторяющихся значений Excel будет распознавать их. Достаточно набрать на клавиатуре несколько символов и нажать Enter.
  3. Чтобы применить в умной таблице формулу для всего столбца, достаточно ввести ее в одну первую ячейку этого столбца. Программа скопирует в остальные ячейки автоматически.
  4. Для подсчета итогов выделяем столбец со значениями плюс пустая ячейка для будущего итога и нажимаем кнопку «Сумма» (группа инструментов «Редактирование» на закладке «Главная» или нажмите комбинацию горячих клавиш ALT+"=").

Если нажать на стрелочку справа каждого подзаголовка шапки, то мы получим доступ к дополнительным инструментам для работы с данными таблицы.

Иногда пользователю приходится работать с огромными таблицами. Чтобы посмотреть итоги, нужно пролистать не одну тысячу строк. Удалить строки – не вариант (данные впоследствии понадобятся). Но можно скрыть. Для этой цели воспользуйтесь числовыми фильтрами (картинка выше). Убираете галочки напротив тех значений, которые должны быть спрятаны.

уроков в Excel для начинающих и продвинутых пользователей

Уроки с иллюстрированными примерами для самообучения и изучения всех функций программ, которые содержат практические задания с эффективными решениями.

БЫСТРЫЙ СТАРТ В EXCEL ДЛЯ НАЧИНАЮЩИХ

Уроки работы в Excel для начинающих с практическими заданиями позволяют освоить функционал программы до среднего уровня за 10 дней. Делайте 5 уроков в день, чтобы повысить эффективность обучения.Все уроки хорошо иллюстрированы картинками для эффективного усвоения материала. Самоучитель по работе в Excel для чайников.

Самоучитель по Excel с примерами для среднего уровня.

Иллюстрированное самоучитель работы с Excel с примерами для опытных пользователей среднего уровня. Руководство пользователя предназначено для самостоятельного изучения в режиме онлайн на готовых примерах. В каждом уроке есть пошаговая инструкция по решению задач в программе Excel с картинками и подробным описанием.Изучив все уроки, пользователь приобретает знания программы на среднем уровне. Этих достижений достаточно для повседневной работы каждого менеджера и любого офисного работника среднего звена.

,

Как использовать ВПР с таблицей

В этом видео мы рассмотрим, как использовать ВПР для поиска значений в таблице Excel.

На этом листе у меня есть таблица с данными о сотрудниках с именем Table1.

Чтобы проиллюстрировать, как работать с ВПР, когда исходные данные находятся в таблице, я настрою формулы справа для извлечения данных из таблицы, соответствующих идентификатору сотрудника.

Сначала я выберу заголовок таблицы и воспользуюсь специальной вставкой с транспонированием, чтобы получить значения полей.

Затем я добавлю форматирование и значение идентификатора, чтобы у меня было с чем сравнивать.

Теперь я напишу первую формулу ВПР.

Для поиска мне нужно заблокировать значение из K4, чтобы оно не менялось при копировании формулы.

Для массива таблиц мне нужна сама таблица поиска Table1.

Теперь, поскольку VLOOKUP смотрит только вправо, важно, чтобы поиск происходил слева от значений, которые мы хотим получить.

В этой таблице идентификатор - крайний левый столбец, поэтому мы можем получить любое значение.

Для идентификатора столбца мне нужно 2, так как первое имя - это второй столбец в таблице.

Тип соответствия равен нулю или false, поскольку я хочу добиться точного совпадения.

Когда я ввожу формулу, мы получаем "Джули", что правильно.

Если я скопирую формулу в следующую строку, мне нужно будет изменить только номер столбца, чтобы получить фамилию.

И я могу сделать то же самое для всех остальных полей.

Вы можете спросить, есть ли простой способ избежать жесткого кодирования номера столбца в формуле?

Ответ - да.Поскольку имена в столбце J соответствуют значениям в заголовке таблицы, я могу использовать функцию ПОИСКПОЗ, чтобы получить индекс для каждого поля.

Для демонстрации я использую ПОИСКПОЗ в столбце L.

Подстановочное значение берется из столбца J.

Массив - это заголовок таблицы.

Тип соответствия равен нулю для точного совпадения.

Когда я копирую формулу, я получаю числовой индекс для каждого поля.

Теперь мне просто нужно скопировать формулу MATCH в VLOOKUP, чтобы заменить жестко заданный индекс столбца.

Это пример вложенных функций внутри формулы.

Когда я копирую формулу, я получаю результат для каждого поля.

Я удалю вспомогательную колонку.

При изменении значения ID все работает.

И поскольку я использую таблицу, я легко могу добавить больше данных, и те же формулы будут работать без изменений.

Наконец, такой способ сопоставления дает действительно приятное преимущество: я могу легко переупорядочивать поля в формулах вывода или в самой таблице, и формулы ВПР продолжают работать.

,

Как работать с датами

Excel содержит специальные функции, позволяющие извлекать день, месяц и год из действительной даты.

Давайте посмотрим.

Здесь у нас есть набор случайных дат в столбце B. Во-первых, я добавлю формулу в столбец C, чтобы получить значения даты в B и отформатировать их в общем формате, чтобы мы могли видеть значение. Вы можете видеть, что это обычные серийные номера даты, а B11 ​​- единственная ячейка, которая содержит значение времени.

Используя встроенные функции, я извлекаю год, месяц и день из каждой даты.Это может быть полезно, если вы хотите разделить дату, манипулировать определенными компонентами и снова объединить дату.

Сначала я извлечу значение дня с помощью функции DAY. День принимает один аргумент - дату в формате серийного номера. Когда я даю ему значение в столбце C, он возвращает только день с даты.

Чтобы получить месяц, я воспользуюсь функцией МЕСЯЦ. Как и функция ДЕНЬ, МЕСЯЦ требует только даты и возвращает номер месяца в дате.

Наконец, функция ГОД вернет только год.

Все эти функции или полностью динамические и будут вычислять новый результат, если значение даты изменится.

Теперь давайте снова объединим эти компоненты даты в дату. Для этого нам нужно использовать функцию ДАТА. DATE принимает год, месяц и день как отдельные аргументы и возвращает допустимую дату.

Поскольку все эти значения представлены на листе, я могу легко добавить их в формулу и скопировать.

Вы можете видеть, что когда у вас есть даты, разбитые на их компоненты, вы можете изменить эти компоненты, прежде чем они будут повторно собраны в дату.

Например, вы можете легко добавить к дате 30 дней. Или 60 дней.

Обратите внимание, что Excel меняет месяц за меня.

Точно так же я могу добавить к дате 12 месяцев, и Excel обновит год. Если я добавлю к дате 36 месяцев, Excel просто перенесет год вперед по мере необходимости.

Такой способ работы с датами дает большую гибкость. Например, что, если бы я хотел сохранить месяц и день для этих дат, но использовать общий год?

Нет проблем, я могу просто запрограммировать любой год, который мне нравится, и повторно использовать месяц и день.

,

Смотрите также